Beruf Empfangssekretär / Empfangssekretärin

Empfangskräfte empfangen und leiten Besucher/innen und Telefongespräche weiter, beantworten Anfragen und geben einfache Informationen über das Unternehmen.

Persönlichkeitstyp

• Traditionell / Unternehmerisch

Aufgaben empfangssekretär/empfangssekretärin

• Begrüssen Besucher/innen, ermitteln die Art und den Anlass des Besuches, leiten weiter zu den entsprechenden Personen oder Zielorten.
• Erfassen Angaben über die Besucher und stellen Sicherheitsausweise aus, falls erforderlich.
• Beantworten, filtern und leiten Anrufe weiter und nehmen Nachrichten auf.
• Bearbeiten Anfragen, z. B. indem sie einfache Informationen oder Broschüren über die Institution geben und zeichnen die Details der Anfragen auf.
• Nehmen Beschwerden entgegen und behandeln diese, z. B. von Kunden oder der Öffentlichkeit.
• Machen Reservierungen, planen Termine zeitlich ein, und führen Terminkalender.
• Nehmen Zahlungen entgegen und registrieren Empfangsbestätigungen.
• Pflegen den Empfangsbereich, geben Erfrischungen aus und stellen sicher, dass Prozeduren zur Betriebssicherheit und Betriebsschutz zu jeder Zeit befolgt werden.
• Leisten administrative Hilfsaufgaben, wie Korrektur lesen, Textverarbeitung, Postabwicklung, Bankgeschäfte, Ablage von Zahlungsbelegen, Rechnungen, Bilanzen und anderen Dokumenten.
• Kommunizieren mit anderen in der Institution, um z. B. relevante Informationen auszutauschen.

Verwandte Berufe empfang, telefon

• Telefonist/in
• Telefonzentralenoperator/in

Wissen

• Kundendienst

  Prozesse und Grundsätze in Bezug auf den Kunden, den Mandanten, Servicebenutzer sowie personenbezogene Dienstleistungen; dazu können Verfahren zur Bewertung der Zufriedenheit des Kunden oder Servicebenutzers gehören.

• Unternehmensrichtlinien

  Richtlinien zur Regelung der Tätigkeiten eines Unternehmens.

Fertigkeiten

• Tagebücher führen

  Führen der erforderlichen Bücher nach üblicher Praxis und in üblicher Form.

• Microsoft Office nutzen

  Fähigkeit, mit den in Microsoft Office enthaltenen Standardprogrammen kompetent arbeiten. Erstellen eines Dokuments und seine grundlegende Formatierung, Einfügen von Seitenumbrüchen, Erstellen von Kopf- und Fußzeilen sowie Einfügen von Grafiken, Erstellen automatisch generierter Inhaltsverzeichnisse und Erstellen von Serienbriefen anhand einer Adressdatenbank (in der Regel im Excel-Format). Erstellen automatischer Kalkulationstabellen, Erstellen von Bildern sowie Sortieren und Filtern von Datentabellen.

• Botschaften an Menschen verbreiten

  Empfangen, Bearbeiten und Weitergeben von Botschaften aus Telefongesprächen, Faxnachrichten, Schreiben und E-Mails an Menschen.

• Termine verwalten

  Vereinbaren, Planen und Absagen von Terminen.

• Mündliche Anweisungen erteilen

  Erteilen von Anweisung in transparenter Weise. Sicherstellen, dass die Anweisungen richtig verstanden und befolgt werden.

• Organisatorische Leitlinien befolgen

  Befolgen organisatorischer oder abteilungsspezifischer Standards und Leitlinien. Verstehen der Motive der Organisation und der allgemeinen Vereinbarungen sowie entsprechendes Handeln.

• Interne Mitteilungen verbreiten

  Interne Mitteilungen unter Verwendung der verschiedenen Kommunikationskanäle, über die ein Unternehmen verfügt, verbreiten.

• Gäste begrüßen

  Freundliches Begrüßen von Gästen an einem bestimmten Ort.

• Empfangsbereich pflegen

  Sorge tragen für einen gepflegten Empfangsbereich, um Gästen und Besuchern ein positives Bild zu vermitteln.

• Per Telefon kommunizieren

  Kommunikation per Telefon durch rechtzeitiges, professionelles und höfliches Erledigen ein- und ausgehender Anrufe.

• Mit Kunden kommunizieren

  Beantworten von Kundenfragen und Kommunizieren mit den Kunden auf möglichst effiziente und angemessene Weise, damit sie auf die gewünschten Produkte oder Dienstleistungen oder jede andere Hilfestellung zugreifen können, die sie benötigen.

Mögliche Kenntnisse und Fähigkeiten

Source: Sisyphus ODB