Beruf Management-Assistent / Management-Assistentin

Management-Assistenten führen, in der Regel unter Aufsicht des Managements, Tätigkeiten unterschiedlicher Art aus. Sie nehmen Verwaltungsaufgaben wahr und unterstützen die Führungskräfte, damit die gesamte Abteilung reibungslos funktioniert.

Persönlichkeitstyp

• Traditionell / Unternehmerisch

Wissen

• Unternehmensrichtlinien

  Richtlinien zur Regelung der Tätigkeiten eines Unternehmens.

Fertigkeiten

• Verschiedene Kommunikationskanäle verwenden

  Nutzung verschiedener Kommunikationskanäle, wie mündlich, handschriftlich, digital und telefonisch, zur Erarbeitung und zum Austausch von Ideen oder Informationen.

• Geschäftliche E-Mails entwerfen

  Vorbereiten, Zusammenstellung und Verfassen von E-Mails mit den gebotenen Informationen und einer angemessenen Sprache für die interne oder externe Kommunikation.

• Erteilte Anweisungen bearbeiten

  Bearbeitung von meist mündlichen Anweisungen von Vorgesetzten und höherer Stelle bezüglich durchzuführender Maßnahmen. Kenntnisnahme, Erkundigung und Umsetzung der erteilten Anweisungen.

• Botschaften an Menschen verbreiten

  Empfangen, Bearbeiten und Weitergeben von Botschaften aus Telefongesprächen, Faxnachrichten, Schreiben und E-Mails an Menschen.

• Geschäftsbeziehungen aufbauen

  Aufbau positiver und langfristiger Beziehungen zwischen Unternehmen und interessierten Dritten wie Lieferanten, Händlern, Aktionären und anderen Interessenträgern, die über das Unternehmen und seine Ziele informiert werden sollen.

• Manager und Managerinnen unterstützen

  Bereitstellung von Unterstützung und Lösungen für Manager und Geschäftsführer bezüglich ihrer geschäftlichen Bedürfnisse und Anforderungen beim Leiten des Unternehmens oder beim täglichen Betrieb eines Geschäftsbereichs.

• Termine vereinbaren

  Festlegung und Planung von beruflichen Terminen oder Treffen für Kunden/Kundinnen oder Vorgesetzte.

• Kontakt mit dem Vorstand aufnehmen

  Berichten an die Geschäftsleitung, den Vorstand und die Gremien einer Organisation.

• Kontakte zu Managern pflegen

  Pflege von Kontakten zu Leitern anderer Abteilungen, um einen effizienten Service und eine wirksame Kommunikation zu gewährleisten, d. h. zu Verkauf, Planung, Einkauf, Handel, Vertrieb und Technik.

• Büroarbeiten ausführen

  Ausführen von Verwaltungsaufgaben wie Ablage, Erstellung von Berichten und Bearbeitung der Korrespondenz.

• Bürosysteme nutzen

  Angemessene und zeitgemäße Nutzung von Bürosystemen, die in geschäftlichen Einrichtungen genutzt werden, je nach Ziel, sei es für die Sammlung von Nachrichten, für die Aufbewahrung von Kundeninformationen oder für die Terminplanung. Dazu gehört die Verwaltung von Systemen wie Kundenbeziehungsmanagement-, Lieferantenmanagement-, Speicher- und Voice-Mail-Systemen.

• Veranstaltungen koordinieren

  Veranstaltungen leiten, indem Budget, Logistik, Veranstaltungssupport, Sicherheit, Notfallpläne und Folgemaßnahmen koordiniert werden.

• Geschäftsbezogene Forschung betreiben

  Recherchieren und Zusammenstellen von Informationen in den verschiedensten Bereichen, von Recht, Buchhaltung und Finanzen bis hin zu Handelsangelegenheiten, die für die Entwicklung von Unternehmen relevant sind.

• Arbeitsbezogene Berichte verfassen

  Erstellung von Arbeitsberichten, die ein wirksames Beziehungsmanagement sowie einen hohen Dokumentations- und Aktenführungsstandard ermöglichen. Erfassung und Darstellung von Ergebnissen und Schlussfolgerungen auf klare und begreifbare Weise, sodass sie auch für ein Nicht-Fachpublikum verständlich sind.

• Systeme zur internen Kommunikation warten

  Wartung und Unterhaltung eines effizienten Systems für die interne Kommunikation zwischen Mitarbeitern und Abteilungsleitern.

• Interne Mitteilungen verbreiten

  Interne Mitteilungen unter Verwendung der verschiedenen Kommunikationskanäle, über die ein Unternehmen verfügt, verbreiten.

Mögliche Kenntnisse und Fähigkeiten

Source: Sisyphus ODB