Beruf Veranstaltungsassistent / Veranstaltungsassistentin

Veranstaltungsassistenten setzen Pläne um, die von den Eventmanagern und -planern im Einzelnen erstellt wurden. Sie spezialisieren sich auf einen Teil der Planung, z. B. die Koordinierung der Verpflegung, des Transports oder der Einrichtungen.

Möchten Sie wissen, welche Art von Karriere und welche Berufe am besten zu Ihnen passen? Absolvieren Sie unseren kostenlosen Holland-Code-Berufstest und finden Sie es heraus.

Persönlichkeitstyp

Fertigkeiten

  • Veranstaltungsaktivitäten überwachen

    Überwachen von Veranstaltungsaktivitäten, um sicherzustellen, dass Vorschriften und Gesetze befolgt werden, Beobachten der Zufriedenheit der Teilnehmer und Lösen etwaiger Probleme.

  • Veranstaltungsrechnungen prüfen

    Überprüfen von Veranstaltungsrechnungen und Veranlassen der Zahlungen.

  • Aufzeichnungen zu Veranstaltungen führen

    Führen von Aufzeichnungen über alle administrativen Aspekte einer bevorstehenden Veranstaltung einschließlich finanzieller Einzelheiten.

  • Erteilte Anweisungen bearbeiten

    Bearbeitung von meist mündlichen Anweisungen von Vorgesetzten und höherer Stelle bezüglich durchzuführender Maßnahmen. Kenntnisnahme, Erkundigung und Umsetzung der erteilten Anweisungen.

  • Verpflegung koordinieren

    Kontaktieren von Verpflegungsunternehmen und Prüfen der Angebote verschiedener Anbieter mit dem Ziel, das für die Veranstaltung am besten geeignete Verpflegungsunternehmen zu finden. Organisieren und Aushandeln von Verträgen mit Verpflegungsunternehmen zur Erbringung der Dienstleistung.

  • Veranstaltungen promoten

    Wecken von Interesse an einer Veranstaltung mithilfe von Werbemaßnahmen, z. B. die Platzierung von Werbung oder Verteilung von Flyern.

  • Sonderveranstaltungen organisieren

    Durchführen der notwendigen Vorbereitungen für das Catering bei Sonderveranstaltungen wie Konferenzen, großen Feiern oder Banketten.

  • Vor Ort vorgehaltene, allgemeine Einrichtungen und Dienstleistungen organisieren

    Sicherstellen, dass erforderliche allgemeine Einrichtungen und Dienstleistungen für Besucher, Lieferanten, Aussteller und die Öffentlichkeit vorhanden sind und ordnungsgemäß funktionieren. Sicherstellen, dass ein Empfangsbereich, Parkplätze, Toiletten, Verpflegung und Unterbringungsmöglichkeiten vorhanden sind.

  • Genehmigungen für Veranstaltungen beschaffen

    Beschaffung aller rechtlich erforderlichen Genehmigungen für Veranstaltungen oder Ausstellungen, z. B. durch Kontaktaufnahme mit Feuerwehr oder Gesundheitsamt. Sicherstellung, dass Lebensmittel sicher und unter Einhaltung aller rechtlichen Anforderungen ausgegeben werden können.

  • Die Anmeldung von Teilnehmern/Teilnehmerinnen an einer Veranstaltung organisieren

    Organisieren der offiziellen Anmeldung der Veranstaltungsteilnehmer.

  • Verträge mit Veranstaltern ausarbeiten

    Verträge mit Dienstleistungsanbietern für eine bevorstehende Veranstaltung ausarbeiten, z. B. für Hotels, Kongresszentren und Vortragende.

  • Aufstellung von Veranstaltungsbauten leiten

    Planen und Beaufsichtigen der Montage verschiedener Aufbauten, wie Bühnen, Stromanschlüsse, Beleuchtung und Projektionsgeräte. Dafür sorgen, dass die Mitarbeiter nach den Anforderungen und Sicherheitsvorschriften des Kunden arbeiten.

  • Sich mit Veranstaltungspersonal besprechen

    Kommunikation mit Mitarbeitern eines konkreten Veranstaltungsorts zur Koordinierung der Einzelheiten.

  • Veranstalter auswählen

    Bewerten und Auswählen der richtigen Anbieter der richtigen Dienste gemäß den spezifischen Anforderungen des Kunden.

  • Fristen einhalten

    Sicherstellen, dass operative Prozesse pünktlich abgeschlossen werden.

  • Für Veranstaltungen werben

    Gestaltung von Kampagnen und Werbung für bevorstehende Veranstaltungen oder Ausstellungen; Beschaffung von Sponsoren.

Mögliche Kenntnisse und Fähigkeiten

kontakte zu managern pflegen finanzmittel verwalten prognose für verpflegungsdienstleistungen erstellen lieferanten ermitteln mit transportunternehmen zusammenarbeiten kontakt zu referenten und referentinnen für veranstaltungen aufnehmen reisevorbereitungen für das personal treffen veranstaltungseinrichtungen inspizieren projektleitung einkaufsbedingungen aushandeln lieferanten besuchen mit hotels busunternehmen restaurants kommunizieren preise auszeichnen kundenbedürfnisse ermitteln veranstaltungsspezifische speisekarten erstellen vereinbarungen für unterkunft transport und aktivitäten treffen kontakt mit sponsoren von veranstaltungen aufnehmen buchungen bearbeiten mit örtlichen behörden zusammenarbeiten einrichtungen für büropersonal organisieren mit werbeagenturen in kontakt stehen