Professione assistente organizzazione eventi

Gli assistenti organizzazione eventi attuano e seguono piani dettagliati effettuati dai programmatori e gestori di eventi e responsabili della pianificazione. Sono specializzati in una parte della pianificazione, o nel coordinamento della ristorazione, il trasporto o i locali.

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Tipo di personalità

• Intraprendente / Convenzionale

Competenze

• Elaborare le istruzioni impartite

  Elaborare le istruzioni, solitamente orali, impartite dai responsabili e dalle direttive sulle azioni da intraprendere. Prendere atto, richiedere e agire in relazione alle richieste formulate.

• Conferire con il personale dell’evento

  Comunicare con i membri del personale su un sito scelto per l’evento al fine di coordinare i dettagli.

• Organizzare eventi speciali

  Organizzare i preparativi necessari per la ristorazione in occasione di eventi speciali quali conferenze, grandi feste o banchetti.

• Controllare le fatture relative a un evento

  Verificare le fatture relative a un evento e procedere ai pagamenti.

• Ottenere i permessi per un evento

  Ottenere tutte le autorizzazioni necessarie per legge per organizzare un evento o una mostra, ad esempio contattando il servizio antincendio o sanitario. Garantire che il cibo possa essere servito in modo sicuro e conformemente a tutti i requisiti di legge.

• Monitorare le attività di un evento

  Monitorare le attività degli eventi per garantire che siano seguiti i regolamenti e le leggi, esaminare il grado di soddisfazione dei partecipanti e risolvere gli eventuali problemi.

• Organizzare i servizi in loco

  Garantire la presenza e il corretto funzionamento dei servizi giornalieri necessari per i visitatori, i venditori, gli espositori e il pubblico in generale. Garantire la fornitura di servizi di accoglienza, parcheggi, servizi igienici, servizi di ristorazione e di alloggio.

• Documentare ogni aspetto di un evento

  Conservare le registrazioni di tutti gli aspetti amministrativi di un imminente evento, compresi i dettagli finanziari.

• Promuovere un evento

  Suscitare interesse per un evento svolgendo azioni promozionali, ad esempio la pubblicazione di annunci pubblicitari o la distribuzione di volantini

• Selezionare i fornitori di servizi per eventi

  Valutare e selezionare i fornitori dei servizi giusti, in funzione delle esigenze specifiche del cliente.

• Organizzare la registrazione dei partecipanti a un evento

  Organizzare la registrazione ufficiale dei partecipanti all’evento.

• Gestire gli impianti per un evento

  Pianificare e monitorare l’assemblaggio di strutture quali palcoscenici, connessione alla rete elettrica, illuminazione e apparecchiature di proiezione. Assicurarsi che i dipendenti lavorino conformemente ai requisiti e alle norme di sicurezza del cliente.

• Negoziare i contratti con i fornitori di servizi per eventi

  Negoziare i contratti con i fornitori di servizi, come alberghi, centri congressi e oratori, in relazione a un evento futuro.

• Coordinare il catering

  Contattare le società di catering e rivolgersi a diversi fornitori al fine di trovare i prestatori di servizi di ristorazione più adatti per l’evento. Stipulare e concordare contratti con i servizi di catering per la prestazione del servizio.

• Promuovere la pubblicità di un evento

  Progettare annunci pubblicitari e campagne pubblicitarie per eventi o mostre imminenti; attirare gli sponsor.

• Rispettare le scadenze

  Garantire che i processi operativi siano conclusi nel momento precedentemente stabilito.

Source: Sisyphus ODB