Métier assistant de direction / assistante de direction

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    assistant de direction/assistante de direction

Les assistantes de direction apportent un soutien administratif de haut niveau à des responsables en suivant les besoins d'information et en réalisant des tâches administratives telles que la préparation des courriers, l'accueil des visiteurs, l'organisation des réunions et la gestion des agendas. Ils/elles peuvent aussi encadrer un personnel administratif de niveau inférieur.

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Types de personnalités

  • Conventionnel / Social

Tâches assistant de direction/assistante de direction

  • Répond, filtre et oriente les appels téléphoniques, prend les messages et traite les demandes ou questions.
  • Accueille les visiteurs et les oriente vers les interlocuteurs appropriés.
  • Ouvre, trie et distribue les courriers arrivants, dont les fax et e-mail, et prépare les réponses aux sollicitations courantes.
  • Lit et analyse les messages et les propositions ou rapports arrivants, pour apprécier leur importance et définir leur mode de diffusion.
  • Prépare les courriers, rapports, présentations et autres documents à partir de brouillons, notes ou dictaphone, en utilisant divers logiciels informatiques.
  • Classe et extrait des documents, courriers, enregistrements ou rapports, et met en place un système d'archivage.
  • Gère et actualise l'emploi du temps des cadres.
  • Organise les déplacements, les itinéraires, les conférences, et la participation des cadres à des événements sociaux.
  • Prépare les ordre du jour et les convocations aux réunions (par exemple pour les comités de direction), participe aux réunions et en établit les compte-rendus.
  • Effectue des recherches d'informations et les synthétise pour les cadres.
  • Réalise des tâches de bureau telles que la commande de fournitures, le service de boissons ou le signalement d'incidents matériels.
  • Supervise (parfois) d'autres employés administratifs et leur délègue des tâches.

Métiers connexes secrétariat

  • Assistant de direction
  • Autres secrétaires
  • Chef de secrétariat
  • Secrétaire
  • Secrétaire d'équipe ou de service
  • Secrétaire de projet
  • Secrétaire juridique
  • Secrétaire médicale
  • Sténotypiste

Connaissances

  • Politiques d'entreprise

Aptitudes

  • Appliquer des politiques de sécurité de l’information
  • Coordonner des évènements
  • Utiliser des systèmes bureautiques
  • Rédiger des courriers électroniques professionnels
  • Effectuer des tâches administratives
  • Fixer des rendez-vous
  • Gérer des agendas
  • Communiquer des plannings aux personnes concernées
  • Réaliser une étude commerciale
  • Respecter la confidentialité
  • Tenir un registre d'actionnaires
  • Organiser les déplacements du personnel
  • établir des relations d'affaires
  • Gérer des systèmes bureautiques
  • Communiquer des messages aux gens
  • Traduire des mots clés en texte rédactionnel
  • Utiliser différents moyens de communication
  • Communiquer avec des cadres
  • Exécuter des instructions commandées

Connaissances et aptitudes facultatives

réviser des documents rédigés par des responsables préparer des formulaires de déclaration fiscale tarifs douaniers préparer des états financiers traduire des concepts linguistiques communiquer avec des clients travailler dans un environnement international établir des relations internationales créer des documents commerciaux d'import-export préparer des supports de présentation faire preuve de conscience interculturelle justifier l'évolution du budget annuel règles internationales d'import-export parler plusieurs langues assurer la liaison avec les membres du conseil d'administration gérer des rapports de paie