Beruf Büroleiter / Büroleiterin

Büroleiter beaufsichtigen die Tätigkeiten, mit denen Büroangestellte in Organisationen oder Vereinigungen verschiedener Art betraut werden. Sie leisten Mikromanagement und beaufsichtigen kleinteilige Verwaltungsaufgaben, d. h., sie kontrollieren den Schriftverkehr, gestalten Ablagesysteme, prüfen und genehmigen Bestellungen und übernehmen die Zuweisung und Kontrolle von Arbeitsaufgaben im Büro. Je nach Größe des Unternehmens unterstehen sie Managern innerhalb derselben Abteilung oder den Führungskräften des Gesamtunternehmens.

Persönlichkeitstyp

• Unternehmerisch / Traditionell

Verwandte Berufe sekretär/in

• Arzthelfer/in oder Sprechstundenhilfe
• Geschäftsführungssekretär/in
• Persönliche/r Assistent/in
• Projektassistent/in
• Protokollführer/in
• Rechtsanwaltsfachangestellte/r
• Sekretär/Sekretärin
• Sonstige Sekretariatsarbeiten
• Teamassistent/in oder Abteilungssekretär/in
• Verwaltungssekretär/in

Wissen

• Bürosoftware

  Merkmale und Funktionsweise von Softwareprogrammen für Büroaufgaben wie Textverarbeitung, Tabellenkalkulation, Präsentation, E-Mail und Datenbank.

• Kostenmanagement

  Die Planung, Überwachung und Anpassung der Ausgaben und Einnahmen eines Unternehmens, um Kosteneffizienz und Leistungsfähigkeit zu erreichen.

Fertigkeiten

• Bürosysteme nutzen

  Angemessene und zeitgemäße Nutzung von Bürosystemen, die in geschäftlichen Einrichtungen genutzt werden, je nach Ziel, sei es für die Sammlung von Nachrichten, für die Aufbewahrung von Kundeninformationen oder für die Terminplanung. Dazu gehört die Verwaltung von Systemen wie Kundenbeziehungsmanagement-, Lieferantenmanagement-, Speicher- und Voice-Mail-Systemen.

• Mitarbeiter führen

  Führen von Personal und unterstellten Mitarbeitern, die in einem Team oder einzeln arbeiten, um ihre Leistung und ihren Beitrag zu maximieren. Planung ihrer Arbeit und ihrer Tätigkeiten, Erteilen von Anweisungen, Motivieren und Anweisen der Mitarbeiter, damit die Unternehmensziele erreicht werden. Überwachen und Messen, wie ein Mitarbeiter seine Aufgaben wahrnimmt und wie gut diese Tätigkeiten ausgeführt werden. Ermittlung von verbesserungswürdigen Bereichen und Unterbreiten von Vorschlägen, wie dies erreicht werden kann. Leiten einer Gruppe von Menschen, um ihnen dabei zu helfen, Ziele zu erreichen und eine effektive Arbeitsbeziehung zwischen den Mitarbeitern aufrechtzuerhalten.

• Arbeitsprozesse verbessern

  Erteilen von Empfehlungen zur Verbesserung von Arbeitsprozessen

• Bürosysteme verwalten

  Verwalten und Warten der verschiedenen Bürosysteme, die für den reibungslosen täglichen Bürobetrieb erforderlich sind, wie interne Kommunikationssysteme, Software für die gemeinsame Nutzung innerhalb des Unternehmens und Büronetzwerke.

• Personalkapazität analysieren

  Bewerten und Ermitteln von Personallücken, Kompetenzen, Wirtschaftlichkeit und Personalüberhängen.

• Verwaltungssysteme managen

  Sicherstellen, dass Verwaltungssysteme, -prozesse und -datenbanken effizient und gut gemanagt werden, sowie Schaffen einer soliden Grundlage für die Zusammenarbeit mit dem Verwaltungsbeamten/-personal/-experten.

• Arbeitsbezogene Berichte verfassen

  Erstellung von Arbeitsberichten, die ein wirksames Beziehungsmanagement sowie einen hohen Dokumentations- und Aktenführungsstandard ermöglichen. Erfassung und Darstellung von Ergebnissen und Schlussfolgerungen auf klare und begreifbare Weise, sodass sie auch für ein Nicht-Fachpublikum verständlich sind.

• Arbeitsatmosphäre der kontinuierlichen Verbesserung schaffen

  Einsetzen von Managementpraktiken wie der kontinuierlichen Verbesserung oder der vorbeugenden Instandhaltung. Beachten von Grundsätzen für die Problemlösung und die Teamarbeit.

• Arbeiten delegieren

  Delegieren von Tätigkeiten und Aufgaben an andere nach Maßgabe ihrer Fähigkeit, ihrem Vorbereitungsstand, ihrer Kompetenz und der rechtlichen Tragweite der Arbeiten. Sicherstellen, dass die Betroffenen wissen, was sie tun müssen und wann sie es tun müssen.

• Bürogerätebedarf verwalten

  Überwachung, Analyse und Bereitstellung der Geräte, die in Büro- und Geschäftsräumen für einen reibungslosen Geschäftsbetrieb erforderlich sind. Vorbereitung von Geräten wie Kommunikationsgeräten, Computern, Faxgeräten und Fotokopiergeräten.

• Büroarbeiten ausführen

  Ausführen von Verwaltungsaufgaben wie Ablage, Erstellung von Berichten und Bearbeitung der Korrespondenz.

• Verschiedene Kommunikationskanäle verwenden

  Nutzung verschiedener Kommunikationskanäle, wie mündlich, handschriftlich, digital und telefonisch, zur Erarbeitung und zum Austausch von Ideen oder Informationen.

• Schreibwarenbedarf verwalten

  Beobachtung, Analyse und Bereitstellung einer ausreichenden Menge der erforderlichen Schreibwaren für den reibungslosen Ablauf von geschäftlichen Tätigkeiten.

• Dem Personal Anweisungen erteilen

  Dem untergestellten Person durch Einsatz verschiedener Kommunikationstechniken Anweisungen erteilen. Kommunikationsstil zur Erteilung von Anweisungen an die Zielgruppe anpassen.

• Unternehmensführung umsetzen

  Anwendung einer Reihe von Grundsätzen und Mechanismen für die Verwaltung und Führung eines Unternehmens, Festlegung von Verfahren für Information, Kontrollfluss und Entscheidungsfindung, Zuweisung von Rechten und Zuständigkeiten zu Abteilungen und Personen, Festlegung der Unternehmensziele sowie Überwachung und Bewertung von Maßnahmen und Ergebnissen.

Mögliche Kenntnisse und Fähigkeiten

Source: Sisyphus ODB