Beruf Verwaltungsassistent / Verwaltungsassistentin

Verwaltungsassistenten unterstützen ihre Vorgesetzten bei Verwaltungs- und Büroarbeiten. Sie nehmen eine Vielzahl von Aufgaben wahr, z. B. nehmen sie Telefonanrufe entgegen, empfangen Besucher und weisen ihnen den Weg, bestellen Bürobedarf, halten Büromaschinen instand und sorgen für das einwandfreie Funktionieren der Geräte.

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Persönlichkeitstyp

Wissen

  • Unternehmensrichtlinien

    Richtlinien zur Regelung der Tätigkeiten eines Unternehmens.

Fertigkeiten

  • Gesetzlich vorgeschriebene Geschäftsbücher aktuell halten

    Halten der gesetzlich vorgeschriebenen Geschäftsbücher des Unternehmens auf dem aktuellen Stand; Ergänzen der entsprechenden Informationen von den Geschäftsführern und Sekretariaten sowie der Informationen zu den Anteilen der Geschäftsführer und zum Aktionärsregister.

  • Allgemeine Unternehmensinformationen verbreiten

    Beantwortung von Fragen, Ausräumen von Zweifeln und Klärung von Anfragen zu allgemeinen institutionellen und unternehmensbezogenen Informationen wie Programmregeln, Vorschriften und Verfahren. Unterstützende Bereitstellung von Informationen sowohl für die Beschäftigten als auch für die breite Öffentlichkeit.

  • Einrichtungen für Büropersonal organisieren

    Verwaltung des Buchungsplans für interne oder externe Konferenzen und Sitzungen. Vergleichen von Preisen und Buchen von Reservierungen für reisendes Personal oder Hosting für Büropersonal.

  • Geschäftsunterlagen ordnen

    Zusammenstellung der Dokumente aus Kopierer, E-Mail und Tagesgeschäft des Unternehmens.

  • Microsoft Office nutzen

    Fähigkeit, mit den in Microsoft Office enthaltenen Standardprogrammen kompetent arbeiten. Erstellen eines Dokuments und seine grundlegende Formatierung, Einfügen von Seitenumbrüchen, Erstellen von Kopf- und Fußzeilen sowie Einfügen von Grafiken, Erstellen automatisch generierter Inhaltsverzeichnisse und Erstellen von Serienbriefen anhand einer Adressdatenbank (in der Regel im Excel-Format). Erstellen automatischer Kalkulationstabellen, Erstellen von Bildern sowie Sortieren und Filtern von Datentabellen.

  • Postsendungen bearbeiten

    Bearbeiten von Postsendungen unter Beachtung des Datenschutzes, der Gesundheits- und Sicherheitsanforderungen sowie der Vorschriften für verschiedene Arten von Postsendungen.

  • Aufzeichnungen über Aufgaben führen

    Organisieren und Klassifizieren von Aufzeichnungen der erstellten Berichte und der Korrespondenz zu den durchgeführten Arbeiten und Fortschritten.

  • Botschaften an Menschen verbreiten

    Empfangen, Bearbeiten und Weitergeben von Botschaften aus Telefongesprächen, Faxnachrichten, Schreiben und E-Mails an Menschen.

  • Bürosysteme nutzen

    Angemessene und zeitgemäße Nutzung von Bürosystemen, die in geschäftlichen Einrichtungen genutzt werden, je nach Ziel, sei es für die Sammlung von Nachrichten, für die Aufbewahrung von Kundeninformationen oder für die Terminplanung. Dazu gehört die Verwaltung von Systemen wie Kundenbeziehungsmanagement-, Lieferantenmanagement-, Speicher- und Voice-Mail-Systemen.

  • Dokumente archivieren

    Erstellung eines Archivsystems. Verfassen eines Dokumentverzeichnisses. Beschriftung von Dokumenten usw.

  • Routinemäßige Bürotätigkeiten durchführen

    Planen, Vorbereiten und Durchführen alltäglicher Bürotätigkeiten, wie Postversand, Annahme von Lieferungen, Informieren von Führungskräften und Mitarbeitern sowie Sicherstellen reibungsloser Abläufe.

  • Interne Mitteilungen verbreiten

    Interne Mitteilungen unter Verwendung der verschiedenen Kommunikationskanäle, über die ein Unternehmen verfügt, verbreiten.

  • Die ordnungsgemäße Dokumentenverwaltung sicherstellen

    Sicherstellen, dass die Aufbewahrungs- und Aufzeichnungsstandards und -regeln für das Dokumentenmanagement eingehalten werden, z. B. Gewährleistung, dass Änderungen vermerkt werden, die Dokumente lesbar bleiben und veraltete Dokumente nicht verwendet werden.

  • Formulare ausfüllen

    Leserliches und rechtzeitiges Ausfüllen unterschiedlicher Formulare mit zutreffenden Informationen.

  • Geschäftliche E-Mails entwerfen

    Vorbereiten, Zusammenstellung und Verfassen von E-Mails mit den gebotenen Informationen und einer angemessenen Sprache für die interne oder externe Kommunikation.

  • Geschäftsbezogene Forschung betreiben

    Recherchieren und Zusammenstellen von Informationen in den verschiedensten Bereichen, von Recht, Buchhaltung und Finanzen bis hin zu Handelsangelegenheiten, die für die Entwicklung von Unternehmen relevant sind.

Mögliche Kenntnisse und Fähigkeiten

grundsätze des datenschutzes respektieren transkriptionsmethoden handelspapiere für ein- und ausfuhren erstellen termine vereinbaren reisevorbereitungen für das personal treffen veranstaltungen koordinieren fehlzeiten von personal überwachen präsentationsmaterial erstellen folgedienstleistungen für kunden und kundinnen erbringen korrespondenz zustellen büromaterialbestand verwalten systeme zur internen kommunikation warten verkaufsrechnungen ausstellen terminkalender für personal verwalten fremdsprachen sprechen rechnungslegungstechniken erteilte anweisungen bearbeiten portokasse verwalten kontakte zu managern pflegen