Profession eventassistent

Eventsassistenter udfører og følger planer udarbejdet af eventmanagere og -planlæggere. De har specialiseret sig i en del af planlægningen, enten koordinering af catering, transport eller faciliteter.

Vil du vide, hvilken form for karriere og hvilke professioner der passer bedst til dig? Tag vores gratis Holland-kode-karrieretest, og find ud af det.

Personlighedstype

• Foretagsom / Konventionel

Færdigheder

• Vedligeholdelse fortegnelser for arrangement

  Føre registre over alle administrative aspekter af en kommende begivenhed, herunder finansielle oplysninger.

• Organisere særarrangementer

  Tilrettelægge de nødvendige forberedelser til catering ved særlige arrangementer som f.eks. konferencer, store selskaber eller banketter.

• Koordinere catering

  Kontakte cateringfirmaer og forespørge hos forskellige leverandører for at finde den bedst egnede cateringvirksomhed til arrangementet. Arrangere og aftale kontrakter med cateringvirksomheder om levering af tjenesteydelsen.

• Behandle angivne instrukser

  Behandle instruktioner, sædvanligvis mundtlige, som afgives af ledere, og direktiver om, hvilke foranstaltninger der skal træffes. Notere, forespørge om og træffe foranstaltninger i forhold til de anmodninger, der er fremsat.

• Planlægge PR for arrangement

  Udforme reklame- og PR-kampagner for kommende arrangementer eller udstillinger; tiltrække sponsorer

• Overholde tidsfrister

  Sikre, at de operative processer afsluttes på et tidligere aftalt tidspunkt.

• Lede installation af konstruktion til arrangement

  Planlægge og føre tilsyn med samlingen af konstruktioner som f.eks. scener, forbindelse til elnettet, belysning og projektionsudstyr. Sørge for, at medarbejderne arbejder i overensstemmelse med kundens krav og sikkerhedsforskrifter.

• Overvåge aktiviteter i forbindelse med arrangement

  Overvåge aktiviteter i forbindelse med arrangement for at sikre, at love og forordninger følges, se på deltagernes tilfredshed, og løse eventuelle problemer, hvis de opstår.

• Organisere registrering af deltagere i arrangement

  Tilrettelægge den officielle registrering af deltagere i arrangementer.

• Indhente tilladelser til afholdelse af arrangementer

  Indhente alle de tilladelser, der er nødvendige for at tilrettelægge et arrangement eller en udstilling, f.eks. ved at kontakte brand- eller sundhedsvæsenet. Sikre, at fødevarer kan serveres sikkert og i overensstemmelse med alle lovkrav.

• Forhandle kontrakter med arrangementsudbydere

  Forhandle kontrakter med tjenesteudbydere om et kommende arrangement, f.eks. hoteller, konferencecentre og talere.

• Udvælge leverandører til arrangement

  Evaluere og udvælge de rette udbydere af de rette tjenester i overensstemmelse med kundens specifikke krav.

• Organisere faciliteter på stedet

  Sørge for, der stilles de nødvendige daglige faciliteter til rådighed for besøgende, leverandører, kommentatorer og offentligheden, og at de generelt fungerer korrekt. Sikre modtagelse, parkering, toiletter, catering og faciliteter til indkvartering.

• Samarbejde med arrangørers personale

  Kommunikere med personale på et valgt sted for at koordinere detaljer.

• Promovere arrangement

  Skabe interesse for et arrangement ved at gennemføre promoverende tiltag som f.eks. at indrykke annoncer eller omdele foldere.

• Gennemgå fakturaer

  Kontrollere arrangementfakturaer og gå videre med betalingerne.

Source: Sisyphus ODB