Professione segretario / segretaria

I segretari (generali) svolgono mansioni di ufficio e amministrative come stendere bozze di corrispondenza, fissare appuntamenti, organizzare e gestire documenti cartacei ed elettronici o fornire informazioni a visitatori

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Tipo di personalità

• Convenzionale / Intraprendente

Attività segretario/segretaria

• Rispondono, selezionano e inoltrano le telefonate, prendono messaggi e gestiscono le chiamate
• Accolgono i visitatori e li indirizzano verso le persone adatte
• Aprono, smistano e distribuiscono la corrispondenza in entrata, inclusi fax e email, e preparano risposte alla corrispondenza che contiene richieste di routine
• Producono lettere, memo, reports, presentazioni e altri documenti da bozze, copie scritte a mano, dettatura registrata ecc. usando computer con vari pacchetti software.
• Archiviano e recuperano documenti corrispondenza e report, e organizzano sistemi di archiviazione
• Gestiscono e tengono aggiornate le agende
• Organizzano viaggi, itinerari d'affari, conferenze ed eventi sociali
• Preparano gli ordini del giorno e organizzano riunioni partecipano alle riunioni e fanno verbali
• Ordinano e gestiscono le forniture per ufficio
• Si tengono aggiornati sull'utilizzo delle attrezzature per ufficio come computer, fax, fotocopiatrici, stampanti scanner e il sistema dei telefoni, e riferiscono delle attrezzature che non funzionano
• Servono cordiali, ad esempio a dirigenti e ospiti

Professioni correlate attività di segreteria

• Altro tipo di segretario
• Capo Ufficio
• Segretario amministrativo
• Segretario di direzione
• Segretario di gruppo o di reparto
• Segretario di progetto
• Segretario di studio legale
• Segretario o receptionist di studio medico
• Segretario personale
• Segretario verbalizzatore

Conoscenze

• Politiche aziendali

  L’insieme delle norme che disciplinano l’attività di un’azienda.

Competenze

• Svolgere le regolari attività di ufficio

  Programmare, preparare e svolgere le attività necessarie che devono essere svolte ogni giorno negli uffici come l’invio di posta, la ricezione di forniture, l’aggiornamento dei dirigenti e dei dipendenti e il corretto svolgimento delle operazioni.

• Utilizzare microsoft office

  Essere in grado di lavorare con i programmi standard contenuti in Microsoft Office a un livello idoneo. Creare un documento ed eseguire formattazione di base, inserire interruzioni di pagina, creare intestazioni o piè di pagina e inserire grafici, creare indici automatici unire le forme di lettera contenute in una banca dati di indirizzi (in genere in Excel). Creare fogli di lavoro a calcolo automatico, creare immagini e separare e filtrare tabelle di dati.

• Organizzare le strutture per il personale d’ufficio

  Gestire il calendario delle prenotazioni per le conferenze e le riunioni di natura interna o esterna. Promuovere e prenotare viaggi o alloggi per il personale dell’ufficio.

• Mantenere i sistemi di comunicazione interni

  Mantenere un efficace sistema di comunicazione interna tra i dipendenti e i responsabili del dipartimento.

• Comunicare i programmi alle persone interessate

  Trasmettere le pertinenti informazioni di programmazione. Presentare il programma alle persone interessate e informarle di tutte le modifiche previste. Approvare i programmi e verificare che tutti abbiano compreso le informazioni loro trasmesse.

• Trasferire i messaggi alle persone

  Ricevere, elaborare e trasmettere messaggi a persone provenienti da telefonate, fax, posta o e-mail.

• Comunicare tramite telefono

  Tenere i contatti per telefono effettuando e ricevendo chiamate in modo tempestivo, professionale e cortese.

• Gestire la posta

  Gestire la posta in funzione delle questioni relative alla protezione dei dati, dei requisiti in materia di salute e sicurezza e delle specifiche dei diversi tipi di posta.

• Elaborare le istruzioni impartite

  Elaborare le istruzioni, solitamente orali, impartite dai responsabili e dalle direttive sulle azioni da intraprendere. Prendere atto, richiedere e agire in relazione alle richieste formulate.

• Redigere i messaggi di posta elettronica aziendali

  Preparare, compilare e scrivere le e-mail con le informazioni adeguate e un linguaggio appropriato per effettuare comunicazioni interne o esterne.

• Organizzare i documenti aziendali

  Riunire i documenti della fotocopiatrice, della posta o delle attività aziendali quotidiane.

• Compilare i moduli

  Compilare moduli di natura diversa con informazioni precise, leggibili, e con tempestività.

• Mantenere un registro delle attività

  Organizzare e classificare i registri delle relazioni preparate e della corrispondenza relative al lavoro svolto e le registrazioni sui progressi delle attività.

• Monitorare le assenze del personale

  Tenere una visione d’insieme delle ferie, dei congedi per malattia e delle assenze dei dipendenti, registrarli nell’ordine di servizio e archiviare i documenti e i certificati necessari.

• Archiviare i documenti

  Creare un sistema di archiviazione. Scrivere un catalogo di documenti. Etichettare i documenti, ecc.

• Gestire un’agenda del personale

  Programmare e confermare gli appuntamenti per il personale dell’ufficio, per lo più dirigenti e dipendenti con mansioni dirigenziali, con le parti esterne.

• Diffondere le comunicazioni interne

  Diffondere le comunicazioni interne utilizzando i diversi canali di comunicazione di cui un’impresa dispone.

Source: Sisyphus ODB