Métier secrétaire

Les secrétaires généralistes réalisent des tâches administratives et de bureau courantes, telles que la trame des correspondances, la planification des rendez-vous, l'organisation et la mise à jour de l'archivage (papier et électronique), et la transmission d'informations aux visiteurs ou par téléphone.

Types de personnalités

• Conventionnel / Entreprenant

Tâches secrétaire

• Répond, filtre et oriente les appels téléphoniques, prend les messages et traite les demandes ou questions.
• Accueille les visiteurs et les oriente vers les interlocuteurs appropriés.
• Ouvre, trie et distribue les courriers arrivants, dont les fax et e-mail, et prépare les réponses aux sollicitations courantes.
• Prépare les courriers, rapports, présentations et autres documents à partir de brouillons, notes ou dictaphone, en utilisant divers logiciels informatiques.
• Classe et extrait des documents, courriers, enregistrements ou rapports, et met en place un système d'archivage.
• Fixe les rendez-vous et actualise les agendas.
• Organise les déplacements, les itinéraires, les conférences, et la participation des cadres à des événements sociaux.
• Prépare les ordres du jour et les convocations aux réunions, y participe et en établit les comptes rendus.
• Commande et gère les fournitures administratives.
• Actualise ses connaissances sur l'utilisation des logiciels et équipements de bureau (fax, photocopieurs, imprimantes, scanners, téléphone), et signale d'éventuels disfonctionnements.
• Sert des boissons, par exemple à sa hiérarchie et aux visiteurs.

Métiers connexes secrétariat

• Assistant de direction
• Assistante de direction
• Autres secrétaires
• Chef de secrétariat
• Secrétaire d'équipe ou de service
• Secrétaire de projet
• Secrétaire juridique
• Secrétaire médicale
• Sténotypiste

Connaissances

• Politiques d'entreprise

  L’ensemble des règles qui régissent l’activité d’une entreprise.

Aptitudes

• Classer des documents

  Créer un système de classement. Rédiger un catalogue de documents. Étiqueter des documents, etc.

• Remplir des formulaires

  Remplir des formulaires de nature différente avec des informations exactes, de calligraphie lisible et en temps utile.

• Communiquer par téléphone

  Assurer une permanence téléphonique en effectuant des appels et en y répondant avec courtoisie, professionnalisme et rapidité.

• Gérer des agendas

  Programmer et confirmer les rendez-vous pour le personnel du bureau, principalement les cadres et les employés de la direction, avec des parties extérieures.

• Entretenir des systèmes de communication interne

  Entretenir un système efficace de communication interne entre les employés et les directeurs des services.

• Tenir des registres de travaux

  Organiser et classer des registres de rapports établis et la correspondance liée aux travaux exécutés et à l’état d’avancement des tâches.

• Rédiger des courriers électroniques professionnels

  Préparer, compiler et rédiger des courriers contenant les informations adéquates et en utilisant un langage convenable pour des communications internes ou externes.

• Diffuser des communications internes

  Diffuser des communications internes en utilisant les différents canaux de communication dont une entreprise dispose.

• Communiquer des messages aux gens

  Recevoir, traiter et transmettre des messages aux personnes provenant d’appels téléphoniques, de télécopies, de courriers postaux et de courriels.

• Contrôler les absences de salariés

  Garder une vue d’ensemble sur les vacances, les congés de maladie et les absences du personnel, les inscrire au programme et remplir les documents et certificats nécessaires.

• Utiliser Microsoft Office

  Avoir une maîtrise suffisante des programmes standard de la suite Microsoft Office. Créer un document et effectuer la mise en forme de base, insérer des sauts de page, créer des en-têtes ou des pieds de page, ajouter des graphiques, créer des tables des matières générées automatiquement et fusionner des lettres types à partir d’une base de données d’adresses (généralement dans Excel). Créer des feuilles de calcul automatique et des images; trier et filtrer des tableaux de données.

• Assurer des activités administratives de routine

  Programmer, préparer et mener à bien des activités devant être assurées quotidiennement dans des bureaux telles que les envois de courriers, la réception des fournitures, la transmission d’informations actualisées à la direction et au personnel et le bon déroulement des opérations.

• Communiquer des plannings aux personnes concernées

  Transmettre les informations pertinentes relatives au planning. Présenter le planning aux personnes concernées et les informer de tout changement qui pourrait y être apporté. Valider les plannings et vérifier que chacun a bien compris l'information qui lui a été transmise.

• Classer des documents commerciaux

  Rassembler des documents provenant de la photocopieuse, des e-mails ou des opérations quotidiennes des entreprises.

• Gérer le courrier

  Gérer le courrier en tenant compte des questions de protection des données, des exigences en matière de santé et de sécurité et des spécifications de différents types de courrier.

• Exécuter des instructions commandées

  Exécuter des instructions, généralement orales, fournies par des gestionnaires et des directives concernant les mesures à prendre. Prendre des notes, enquêter et prendre des mesures concernant les demandes autorisées.

• Organiser des installations pour le personnel de bureau

  Gérer le calendrier des réservations pour les conférences et les réunions de nature interne ou externe. Faire le tour du marché et réserver les moyens de déplacement ou l’hébergement du personnel de bureau.

Connaissances et aptitudes facultatives

Source: Sisyphus ODB