Professione impiegato d’archivio / impiegata d’archivio

Gli addetti all'archivio archivia la corrispondenza, le schede, le fatture e altre note in ordine alfabetico o numerico o secondo il sistema di archiviazione in uso. Collocano o tolgono materiale dall'archivio quando necessario

Vorresti sapere quale tipo di carriera e quali professioni sono più adatte a te? Effettua il nostro test di orientamento al lavoro con codice di Holland gratuito per scoprirlo.

Tipo di personalità

• Convenzionale / Realistico

Attività impiegato d’archivio/impiegata d’archivio

• Tengono nota dei materiali archiviati(documenti, corrispondenza, note mediche o altro) usando ad esempio computer o registri
• Aggiungono il nuovo materiale all'archivio e, se necessario, creano nuovi documenti
• Raccolgono gli specifici materiali che devono essere archiviati ad esempio da dipartimenti e impiegati
• Esaminano i materiali in entrata per determinare come e dove devono essere classificati o archiviati
• Suddividono o classificano informazioni secondo linee guida quali, il contenuto, lo scopo, i criteri del fruitore o in ordine cronologico, alfabetico o numerico
• Attribuiscono e registrano o stampano i numeri o codici identificativi per indicizzare il materiale per l'archiviazione
• Trovano e recuperano informazioni dai documenti archiviati su richiesta di fruitori autorizzati, e danno in prestito, copiano o duplicano i documenti e altri documenti se necessario
• Tengono traccia dei materiali che escono dall'archivio per assicurarsi che i documenti prestati vengano restituiti
• Organizzano la conservazione dei materiali (ad esempio in casellari, scatole, supporti di memoria) secondo le informazioni di classificazione e identificazione
• Rimuovono vecchi materiali dall'archivio rispettando i tempi obbligatori di archiviazione
• Svolgono generici compiti d'ufficio come scrivere a macchina, fare funzionare i macchinari dell'ufficio e distribuire la posta

Professioni correlate attività impiegatizia

• Addetto agli ordini
• Addetto al supporto per la compilazione di moduli
• Addetto alla fatturazione
• Addetto alla pianificazione dell'approvvigionamento di materiali
• Addetto alla programmazione degli ordini
• Altra attività impiegatizia di supporto
• Direttore dell'ufficio amministrativo
• Direttore mutui
• Impiegato
• Impiegato addetto agli acquisti
• Impiegato addetto agli approvvigionamenti
• Impiegato addetto ai crediti
• Impiegato addetto ai nuovi clienti
• Impiegato addetto alla codifica
• Impiegato addetto alla pesatura
• Impiegato addetto alla pianificazione del processo produttivo
• Impiegato addetto alle spedizioni/spedizioniere
• Impiegato assicurativo
• Impiegato di segretaria
• Impiegato fatturista
• Impiegato nel settore della mediazione
• Impiegato nell'area statistica
• Impiegato settore marketing
• Impiegato studio commercialista
• Impiegato ufficio personale
• Impiegato ufficio stipendi
• Supervisore di primo livello del personale impiegatizio
• Supporto alle vendite (backup office)

Conoscenze

• Riservatezza delle informazioni

  I meccanismi e i regolamenti che consentono un controllo selettivo dell’accesso e assicurano che solo i soggetti autorizzati (persone, processi, sistemi e dispositivi) abbiano accesso ai dati, il modo in cui assicurare il rispetto delle informazioni riservate e i rischi di non conformità.

Competenze

• Rispettare i principi di protezione dei dati

  Garantire che l’accesso a dati personali o istituzionali sia conforme al quadro giuridico ed etico che disciplina tale accesso.

• Svolgere le mansioni di segreteria

  Svolgere compiti amministrativi, come la classificazione, la redazione di relazioni e il mantenimento della corrispondenza.

• Compilare i moduli

  Compilare moduli di natura diversa con informazioni precise, leggibili, e con tempestività.

• Organizzare i documenti aziendali

  Riunire i documenti della fotocopiatrice, della posta o delle attività aziendali quotidiane.

• Mantenere un registro delle attività

  Organizzare e classificare i registri delle relazioni preparate e della corrispondenza relative al lavoro svolto e le registrazioni sui progressi delle attività.

• Garantire una gestione adeguata dei documenti

  Garantire che il monitoraggio e la registrazione degli standard e delle norme per la gestione dei documenti siano seguiti, ad esempio garantendo l’identificazione delle modifiche, che i documenti rimangano leggibili e che non siano utilizzati documenti obsoleti.

• Facilitare l’accesso alle informazioni

  Preparare documenti per l’archiviazione; garantire che le informazioni possano essere facilmente accessibili in qualsiasi momento.

• Archiviare i documenti

  Creare un sistema di archiviazione. Scrivere un catalogo di documenti. Etichettare i documenti, ecc.

• Utilizzare i sistemi per ufficio

  Utilizzare in modo appropriato e tempestivo i sistemi per ufficio impiegati nelle strutture aziendali a seconda dello scopo: per la raccolta dei messaggi, per l’archiviazione delle informazioni sui clienti o per la programmazione. Ciò include l’amministrazione di sistemi quali la gestione dei rapporti con i clienti, la gestione dei fornitori, lo stoccaggio e i sistemi di segreteria telefonica.

• Garantire la trasparenza delle informazioni

  Garantire che le informazioni necessarie o richieste siano fornite in modo chiaro e completo, senza negare esplicitamente informazioni, al pubblico o alle parti richiedenti.

• Gestire archivi

  Gestire il ciclo di vita degli archivi di istituzioni, privati, persone giuridiche, collezioni, storia orale.

Source: Sisyphus ODB