Profession administrativ assistent

Administrative assistenter yder administrativ bistand og kontorbistand til tilsynsførende. De udfører en række opgaver, f.eks. besvarelse af telefonopkald, modtagelse og henvisning af besøgende, bestilling af kontorartikler, sørgen for løbende kontorstøtte og sikring af, at udstyr og apparater fungerer korrekt.

Personlighedstype

• Konventionel / Foretagsom

Viden

• Virksomhedspolitikker

  Regelsæt, der gælder for et selskabs aktiviteter.

Færdigheder

• Formidle intern kommunikation

  Formidle intern kommunikation via de forskellige kommunikationskanaler, som en virksomhed råder over.

• Håndtere post

  Håndtere post under hensyntagen til databeskyttelsesspørgsmål, sundheds- og sikkerhedskrav og specifikationer for forskellige former for post.

• Føre opgavefortegnelser

  Tilrettelægge og klassificere fortegnelser over udarbejdede rapporter og korrespondance vedrørende udført arbejde samt statusopgørelser over opgaver.

• Udfylde formularer

  Udfylde forskellige formularer med nøjagtige oplysninger, en læselig skrift og inden for en rimelig frist.

• Udføre forretningsundersøgelser

  Søge og indsamle oplysninger, der er relevante for udviklingen af virksomheder på forskellige områder, som spænder fra jura, regnskab, finans til kommercielle spørgsmål.

• Bruge Microsoft Office

  Være i stand til at arbejde med de standardprogrammer, der er indeholdt i Microsoft Office, på et kompetent niveau. Oprette et dokument og foretage grundlæggende formatering, indsætte sideskift, oprette sidehoved og sidefod, indsætte grafik, oprette automatisk genererede indholdsfortegnelser og overføre brevformularer fra en adressedatabase (som regel i Excel). Oprette regneark med automatisk beregning, oprette billeder og sortere og filtrere datatabeller.

• Bruge kontorsystemer

  Gøre passende og rettidig brug af kontorsystemer, der anvendes i forretningsfaciliteter, afhængigt af målet, hvad enten det drejer sig om indsamling af meddelelser, opbevaring af kundeoplysninger eller planlægning af dagsordenen. Det omfatter administration af systemer, f.eks. administration af kunderelationer, leverandørstyring, lagring og voicemail-systemer.

• Vedligeholde lovpligtige fortegnelser

  Ajourføre selskabets lovpligtige fortegnelser med de relevante oplysninger om direktører og sekretærer, ledelsesinteresserne og aktiebogen.

• Formidle meddelelser til personer

  Modtage, behandle og videregive meddelelser til personer, der kommer fra telefonopkald, faxer, post og e-mails.

• Formidle generelle oplysninger om virksomheden

  Besvare spørgsmål, løse tvivlsspørgsmål og løse forespørgsler vedrørende generelle institutionelle og virksomhedsrelaterede oplysninger såsom programregler, regler og procedurer. Bistå med information til både arbejdstagere og den brede offentlighed.

• Organisere faciliteter til kontorpersonale

  Administrere reservationsplanen for konferencer og møder af intern eller ekstern art. Undersøge og reservere rejser eller logi til kontorpersonale.

• Sikre korrekt dokumenthåndtering

  Sikre, at følge- og registreringsstandarder og regler for dokumentforvaltning følges, f.eks. sikre, at ændringer identificeres, at dokumenterne forbliver læsbare, og at forældede dokumenter ikke anvendes.

• Løse rutineopgaver på kontor

  Programlægge, forberede og løse opgaver, der skal udføres dagligt på kontorer, som f.eks. afsendelse af post, modtagelse af forsyninger, opdatering af ledere og medarbejdere, og drift uden problemer.

• Organisere forretningsdokumenter

  Sammensætte dokumenter, der kommer fra en fotokopieringsmaskine, posten eller den daglige drift i en virksomhed.

• Udarbejde e-mails for virksomheden

  Udarbejde, samle og skrive e-mail med de nødvendige oplysninger og et egnet sprog til intern kommunikation eller ekstern kommunikation.

• Arkivere dokumenter

  Oprette et registreringssystem. Udarbejde et katalog over dokumenter. Etikettere dokumenter m.v.

Source: Sisyphus ODB