Métier assistant de direction / assistante de direction

Les assistantes de direction apportent un soutien administratif de haut niveau à des responsables en suivant les besoins d'information et en réalisant des tâches administratives telles que la préparation des courriers, l'accueil des visiteurs, l'organisation des réunions et la gestion des agendas. Ils/elles peuvent aussi encadrer un personnel administratif de niveau inférieur.

Types de personnalités

• Conventionnel / Social

Tâches assistant de direction/assistante de direction

• Répond, filtre et oriente les appels téléphoniques, prend les messages et traite les demandes ou questions.
• Accueille les visiteurs et les oriente vers les interlocuteurs appropriés.
• Ouvre, trie et distribue les courriers arrivants, dont les fax et e-mail, et prépare les réponses aux sollicitations courantes.
• Lit et analyse les messages et les propositions ou rapports arrivants, pour apprécier leur importance et définir leur mode de diffusion.
• Prépare les courriers, rapports, présentations et autres documents à partir de brouillons, notes ou dictaphone, en utilisant divers logiciels informatiques.
• Classe et extrait des documents, courriers, enregistrements ou rapports, et met en place un système d'archivage.
• Gère et actualise l'emploi du temps des cadres.
• Organise les déplacements, les itinéraires, les conférences, et la participation des cadres à des événements sociaux.
• Prépare les ordre du jour et les convocations aux réunions (par exemple pour les comités de direction), participe aux réunions et en établit les compte-rendus.
• Effectue des recherches d'informations et les synthétise pour les cadres.
• Réalise des tâches de bureau telles que la commande de fournitures, le service de boissons ou le signalement d'incidents matériels.
• Supervise (parfois) d'autres employés administratifs et leur délègue des tâches.

Métiers connexes secrétariat

• Assistant de direction
• Autres secrétaires
• Chef de secrétariat
• Secrétaire
• Secrétaire d'équipe ou de service
• Secrétaire de projet
• Secrétaire juridique
• Secrétaire médicale
• Sténotypiste

Connaissances

• Politiques d'entreprise

  L’ensemble des règles qui régissent l’activité d’une entreprise.

Aptitudes

• Exécuter des instructions commandées

  Exécuter des instructions, généralement orales, fournies par des gestionnaires et des directives concernant les mesures à prendre. Prendre des notes, enquêter et prendre des mesures concernant les demandes autorisées.

• Fixer des rendez-vous

  Fixer et programmer des rendez-vous ou des réunions professionnels pour les clients ou les supérieurs.

• établir des relations d'affaires

  Établir une relation positive sur le long terme entre les organisations et les tiers intéressés tels que les fournisseurs, les distributeurs, les actionnaires et autres acteurs, afin de les informer sur l’organisation et ses objectifs.

• Respecter la confidentialité

  Observer l’ensemble des règles établissant la non-communication d’informations, sauf à une autre personne autorisée.

• Tenir un registre d'actionnaires

  Tenir un registre exact des actionnaires et suivre l'évolution de l'actionnariat de l'entreprise.

• Traduire des mots clés en texte rédactionnel

  Rédiger des courriels, des lettres et d’autres documents écrits à partir de mots clés ou de concepts clés décrivant le contenu. Choisir le format et le registre appropriés en fonction du type de document.

• Communiquer avec des cadres

  Communiquer avec des cadres et d’autres départements afin de garantir l’efficacité des services et de la communication, c’est-à-dire les ventes, la planification, les achats, les transactions commerciales, la distribution et les opérations techniques.

• Coordonner des événements

  Mener des événements en gérant le budget, la logistique, le soutien à l’événement, la sécurité, les plans d’urgence et le suivi.

• Appliquer des politiques de sécurité de l’information

  Mettre en œuvre des politiques, des méthodes et des règlements en matière de sécurité des données et de l’information, afin de respecter les principes de confidentialité, d’intégrité et de disponibilité.

• Gérer des systèmes bureautiques

  Assurer la gestion et le bon fonctionnement des différents systèmes bureautiques nécessaires au fonctionnement harmonieux et quotidien des équipements de bureau tels que les systèmes de communication interne, les logiciels communs à l’intérieur de l’entreprise et les réseaux bureautiques.

• Organiser les déplacements du personnel

  Planifier toutes les modalités relatives aux déplacements professionnels, y compris la préparation du programme et la réservation de transports, de dîners et d’hébergement.

• Communiquer des plannings aux personnes concernées

  Transmettre les informations pertinentes relatives au planning. Présenter le planning aux personnes concernées et les informer de tout changement qui pourrait y être apporté. Valider les plannings et vérifier que chacun a bien compris l'information qui lui a été transmise.

• Utiliser différents moyens de communication

  Utiliser différents types de canaux de communication, tels que la communication verbale, écrite, numérique et téléphonique, dans le but de construire et de partager des idées ou des informations.

• Rédiger des courriers électroniques professionnels

  Préparer, compiler et rédiger des courriers contenant les informations adéquates et en utilisant un langage convenable pour des communications internes ou externes.

• Communiquer des messages aux gens

  Recevoir, traiter et transmettre des messages aux personnes provenant d’appels téléphoniques, de télécopies, de courriers postaux et de courriels.

• Gérer des agendas

  Programmer et confirmer les rendez-vous pour le personnel du bureau, principalement les cadres et les employés de la direction, avec des parties extérieures.

• Utiliser des systèmes bureautiques

  Utiliser de manière appropriée et en temps voulu des systèmes de bureau mis en œuvre dans les environnements d’affaires en fonction de leur finalité, que ce soit la collecte de messages, le stockage des informations des clients ou la programmation. Cela inclut la gestion de systèmes tels que la gestion des relations avec les clients, la gestion des fournisseurs, le stockage et les systèmes de messagerie vocale.

• Réaliser une étude commerciale

  Recherche et collecte d’informations pertinentes pour le développement des entreprises dans différents domaines: affaires juridiques, comptabilité, finance et affaires commerciales.

• Effectuer des tâches administratives

  Effectuer des tâches administratives telles que le classement, la rédaction de rapports et les correspondances par courrier.

Connaissances et aptitudes facultatives

Source: Sisyphus ODB