Professione addetto al ricevimento / addetta al ricevimento

I receptionist ricevono e indirizzano visitatori e telefonate, rispondono alle richieste e forniscono informazioni basilari sull'impresa

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Tipo di personalità

• Convenzionale / Intraprendente

Attività addetto al ricevimento/addetta al ricevimento

• Accolgono i visitatori, determinano la natura e il motivo della loro visita, e li dirigono verso le persone o i luoghi appropriati
• Tengono nota dei visitatori e forniscono i pass per la sicurezza se necessario
• Rispondono, selezionano e inoltrano le chiamate, e prendono i messaggi
• Gestiscono le richieste, ad esempio fornendo informazioni o brochures sull'impresa e tengono nota dei particolari delle richieste
• Ascoltano e gestiscono i reclami, ad esempio dai clienti o dal pubblico
• Prenotano, fissano appuntamenti e tengono il calendario degli appuntamenti
• Ricevono i pagamenti e registrano le ricevute
• Gestiscono la reception, si occupano del ristoro, e fanno in modo che le procedure a garanzia della sicurezza degli impiegati siano sempre rispettate
• Svolgono compiti di supporto amministrativo come correzioni, video scrittura, gestione della posta, operazioni bancarie, archiviazione, gestione delle note di pagamento, delle ricevute, dei bilanci e di altri documenti
• Comunicano con altri nell'impresa, ad esempio per scambiare informazioni pertinenti

Professioni correlate reception, telefono

• Centralinista
• Telefonista

Conoscenze

• Politiche aziendali

  L’insieme delle norme che disciplinano l’attività di un’azienda.

• Servizio clienti

  Processi e principi relativi ai clienti, agli utenti di servizi e ai servizi personali; possono includere procedure per valutare il grado di soddisfazione dei clienti o degli utenti di servizi.

Competenze

• Comunicare tramite telefono

  Tenere i contatti per telefono effettuando e ricevendo chiamate in modo tempestivo, professionale e cortese.

• Trasferire i messaggi alle persone

  Ricevere, elaborare e trasmettere messaggi a persone provenienti da telefonate, fax, posta o e-mail.

• Aderire agli orientamenti dell’organizzazione

  Aderire agli standard e orientamenti organizzativi o di specifici reparti. Comprendere i motivi dell’organizzazione e gli accordi comuni e agire di conseguenza.

• Utilizzare microsoft office

  Essere in grado di lavorare con i programmi standard contenuti in Microsoft Office a un livello idoneo. Creare un documento ed eseguire formattazione di base, inserire interruzioni di pagina, creare intestazioni o piè di pagina e inserire grafici, creare indici automatici unire le forme di lettera contenute in una banca dati di indirizzi (in genere in Excel). Creare fogli di lavoro a calcolo automatico, creare immagini e separare e filtrare tabelle di dati.

• Diffondere le comunicazioni interne

  Diffondere le comunicazioni interne utilizzando i diversi canali di comunicazione di cui un’impresa dispone.

• Comunicare istruzioni verbali

  Comunicare istruzioni trasparenti. Garantire che i messaggi siano compresi e seguiti correttamente.

• Mantenere i registri

  Conservare i registri richiesti secondo la prassi e nei formati stabiliti.

• Gestire gli appuntamenti

  Accettare, programmare e cancellare appuntamenti.

• Comunicare con i clienti

  Rispondere e comunicare con i clienti nel modo più efficiente e appropriato per consentire loro di accedere ai prodotti o servizi desiderati o a qualsiasi altro tipo di aiuto da questi richiesto.

• Effettuare la manutenzione della zona di ricevimento

  Occuparsi dell’organizzazione e del mantenimento della zona di accoglienza per mantenere le apparenze per gli ospiti e i visitatori in arrivo.

Source: Sisyphus ODB