Profissão Assistente administrativo / Assistente administrativa

Os assistentes administrativos prestam apoio administrativo aos supervisores. Desempenham uma série de tarefas, como o atendimento de chamadas telefónicas, a receção e encaminhamento de visitantes, a encomenda de material de escritório, a manutenção do bom funcionamento das instalações e a garantia de que o equipamento e os aparelhos funcionam corretamente.

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Tipo de personalidade

• Convencional / Empreendedor

Conhecimentos

• Políticas empresariais

  O conjunto de regras que regem a atividade de uma empresa.

Competências

• Divulgar comunicações internas

  Divulgar comunicações internas utilizando os diferentes canais de comunicação à disposição da empresa.

• Efetuar uma investigação empresarial

  Pesquisar e recolher informações relevantes para o desenvolvimento de negócios em diferentes áreas que vão desde matérias legais, contabilísticas, financeiras ou até comerciais.

• Divulgar informações corporativas de caráter geral

  Responder a perguntas e a pedidos de esclarecimento relacionados com informações institucionais e corporativas de caráter geral, como normas, regulamentos e procedimentos de um programa. Prestar informações aos trabalhadores e ao público geral.

• Manter registos de atividades

  Organizar e classificar os registos de relatórios elaborados e a correspondência relacionada com o trabalho realizado e os registos de progresso das tarefas.

• Preencher documentos

  Criar um sistema de arquivo. Elaborar um catálogo de documentos. Etiquetar documentos, etc.

• Assegurar secretariado e economato no escritório

  Gerir o calendário de reservas para conferências e reuniões de natureza interna ou externa. Fazer compras e reservar reservas para viajar ou acolher pessoal de escritório.

• Realizar atividades rotineiras de escritório

  Programar, preparar e realizar atividades necessárias no dia a dia em escritórios, como o tratamento de correspondência, a receção de materiais, a atualização de gestores e trabalhadores e a manutenção normal das operações.

• Preencher formulários

  Preencher formulários de natureza diferente com informação precisa, de forma legível e em tempo útil.

• Processar correspondência

  Processar correspondência tendo em consideração as questões relacionadas com a proteção de dados, os requisitos de saúde e segurança e as especificações dos diferentes tipos de correspondência.

• Divulgar mensagens

  Receber, tratar e transmitir mensagens a pessoas, provenientes de chamadas telefónicas, faxes, correio postal e correio eletrónico.

• Manter livros de escrituração

  Manter atualizados os livros de escrituração da empresa com as informações relevantes dos diretores e secretários, os interesses dos diretores e o registo dos acionistas.

• Utilizar os programas do Microsoft Office

  Possuir a capacidade de trabalhar com os programas padrão contidos no Microsoft Office com um nível de capacidade adequado. Criar um documento e fazer a formatação básica, inserir quebras de página, criar cabeçalhos ou rodapés, introduzir gráficos, criar índices gerados automaticamente e preparar cartas a partir de uma base de dados de endereços (geralmente em Excel). Criar folhas de cálculo automático, criar imagens e ordenar e filtrar tabelas de dados.

• Utilizar sistemas de escritório

  Utilizar, de modo adequado e atempado, sistemas de escritório díspares utilizados em instalações empresariais, por exemplo, para recolha de mensagens, para armazenamento de informações de clientes ou para programação da agenda. Inclui a administração de sistemas, tais como sistemas de gestão de relações com clientes, de gestão de fornecedores, de armazenamento e de correio de voz.

• Redigir mensagens de correio eletrónico em empresas

  Preparar, compilar e redigir mensagens de correio eletrónico com as informações apropriadas e utilizando uma linguagem adequada a comunicações internas ou externas.

• Assegurar a correta gestão dos documentos

  Assegurar que as normas e regras de rastreio e registo para a gestão de documentos são respeitadas, de modo a garantir que são identificadas alterações, que os documentos permanecem legíveis e que não são utilizados documentos obsoletos.

• Organizar documentos da empresa

  Organizar os documentos provenientes da fotocopiadora, a correspondência ou as atividades diárias das empresas.

Source: Sisyphus ODB