Professione responsabile di ufficio

I responsabili d’ufficio supervisionano il lavoro amministrativo che gli impiegati sono incaricati di svolgere in vari tipi di organizzazioni o associazioni. Svolgono attività di microgestione e mantengono una visione attenta dei processi amministrativi, quali il controllo della corrispondenza, la progettazione dei sistemi di archiviazione, il riesame e l’approvazione delle requisizioni, l’assegnazione e il controllo delle funzioni amministrative. Fanno capo ai dirigenti all’interno dello stesso reparto o ai direttori generali di aziende, in funzione delle loro dimensioni.

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Tipo di personalità

• Intraprendente / Convenzionale

Professioni correlate attività di segreteria

• Altro tipo di segretario
• Segretario
• Segretario amministrativo
• Segretario di direzione
• Segretario di gruppo o di reparto
• Segretario di progetto
• Segretario di studio legale
• Segretario o receptionist di studio medico
• Segretario personale
• Segretario verbalizzatore

Conoscenze

• Software per ufficio

  Le caratteristiche e il funzionamento dei programmi software per compiti di ufficio quali elaborazione di testi, fogli di calcolo, presentazioni, posta elettronica e database.

• Gestione dei costi

  Il processo di pianificazione, monitoraggio e adeguamento delle spese e delle entrate di un’impresa al fine di conseguire l’efficienza e la capacità in termini di costi.

Competenze

• Coordinare lo staff

  Gestire dipendenti e subordinati, lavorando in gruppo o singolarmente, al fine di massimizzarne le prestazioni e i contributi. Programmare il lavoro e le attività, impartire istruzioni, motivare e dirigere i lavoratori per raggiungere gli obiettivi dell’azienda. Monitorare e misurare il modo in cui il dipendente si assume le proprie responsabilità e in che modo queste attività vengono svolte. Individuare i settori da migliorare e formulare proposte al riguardo. Dirigere un gruppo di persone per aiutarle a raggiungere gli obiettivi e mantenere un rapporto di lavoro efficace tra il personale.

• Attuare la corporate governance

  Applicare un insieme di principi e meccanismi attraverso i quali un’organizzazione è gestita e diretta, stabilire le procedure di informazione, controllare i flussi e il processo decisionale, ripartire i diritti e le responsabilità tra i reparti e gli individui, stabilire obiettivi aziendali e controllare e valutare le azioni e i risultati.

• Gestire i fabbisogni di articoli di cancelleria

  Guardare, analizzare e fornire gli articoli di cancelleria sufficienti e necessari per consentire il corretto svolgimento delle operazioni delle strutture aziendali.

• Gestire i sistemi degli uffici

  Mantenere la gestione e l’efficienza dei vari sistemi d’ufficio necessari per il regolare funzionamento quotidiano degli uffici, quali i sistemi di comunicazione interna, i software di uso comune all’interno dell’azienda e le reti d’ufficio.

• Utilizzare canali di comunicazione diversi

  Utilizzare diversi tipi di canali di comunicazione, quali la comunicazione orale, scritta, digitale e telefonica, allo scopo di costruire e condividere idee o informazioni.

• Delegare le attività

  Delegare attività e compiti ad altri in funzione della capacità, del livello di preparazione, della competenza e della portata giuridica della pratica. Assicurarsi che le persone comprendano cosa devono fare e quando devono farlo.

• Scrivere relazioni connesse al lavoro

  Redigere relazioni connesse al lavoro a sostegno di un’efficace gestione dei rapporti e di un elevato livello di documentazione e tenuta degli atti. Redigere e presentare i risultati e le conclusioni in modo chiaro e comprensibile, in modo che siano comprensibili per un pubblico non specializzato.

• Gestire sistemi amministrativi

  Garantire che i sistemi amministrativi, i processi e le banche dati siano efficienti e ben gestiti e forniscano una base solida alla collaborazione con il funzionario amministrativo/il personale/professionista.

• Fornire istruzioni al personale

  Fornire istruzioni ai subalterni avvalendosi di diverse tecniche di comunicazione. Adeguare lo stile di comunicazione al pubblico destinatario al fine di trasmettere le istruzioni come previsto.

• Creare un’atmosfera di lavoro volta al miglioramento continuo

  Lavorare con pratiche di gestione quali il miglioramento continuo e la manutenzione preventiva. Prestare attenzione ai principi di risoluzione dei problemi e di lavoro di squadra.

• Gestire i fabbisogni di attrezzature da ufficio

  Osservare, analizzare e fornire le attrezzature necessarie per gli uffici e le strutture commerciali per il buon funzionamento delle operazioni. Preparare le attrezzature quali dispositivi di comunicazione, computer, fax e fotocopiatrici.

• Utilizzare i sistemi per ufficio

  Utilizzare in modo appropriato e tempestivo i sistemi per ufficio impiegati nelle strutture aziendali a seconda dello scopo: per la raccolta dei messaggi, per l’archiviazione delle informazioni sui clienti o per la programmazione. Ciò include l’amministrazione di sistemi quali la gestione dei rapporti con i clienti, la gestione dei fornitori, lo stoccaggio e i sistemi di segreteria telefonica.

• Analizzare la capacità produttiva del personale

  Valutare e individuare le carenze del personale in termini di quantità, competenze, entrate e rendite nette legate al rendimento.

• Apportare miglioramenti alle attività lavorative

  Formulare raccomandazioni per migliorare le attività lavorative

• Svolgere le mansioni di segreteria

  Svolgere compiti amministrativi, come la classificazione, la redazione di relazioni e il mantenimento della corrispondenza.

Source: Sisyphus ODB