Beruf Sekretär / Sekretärin

Sekretäre/Sekretärinnen (allgemein) leisten Routinebüro- und administrative Aufgaben, wie Korrespondenz entwerfen, Termine planen, organisieren und führen von Papier- und elektronischen Archiven oder geben Informationen an Anrufende und Gäste.

Persönlichkeitstyp

• Traditionell / Unternehmerisch

Aufgaben sekretär/sekretärin

• Beantworten, filtern und leiten Telefonanrufe weiter, nehmen Mitteilungen entgegen und behandeln Anfragen und Anforderungen.
• Begrüssen Besucher/innen und leiten diese zu den entsprechenden Personen.
• Öffnen, sortieren und verteilen eingehende Korrespondenz, einschliesslich Faxe und E-Mails, fertigen Antworten an zu Korrespondenz, die Routineanfragen beinhaltet.
• Fertigen Korrespondenz, Notizen, Berichte, Präsentationen und andere Dokumente von Manuskripten, handgeschriebenen Vorlagen, Maschinendiktaten usw. z. B. mit Computern mit verschiedenen Softwarepaketen.
• Archivieren und rufen Dokumente, Korrespondenz, Notizen und Berichte ab, und legen Ablagesysteme an.
• Vereinbaren Termine und führen Terminkalender.
• Organisieren Reisearrangements, geschäftliche Reiseverläufe, Konferenzen und gesellschaftliche Veranstaltungen.
• Erstellen Tagesordnungen und machen Arrangements für Geschäftstermine, nehmen an Meetings teil und führen Protokoll.
• Bestellen und führen Bürovorräte
• Halten sich auf dem Laufenden darüber, wie Büroausstattungen wie Computer, Fax, Fotokopieren, Drucker, Scanner und Telefonanlagen genutzt werden und berichten über funktionsgestörte Geräte.
• Servieren Erfrischungen, z. B. an Führungskräfte und Gäste.

Verwandte Berufe sekretär/in

• Arzthelfer/in oder Sprechstundenhilfe
• Geschäftsführungssekretär/in
• Persönliche/r Assistent/in
• Projektassistent/in
• Protokollführer/in
• Rechtsanwaltsfachangestellte/r
• Sekretariatsmitarbeiter/in
• Sonstige Sekretariatsarbeiten
• Teamassistent/in oder Abteilungssekretär/in
• Verwaltungssekretär/in

Wissen

• Unternehmensrichtlinien

  Richtlinien zur Regelung der Tätigkeiten eines Unternehmens.

Fertigkeiten

• Aufzeichnungen über Aufgaben führen

  Organisieren und Klassifizieren von Aufzeichnungen der erstellten Berichte und der Korrespondenz zu den durchgeführten Arbeiten und Fortschritten.

• Postsendungen bearbeiten

  Bearbeiten von Postsendungen unter Beachtung des Datenschutzes, der Gesundheits- und Sicherheitsanforderungen sowie der Vorschriften für verschiedene Arten von Postsendungen.

• Dokumente archivieren

  Erstellung eines Archivsystems. Verfassen eines Dokumentverzeichnisses. Beschriftung von Dokumenten usw.

• Routinemäßige Bürotätigkeiten durchführen

  Planen, Vorbereiten und Durchführen alltäglicher Bürotätigkeiten, wie Postversand, Annahme von Lieferungen, Informieren von Führungskräften und Mitarbeitern sowie Sicherstellen reibungsloser Abläufe.

• Zeitpläne an die betroffenen Personen weitergeben

  Übermittlung relevanter Informationen zur Zeitplanung. Übermittlung des Zeitplans an die betroffenen Personen und Mitteilung etwaiger Terminänderungen. Genehmigung von Zeitplänen und Überprüfung, dass alle Adressaten die ihnen übermittelten Informationen verstanden haben.

• Geschäftliche E-Mails entwerfen

  Vorbereiten, Zusammenstellung und Verfassen von E-Mails mit den gebotenen Informationen und einer angemessenen Sprache für die interne oder externe Kommunikation.

• Formulare ausfüllen

  Leserliches und rechtzeitiges Ausfüllen unterschiedlicher Formulare mit zutreffenden Informationen.

• Per Telefon kommunizieren

  Kommunikation per Telefon durch rechtzeitiges, professionelles und höfliches Erledigen ein- und ausgehender Anrufe.

• Terminkalender für Personal verwalten

  Planen und Bestätigen von Terminen des Büropersonals, insbesondere von Managern und Führungskräften, mit externen Parteien.

• Interne Mitteilungen verbreiten

  Interne Mitteilungen unter Verwendung der verschiedenen Kommunikationskanäle, über die ein Unternehmen verfügt, verbreiten.

• Microsoft Office nutzen

  Fähigkeit, mit den in Microsoft Office enthaltenen Standardprogrammen kompetent arbeiten. Erstellen eines Dokuments und seine grundlegende Formatierung, Einfügen von Seitenumbrüchen, Erstellen von Kopf- und Fußzeilen sowie Einfügen von Grafiken, Erstellen automatisch generierter Inhaltsverzeichnisse und Erstellen von Serienbriefen anhand einer Adressdatenbank (in der Regel im Excel-Format). Erstellen automatischer Kalkulationstabellen, Erstellen von Bildern sowie Sortieren und Filtern von Datentabellen.

• Erteilte Anweisungen bearbeiten

  Bearbeitung von meist mündlichen Anweisungen von Vorgesetzten und höherer Stelle bezüglich durchzuführender Maßnahmen. Kenntnisnahme, Erkundigung und Umsetzung der erteilten Anweisungen.

• Botschaften an Menschen verbreiten

  Empfangen, Bearbeiten und Weitergeben von Botschaften aus Telefongesprächen, Faxnachrichten, Schreiben und E-Mails an Menschen.

• Einrichtungen für Büropersonal organisieren

  Verwaltung des Buchungsplans für interne oder externe Konferenzen und Sitzungen. Vergleichen von Preisen und Buchen von Reservierungen für reisendes Personal oder Hosting für Büropersonal.

• Fehlzeiten von Personal überwachen

  Überblick über die Urlaubs-, Kranken- und sonstigen Fehltage von Arbeitnehmern, Erfassung dieser Zeiten im Tagesplan, Ausstellen der notwendigen Unterlagen und Bescheinigungen.

• Systeme zur internen Kommunikation warten

  Wartung und Unterhaltung eines effizienten Systems für die interne Kommunikation zwischen Mitarbeitern und Abteilungsleitern.

• Geschäftsunterlagen ordnen

  Zusammenstellung der Dokumente aus Kopierer, E-Mail und Tagesgeschäft des Unternehmens.

Mögliche Kenntnisse und Fähigkeiten

Source: Sisyphus ODB