Professione assistente esecutivo / assistente esecutiva

I segretari di direzione forniscono supporto amministrativo di alto livello ai dirigenti gestendo richieste di informazioni e svolgendo mansioni impiegatizie, come preparare la corrispondenza, ricevere i visitatori, organizzare le riunioni e amministrando gli orari. Possono anche supervisionare gli impiegati di livello più basso.

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Tipo di personalità

• Convenzionale / Sociale

Attività assistente esecutivo/assistente esecutiva

• Rispondono, selezionano e inoltrano le telefonate, prendono i messaggi e gestiscono le richieste e le domande.
• Accolgono i visitatori e li indirizzano verso la persona adatta
• Aprono, smistano e distribuiscono la corrispondenza in entrata, inclusi fax e email, e preparano risposte alla corrispondenza che contiene richieste di routine
• Leggono e analizzano i memo in entrata, le proposte e i report per determinare la loro importanza e pianificarne la distribuzione
• Producono lettere, memo, reports, presentazioni e altri documenti da bozze, copie scritte a mano, dettatura registrata ecc. usando computer con vari pacchetti software.
• Archiviano e recuperano documenti corrispondenza e report, e organizzano sistemi di archiviazione
• Gestiscono e tengono aggiornate le agende dei dirigenti
• Organizzano viaggi, itinerari d'affari, conferenze ed eventi sociali per la dirigenza
• Preparano gli ordini del giorno e organizzano riunioni (ad esempio consigli di amministrazione) partecipano alle riunioni e fanno verbali
• Fanno ricerche e compilano informazioni per i dirigenti
• Svolgono generiche mansioni da ufficio come ordinare scorte, servire rinfreschi e riferiscono sulle attrezzature da ufficio che non funzionano
• Supervisionano gli altri lavoratori dell'ufficio e delegano a loro il lavoro

Professioni correlate attività di segreteria

• Altro tipo di segretario
• Capo Ufficio
• Segretario
• Segretario amministrativo
• Segretario di gruppo o di reparto
• Segretario di progetto
• Segretario di studio legale
• Segretario o receptionist di studio medico
• Segretario personale
• Segretario verbalizzatore

Conoscenze

• Politiche aziendali

  L’insieme delle norme che disciplinano l’attività di un’azienda.

Competenze

• Elaborare le istruzioni impartite

  Elaborare le istruzioni, solitamente orali, impartite dai responsabili e dalle direttive sulle azioni da intraprendere. Prendere atto, richiedere e agire in relazione alle richieste formulate.

• Gestire i sistemi degli uffici

  Mantenere la gestione e l’efficienza dei vari sistemi d’ufficio necessari per il regolare funzionamento quotidiano degli uffici, quali i sistemi di comunicazione interna, i software di uso comune all’interno dell’azienda e le reti d’ufficio.

• Utilizzare canali di comunicazione diversi

  Utilizzare diversi tipi di canali di comunicazione, quali la comunicazione orale, scritta, digitale e telefonica, allo scopo di costruire e condividere idee o informazioni.

• Stabilire relazioni commerciali

  Stabilire una relazione positiva e a lungo termine tra le organizzazioni e i terzi interessati, quali fornitori, distributori, azionisti e altre parti interessate, al fine di informarli a riguardo dell’organizzazione e dei suoi obiettivi.

• Fissare le riunioni e gli incontri

  Fissare e programmare gli appuntamenti o gli incontri professionali per i clienti o i superiori.

• Coordinare eventi

  Dirigere eventi gestendo il bilancio, la logistica, il supporto agli eventi, la sicurezza, i piani di emergenza e il follow-up.

• Collaborare con i dirigenti

  Assicurare il collegamento con i dirigenti di altri reparti che garantiscono l’efficacia del servizio e della comunicazione, ovvero i reparti vendite, pianificazione, acquisti, commerciale, distribuzione e tecnico.

• Utilizzare i sistemi per ufficio

  Utilizzare in modo appropriato e tempestivo i sistemi per ufficio impiegati nelle strutture aziendali a seconda dello scopo: per la raccolta dei messaggi, per l’archiviazione delle informazioni sui clienti o per la programmazione. Ciò include l’amministrazione di sistemi quali la gestione dei rapporti con i clienti, la gestione dei fornitori, lo stoccaggio e i sistemi di segreteria telefonica.

• Organizzare i viaggi del personale

  Pianificare tutti i preparativi per i viaggi aziendali, compresa la preparazione dei programmi e la prenotazione dei trasporti, dei pasti e dell’alloggio.

• Applicare politiche di sicurezza delle informazioni

  Attuare politiche, metodi e regolamenti per la sicurezza dei dati e delle informazioni al fine di rispettare i principi di riservatezza, integrità e disponibilità.

• Effettuare una ricerca per fini aziendali

  Cercare e raccogliere informazioni pertinenti per lo sviluppo delle imprese in diversi ambiti, da questioni legali, contabili, finanziarie a questioni commerciali.

• Tenere il registro degli azionisti

  Tenere un registro accurato degli azionisti e controllare le variazioni di partecipazione azionaria della società.

• Tradurre le parole chiave in testi completi

  Redigere e-mail, lettere e altri documenti scritti sulla base di parole chiave o di concetti chiave che descrivono il contenuto. Scegliere il formato e lo stile di lingua appropriati in funzione del tipo di documento.

• Gestire un’agenda del personale

  Programmare e confermare gli appuntamenti per il personale dell’ufficio, per lo più dirigenti e dipendenti con mansioni dirigenziali, con le parti esterne.

• Redigere i messaggi di posta elettronica aziendali

  Preparare, compilare e scrivere le e-mail con le informazioni adeguate e un linguaggio appropriato per effettuare comunicazioni interne o esterne.

• Rispettare la riservatezza

  Rispettare l’insieme delle norme che stabiliscono la non divulgazione di informazioni, tranne a un’altra persona autorizzata.

• Comunicare i programmi alle persone interessate

  Trasmettere le pertinenti informazioni di programmazione. Presentare il programma alle persone interessate e informarle di tutte le modifiche previste. Approvare i programmi e verificare che tutti abbiano compreso le informazioni loro trasmesse.

• Svolgere le mansioni di segreteria

  Svolgere compiti amministrativi, come la classificazione, la redazione di relazioni e il mantenimento della corrispondenza.

• Trasferire i messaggi alle persone

  Ricevere, elaborare e trasmettere messaggi a persone provenienti da telefonate, fax, posta o e-mail.

Source: Sisyphus ODB