Professione assistente amministrativo / assistente amministrativa

Gli assistenti amministrativi forniscono assistenza amministrativa e di ufficio alle autorità di vigilanza. Svolgono una serie di compiti, quali la risposta alle telefonate, il ricevimento e l’indirizzamento dei visitatori, l’ordinazione delle forniture per ufficio, il buon funzionamento delle strutture dell’ufficio e il corretto funzionamento delle apparecchiature e degli accessori.

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Tipo di personalità

• Convenzionale / Intraprendente

Conoscenze

• Politiche aziendali

  L’insieme delle norme che disciplinano l’attività di un’azienda.

Competenze

• Trasferire i messaggi alle persone

  Ricevere, elaborare e trasmettere messaggi a persone provenienti da telefonate, fax, posta o e-mail.

• Effettuare una ricerca per fini aziendali

  Cercare e raccogliere informazioni pertinenti per lo sviluppo delle imprese in diversi ambiti, da questioni legali, contabili, finanziarie a questioni commerciali.

• Compilare i moduli

  Compilare moduli di natura diversa con informazioni precise, leggibili, e con tempestività.

• Gestire la posta

  Gestire la posta in funzione delle questioni relative alla protezione dei dati, dei requisiti in materia di salute e sicurezza e delle specifiche dei diversi tipi di posta.

• Diffondere le informazioni aziendali generali

  Rispondere a domande, risolvere i dubbi e risolvere le richieste di informazioni a riguardo di informazioni istituzionali e aziendali di carattere generale, come le norme, i regolamenti e le procedure del programma. Fornire assistenza con informazioni sia ai dipendenti che al pubblico in generale.

• Redigere i messaggi di posta elettronica aziendali

  Preparare, compilare e scrivere le e-mail con le informazioni adeguate e un linguaggio appropriato per effettuare comunicazioni interne o esterne.

• Utilizzare i sistemi per ufficio

  Utilizzare in modo appropriato e tempestivo i sistemi per ufficio impiegati nelle strutture aziendali a seconda dello scopo: per la raccolta dei messaggi, per l’archiviazione delle informazioni sui clienti o per la programmazione. Ciò include l’amministrazione di sistemi quali la gestione dei rapporti con i clienti, la gestione dei fornitori, lo stoccaggio e i sistemi di segreteria telefonica.

• Svolgere le regolari attività di ufficio

  Programmare, preparare e svolgere le attività necessarie che devono essere svolte ogni giorno negli uffici come l’invio di posta, la ricezione di forniture, l’aggiornamento dei dirigenti e dei dipendenti e il corretto svolgimento delle operazioni.

• Utilizzare microsoft office

  Essere in grado di lavorare con i programmi standard contenuti in Microsoft Office a un livello idoneo. Creare un documento ed eseguire formattazione di base, inserire interruzioni di pagina, creare intestazioni o piè di pagina e inserire grafici, creare indici automatici unire le forme di lettera contenute in una banca dati di indirizzi (in genere in Excel). Creare fogli di lavoro a calcolo automatico, creare immagini e separare e filtrare tabelle di dati.

• Organizzare le strutture per il personale d’ufficio

  Gestire il calendario delle prenotazioni per le conferenze e le riunioni di natura interna o esterna. Promuovere e prenotare viaggi o alloggi per il personale dell’ufficio.

• Archiviare i documenti

  Creare un sistema di archiviazione. Scrivere un catalogo di documenti. Etichettare i documenti, ecc.

• Tenere i libri sociali

  Tenere aggiornati i libri sociali con le pertinenti informazioni sui direttori e segretari, gli interessi dei direttori e il registro degli azionisti.

• Garantire una gestione adeguata dei documenti

  Garantire che il monitoraggio e la registrazione degli standard e delle norme per la gestione dei documenti siano seguiti, ad esempio garantendo l’identificazione delle modifiche, che i documenti rimangano leggibili e che non siano utilizzati documenti obsoleti.

• Mantenere un registro delle attività

  Organizzare e classificare i registri delle relazioni preparate e della corrispondenza relative al lavoro svolto e le registrazioni sui progressi delle attività.

• Organizzare i documenti aziendali

  Riunire i documenti della fotocopiatrice, della posta o delle attività aziendali quotidiane.

• Diffondere le comunicazioni interne

  Diffondere le comunicazioni interne utilizzando i diversi canali di comunicazione di cui un’impresa dispone.

Source: Sisyphus ODB