Profession direktionsassistent

Direktionsassistenter udfører forskellige opgaver, normalt under generelt tilsyn. De udfører administrative opgaver og støtter ledere for at sikre, at hele afdelingen fungerer glat.

Personlighedstype

• Konventionel / Foretagsom

Viden

• Virksomhedspolitikker

  Regelsæt, der gælder for et selskabs aktiviteter.

Færdigheder

• Etablere forretningsforbindelser

  Etablere et positivt, langsigtet forhold mellem organisationer og interesserede tredjeparter såsom leverandører, distributører, aktionærer og andre interessenter for at informere dem om organisationen og dens mål.

• Vedligeholde interne kommunikationssystemer

  Opretholde et effektivt internt kommunikationssystem blandt medarbejdere og afdelingsledere.

• Behandle angivne instrukser

  Behandle instruktioner, sædvanligvis mundtlige, som afgives af ledere, og direktiver om, hvilke foranstaltninger der skal træffes. Notere, forespørge om og træffe foranstaltninger i forhold til de anmodninger, der er fremsat.

• Koordinere arrangementer

  Lede arrangementer ved at styre budget, logistik, support til arrangement, sikkerhed, beredskabsplaner og opfølgning.

• Samarbejde med ledere

  Samarbejde med ledere i andre afdelinger med henblik på at sikre effektiv service og kommunikation, dvs. salg, planlægning, indkøb, handel, distribution og teknik.

• Skrive arbejdsrelaterede rapporter

  Udarbejde arbejdsrelaterede rapporter, der understøtter effektiv forvaltning af forbindelser og en høj standard for dokumentation og registrering. Skrive og forelægge resultater og konklusioner på en klar og forståelig måde, så de er forståelige for ikke sagkyndige modtagere.

• Støtte ledelsen

  Yde støtte og tilvejebringe løsninger for ledere og direktører, for så vidt angår deres forretningsmæssige behov og anmodninger om drift af en virksomhed eller daglige drift af en forretningsenhed.

• Udføre kontoropgaver

  Udføre administrative opgaver såsom arkivere, maskinskrive rapporter og opretholde korrespondance.

• Bruge kontorsystemer

  Gøre passende og rettidig brug af kontorsystemer, der anvendes i forretningsfaciliteter, afhængigt af målet, hvad enten det drejer sig om indsamling af meddelelser, opbevaring af kundeoplysninger eller planlægning af dagsordenen. Det omfatter administration af systemer, f.eks. administration af kunderelationer, leverandørstyring, lagring og voicemail-systemer.

• Formidle intern kommunikation

  Formidle intern kommunikation via de forskellige kommunikationskanaler, som en virksomhed råder over.

• Udføre forretningsundersøgelser

  Søge og indsamle oplysninger, der er relevante for udviklingen af virksomheder på forskellige områder, som spænder fra jura, regnskab, finans til kommercielle spørgsmål.

• Formidle meddelelser til personer

  Modtage, behandle og videregive meddelelser til personer, der kommer fra telefonopkald, faxer, post og e-mails.

• Udarbejde e-mails for virksomheden

  Udarbejde, samle og skrive e-mail med de nødvendige oplysninger og et egnet sprog til intern kommunikation eller ekstern kommunikation.

• Aftale møder

  Fastsætte og planlægge professionelle aftaler og møder for kunder eller overordnede.

• Samarbejde med bestyrelsesmedlemmer

  Rapportere til ledelsen, bestyrelsen og udvalg i en organisation.

• Bruge forskellige kommunikationskanaler

  Gøre brug af forskellige typer kommunikationskanaler såsom mundtlig, håndskreven, digital og telefonisk kommunikation med det formål at opbygge og udveksle idéer eller oplysninger.

Source: Sisyphus ODB