Profissão Assistente de direção

Os assistentes de direção desempenham funções variadas, geralmente sob supervisão geral. Executam tarefas administrativas e prestam apoio aos gestores para assegurar o bom funcionamento de todo o departamento.

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Tipo de personalidade

• Convencional / Empreendedor

Conhecimentos

• Políticas empresariais

  O conjunto de regras que regem a atividade de uma empresa.

Competências

• Seguir instruções dadas com um determinado objetivo

  Seguir instruções, geralmente orais, dadas por gestores, e diretrizes sobre as ações necessárias a realizar. Tomar nota, investigar e agir relativamente aos pedidos solicitados.

• Construir relações comerciais

  Estabelecer uma relação positiva e de longo prazo entre organizações e terceiros interessados, tais como fornecedores, distribuidores, acionistas e outras partes interessadas, com vista a informá-los sobre a organização e os seus objetivos.

• Utilizar sistemas de escritório

  Utilizar, de modo adequado e atempado, sistemas de escritório díspares utilizados em instalações empresariais, por exemplo, para recolha de mensagens, para armazenamento de informações de clientes ou para programação da agenda. Inclui a administração de sistemas, tais como sistemas de gestão de relações com clientes, de gestão de fornecedores, de armazenamento e de correio de voz.

• Utilizar diferentes canais de comunicação

  Utilizar vários tipos de canais de comunicação, como a comunicação oral, manuscrita, digital e telefónica, a fim de construir e partilhar ideias ou informações.

• Comunicar com membros da direção

  Informar a direção, o conselho de administração e os comités de uma organização.

• Divulgar mensagens

  Receber, tratar e transmitir mensagens a pessoas, provenientes de chamadas telefónicas, faxes, correio postal e correio eletrónico.

• Organizar reuniões

  Organizar e marcar reuniões profissionais ou outras para clientes ou superiores hierárquicos.

• Coordenar eventos

  Liderar eventos através da gestão do orçamento e da logística, do suporte aos eventos, da segurança, dos planos de emergência e do acompanhamento do evento.

• Mantar contactos com os gestores

  Manter contactos com os gestores de outros departamentos assegurando um serviço e uma comunicação eficazes, isto é, departamentos de vendas, planeamento, compras, comércio, distribuição e técnico.

• Efetuar uma investigação empresarial

  Pesquisar e recolher informações relevantes para o desenvolvimento de negócios em diferentes áreas que vão desde matérias legais, contabilísticas, financeiras ou até comerciais.

• Redigir mensagens de correio eletrónico em empresas

  Preparar, compilar e redigir mensagens de correio eletrónico com as informações apropriadas e utilizando uma linguagem adequada a comunicações internas ou externas.

• Apoiar gestores

  Prestar apoio e soluções a gestores e diretores no que respeita às suas necessidades e exigências empresariais para a gestão de uma empresa ou das atividades diárias de uma unidade empresarial.

• Redigir relatórios relacionados com o trabalho

  Elaborar relatórios relacionados com o trabalho que sustentem uma gestão eficaz das relações e um elevado nível de documentação e manutenção de registos. Redigir e apresentar resultados e conclusões de forma clara e inteligível, para que sejam compreensíveis para um público não especializado.

• Desempenhar funções administrativas

  Desempenhar funções administrativas, tais como arquivo, datilografia de relatórios e gestão da correspondência.

• Divulgar comunicações internas

  Divulgar comunicações internas utilizando os diferentes canais de comunicação à disposição da empresa.

• Manter sistemas de comunicação interna

  Manter um sistema de comunicação interna eficaz entre os trabalhadores e os diretores de departamento.

Source: Sisyphus ODB