Métier réceptionniste

Les hôtesses d'accueil reçoivent et orientent les visiteurs, traitent les appels téléphoniques, répondent aux questions et fournissent des informations sur leur entreprise.

Types de personnalités

• Conventionnel / Entreprenant

Tâches réceptionniste

• Accueille les personnes entrant dans l'établissement, identifie la nature et l'objet de leur visite, et les oriente vers les personnes appropriées ou vers leur destination.
• Enregistre les informations relatives à ces visiteurs et établit éventuellement des badges temporaires
• Répond aux appels téléphoniques, qu'elle filtre ou redirige, et prend les messages.
• Répond aux demandes, par exemple en apportant des informations courantes ou en fournissant une documentation, et enregistre ces demandes.
• Ecoute et traite certaines plaintes, comme celles de la clientèle ou du public.
• Prend des réservations, fixe des rendez-vous, et tient à jour des agendas.
• Reçoit des paiements et les enregistre.
• Gère la zone d'accueil, propose des boissons, et s'assure que les procédures de sécurité sont respectées à tout moment.
• Réalise des tâches administratives telles que la relecture de courriers, la saisie informatique, l'affranchissement et le dispatching du courrier, l'enregistrement d'opérations de paye, l'émission de factures, ou la mise à jour des comptes et d'autres documents.
• Communique avec les membres de l'entreprise, par exemple pour échanger des informations utiles.

Métiers connexes réception, standard

• Opérateur de standard téléphonique
• Opérateur en appels téléphoniques

Connaissances

• Politiques d'entreprise

  L’ensemble des règles qui régissent l’activité d’une entreprise.

• Service clients

  Processus et principes liés au client, à l’utilisateur de services et aux services à la personne; il peut s’agir de procédures visant à évaluer la satisfaction des utilisateurs ou des utilisateurs de services.

Aptitudes

• Communiquer des messages aux gens

  Recevoir, traiter et transmettre des messages aux personnes provenant d’appels téléphoniques, de télécopies, de courriers postaux et de courriels.

• Diffuser des communications internes

  Diffuser des communications internes en utilisant les différents canaux de communication dont une entreprise dispose.

• Respecter des lignes directrices d’organisation d’une entreprise

  Respecter les normes et les lignes directrices d’organisation ou de service d’une entreprise. Comprendre les motivations de l’organisation et les accords communs et agir en conséquence.

• Accueillir les clients

  Accueillir les clients de manière avenante dans un lieu donné.

• Communiquer avec des clients

  Répondre aux clients et communiquer avec les clients de la manière la plus efficace et la plus appropriée pour leur permettre d’accéder aux produits ou services souhaités, ou à toute autre aide dont ils peuvent avoir besoin.

• Gérer des rendez-vous

  Accepter, programmer et annuler des rendez-vous.

• Tenir des journaux de bord

  Tenir des journaux de bord exigés conformément à la pratique et aux formats établis.

• Communiquer des instructions verbales

  Communiquer des instructions claires. S’assurer que les messages sont compris et suivis correctement.

• Communiquer par téléphone

  Assurer une permanence téléphonique en effectuant des appels et en y répondant avec courtoisie, professionnalisme et rapidité.

• Utiliser Microsoft Office

  Avoir une maîtrise suffisante des programmes standard de la suite Microsoft Office. Créer un document et effectuer la mise en forme de base, insérer des sauts de page, créer des en-têtes ou des pieds de page, ajouter des graphiques, créer des tables des matières générées automatiquement et fusionner des lettres types à partir d’une base de données d’adresses (généralement dans Excel). Créer des feuilles de calcul automatique et des images; trier et filtrer des tableaux de données.

• Entretenir une zone d’accueil

  Veiller à l’organisation et à l’entretien de la zone d’accueil afin qu’elle reste présentable aux yeux des invités et des visiteurs lorsqu’ils arrivent.

Connaissances et aptitudes facultatives

Source: Sisyphus ODB