Profession kontorfuldmægtig

Kontorfuldmægtige fører tilsyn med det administrative arbejde, som kontormedarbejdere skal udføre i forskellige former for organisationer eller selskaber. De varetager mikroforvaltning og holder nøje øje med administrative processer som f.eks. kontrol af korrespondance, udformning af registre, gennemgang og godkendelse af forsyningsrekvisitioner, tildeling og kontrol af kontorfunktioner. De refererer til ledere i samme afdeling eller til direktører i virksomheder afhængigt af deres størrelse.

Vil du vide, hvilken form for karriere og hvilke professioner der passer bedst til dig? Tag vores gratis Holland-kode-karrieretest, og find ud af det.

Personlighedstype

• Foretagsom / Konventionel

Relaterede professioner sekretær

• Administrativ sekretær
• Advokatsekretær
• Anden sekretær
• Direktionssekretær
• Hold- eller afdelingssekretær
• Lægesekretær eller -receptionist
• Personlig assistent
• Projektsekretær
• Protokolsekretær
• Sekretær (almen)

Viden

• Omkostningsstyring

  Planlægningen, overvågningen og tilpasningen af en virksomheds udgifter og indtægter med henblik på at opnå omkostningseffektivitet og kapacitet.

• Kontorsoftware

  Egenskaberne og funktionsmåden af softwareprogrammer til kontoropgaver såsom tekstbehandling, regneark, PP-præsentationer, e-mail og database.

Færdigheder

• Analysere personalets kapacitet

  Evaluere og identificere personalemangel med hensyn til antal, færdigheder, indtjening og overskud.

• Anvende selskabsledelse

  Anvende et sæt principper og mekanismer, hvormed en organisation forvaltes og ledes, fastlægge procedurer for information, styre arbejdsflow og beslutningstagning, fordele rettigheder og ansvar mellem afdelinger og enkeltpersoner, fastsætte virksomhedsmål og overvåge og evaluere tiltag og resultater.

• Skrive arbejdsrelaterede rapporter

  Udarbejde arbejdsrelaterede rapporter, der understøtter effektiv forvaltning af forbindelser og en høj standard for dokumentation og registrering. Skrive og forelægge resultater og konklusioner på en klar og forståelig måde, så de er forståelige for ikke sagkyndige modtagere.

• Håndtere kontorsystemer

  Håndtere de forskellige kontorsystemer, der er nødvendige for en problemfri daglig drift af kontorfaciliteter, såsom interne kommunikationssystemer, software til fælles brug inden for virksomheden og kontorer, og sørge for, at de serviceres.

• Udføre kontoropgaver

  Udføre administrative opgaver såsom arkivere, maskinskrive rapporter og opretholde korrespondance.

• Lede personale

  Lede medarbejdere og underordnede, arbejde i et team eller individuelt for at maksimere deres resultater og bidrag. Planlægge deres arbejde og aktiviteter, give instrukser, motivere og lede arbejdstagerne til at opfylde virksomhedens målsætninger. Overvåge og måle, hvordan en ansat påtager sig sit ansvar, og hvordan disse aktiviteter udføres. Udpege områder, hvor der kan gøres forbedringer, og komme med forslag til hvordan. Lede en gruppe mennesker for at hjælpe dem med at nå mål og opretholde et effektivt samarbejde mellem de ansatte.

• Håndtere behov for kontorartikler

  Se, analysere og sørge for tilstrækkelige kontorartikler til, at forretningsfaciliteter kan fungere problemfrit.

• Forbedre arbejdsaktiviteter

  Anbefale forbedringer af arbejdsaktiviteter

• Forvalte administrative systemer

  Sikre, at de administrative systemer, processer og databaser er effektive og velforvaltede og giver et solidt grundlag for samarbejde med den administrative medarbejder/personalet/fagfolkene.

• Bruge forskellige kommunikationskanaler

  Gøre brug af forskellige typer kommunikationskanaler såsom mundtlig, håndskreven, digital og telefonisk kommunikation med det formål at opbygge og udveksle idéer eller oplysninger.

• Uddelegere aktiviteter

  Uddelegere aktiviteter og opgaver til andre efter evne, niveau af forberedelse, kompetence og juridisk rækkevidde. Sørge for, at folk forstår, hvad de skal gøre, og hvornår de skal gøre det.

• Skabe et arbejdsmiljø, der er befordrende for konstant forbedring

  Arbejde med ledelsespraksis, såsom løbende forbedring, forebyggende vedligeholdelse. Vær opmærksom på problemløsning og samarbejdsprincipper.

• Bruge kontorsystemer

  Gøre passende og rettidig brug af kontorsystemer, der anvendes i forretningsfaciliteter, afhængigt af målet, hvad enten det drejer sig om indsamling af meddelelser, opbevaring af kundeoplysninger eller planlægning af dagsordenen. Det omfatter administration af systemer, f.eks. administration af kunderelationer, leverandørstyring, lagring og voicemail-systemer.

• Håndtere behov for kontorudstyr

  Overvåge, analysere og stille de apparater, der er nødvendige i kontorer og forretningslokaler, til rådighed med henblik på en smidig afvikling af driften. Klargøre apparater som f.eks. kommunikationsanordninger, computere, faxmaskiner og kopimaskiner.

• Give instrukser til personalet

  Give instrukser til underordnede ved anvendelse af forskellige kommunikationsteknikker. Tilpasse kommunikationsstilen til målgruppen med henblik på at give instrukser efter hensigten.

Source: Sisyphus ODB