Métier assistant administratif / assistante administrative

Les assistants administratifs fournissent un soutien administratif et administratif aux autorités de surveillance. Il s’agit de tâches variées, telles que la réponse aux appels téléphoniques, l’accueil et la direction des visiteurs, la commande de fournitures de bureau, le bon fonctionnement des installations de bureau, ainsi que le bon fonctionnement des équipements et des appareils.

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Assistant administratif/assistante administrative: Postes vacants

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Postes vacants: talent.com

Types de personnalités

Connaissances

  • Politiques d'entreprise

    L’ensemble des règles qui régissent l’activité d’une entreprise.

Aptitudes

  • Gérer le courrier

    Gérer le courrier en tenant compte des questions de protection des données, des exigences en matière de santé et de sécurité et des spécifications de différents types de courrier.

  • Diffuser des communications internes

    Diffuser des communications internes en utilisant les différents canaux de communication dont une entreprise dispose.

  • Rédiger des courriers électroniques professionnels

    Préparer, compiler et rédiger des courriers contenant les informations adéquates et en utilisant un langage convenable pour des communications internes ou externes.

  • Classer des documents

    Créer un système de classement. Rédiger un catalogue de documents. Étiqueter des documents, etc.

  • Communiquer des messages aux gens

    Recevoir, traiter et transmettre des messages aux personnes provenant d’appels téléphoniques, de télécopies, de courriers postaux et de courriels.

  • Diffuser des informations générales sur l’entreprise

    Répondre aux questions, dissiper les doutes et résoudre les questions relatives aux informations générales institutionnelles et de l’entreprise, telles que les règles, les règlements et les procédures du programme. Aider à informer tant les employés que le grand public.

  • Gérer la documentation de manière adéquate

    Garantir que les normes et règles de suivi et d’enregistrement relatives à la gestion des documents sont respectées, notamment en veillant à ce que les modifications soient identifiées, que les documents restent lisibles et que les documents obsolètes ne soient pas utilisés.

  • Tenir des registres de travaux

    Organiser et classer des registres de rapports établis et la correspondance liée aux travaux exécutés et à l’état d’avancement des tâches.

  • Remplir des formulaires

    Remplir des formulaires de nature différente avec des informations exactes, de calligraphie lisible et en temps utile.

  • Utiliser des systèmes bureautiques

    Utiliser de manière appropriée et en temps voulu des systèmes de bureau mis en œuvre dans les environnements d’affaires en fonction de leur finalité, que ce soit la collecte de messages, le stockage des informations des clients ou la programmation. Cela inclut la gestion de systèmes tels que la gestion des relations avec les clients, la gestion des fournisseurs, le stockage et les systèmes de messagerie vocale.

  • Utiliser Microsoft Office

    Avoir une maîtrise suffisante des programmes standard de la suite Microsoft Office. Créer un document et effectuer la mise en forme de base, insérer des sauts de page, créer des en-têtes ou des pieds de page, ajouter des graphiques, créer des tables des matières générées automatiquement et fusionner des lettres types à partir d’une base de données d’adresses (généralement dans Excel). Créer des feuilles de calcul automatique et des images; trier et filtrer des tableaux de données.

  • Réaliser une étude commerciale

    Recherche et collecte d’informations pertinentes pour le développement des entreprises dans différents domaines: affaires juridiques, comptabilité, finance et affaires commerciales.

  • Assurer des activités administratives de routine

    Programmer, préparer et mener à bien des activités devant être assurées quotidiennement dans des bureaux telles que les envois de courriers, la réception des fournitures, la transmission d’informations actualisées à la direction et au personnel et le bon déroulement des opérations.

  • Tenir des livres et registres obligatoires

    Tenir à jour les livres statutaires de la société avec les informations pertinentes des administrateurs et des secrétaires, les intérêts des administrateurs et le registre des actionnaires.

  • Organiser des installations pour le personnel de bureau

    Gérer le calendrier des réservations pour les conférences et les réunions de nature interne ou externe. Faire le tour du marché et réserver les moyens de déplacement ou l’hébergement du personnel de bureau.

  • Classer des documents commerciaux

    Rassembler des documents provenant de la photocopieuse, des e-mails ou des opérations quotidiennes des entreprises.

Connaissances et aptitudes facultatives

distribuer le courrier méthodes de transcription coordonner des évènements respecter les principes de protection des données contrôler les absences de salariés émettre des factures de vente parler plusieurs langues fixer des rendez-vous préparer des supports de présentation offrir des services de suivi de la clientèle créer des documents commerciaux d'import-export organiser les déplacements du personnel entretenir des systèmes de communication interne communiquer avec des cadres techniques comptables exécuter des instructions commandées gérer une petite caisse tenir à jour un inventaire de fournitures de bureau gérer des agendas

Source: Sisyphus ODB