Profissão Rececionista

Os rececionistas são responsáveis pela área de receção de uma empresa. Atendem o telefone, recebem os visitantes, transmitem informações, respondem a pedidos de informação e dão instruções aos visitantes. São o primeiro ponto de contacto para os clientes.

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Tipo de personalidade

• Convencional / Empreendedor

Profissões relacionadas recepção, telefone

• Telefonista
• Telefonista de mesa de distribuição de ligações

Conhecimentos

• Serviço ao cliente

  Processos e princípios relacionados com o cliente, utilizador do serviço e com serviços pessoais; estes podem incluir procedimentos para avaliar a satisfação do cliente ou do utilizador do serviço.

• Políticas empresariais

  O conjunto de regras que regem a atividade de uma empresa.

Competências

• Manter a área de receção em boas condições

  Assegurar a organização e manutenção da área de receção, a fim de manter uma boa aparência na chegada dos hóspedes e visitantes.

• Organizar as marcações

  Aceitar, calendarizar e cancelar marcações.

• Comunicar com clientes

  Responder e comunicar com clientes da maneira mais eficaz e apropriada para permitir o respetivo acesso aos produtos ou serviços desejados, ou a qualquer outra ajuda de que possam necessitar.

• Comunicar instruções verbais

  Comunicar instruções transparentes. Garantir que as mensagens são compreendidas e seguidas corretamente.

• Utilizar os programas do Microsoft Office

  Possuir a capacidade de trabalhar com os programas padrão contidos no Microsoft Office com um nível de capacidade adequado. Criar um documento e fazer a formatação básica, inserir quebras de página, criar cabeçalhos ou rodapés, introduzir gráficos, criar índices gerados automaticamente e preparar cartas a partir de uma base de dados de endereços (geralmente em Excel). Criar folhas de cálculo automático, criar imagens e ordenar e filtrar tabelas de dados.

• Manter diários de bordo

  Manter os diários de bordo exigidos pelas normas vigentes e nos formatos estipulados.

• Comunicar por telefone

  Estabelecer contactos por telefone, fazendo e atendendo chamadas de forma atempada, profissional e educada.

• Divulgar comunicações internas

  Divulgar comunicações internas utilizando os diferentes canais de comunicação à disposição da empresa.

• Respeitar as orientações da organização

  Respeitar as normas e orientações da organização ou do departamento. Compreender os motivos da organização e dos acordos comuns e agir em conformidade.

• Saudar os clientes

  Receber os hóspedes de forma amigável num determinado local.

• Divulgar mensagens

  Receber, tratar e transmitir mensagens a pessoas, provenientes de chamadas telefónicas, faxes, correio postal e correio eletrónico.

Source: Sisyphus ODB