Métier secrétaire

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    secrétaire

Les secrétaires généralistes réalisent des tâches administratives et de bureau courantes, telles que la trame des correspondances, la planification des rendez-vous, l'organisation et la mise à jour de l'archivage (papier et électronique), et la transmission d'informations aux visiteurs ou par téléphone.

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Types de personnalités

  • Conventionnel / Entreprenant

Tâches secrétaire

  • Répond, filtre et oriente les appels téléphoniques, prend les messages et traite les demandes ou questions.
  • Accueille les visiteurs et les oriente vers les interlocuteurs appropriés.
  • Ouvre, trie et distribue les courriers arrivants, dont les fax et e-mail, et prépare les réponses aux sollicitations courantes.
  • Prépare les courriers, rapports, présentations et autres documents à partir de brouillons, notes ou dictaphone, en utilisant divers logiciels informatiques.
  • Classe et extrait des documents, courriers, enregistrements ou rapports, et met en place un système d'archivage.
  • Fixe les rendez-vous et actualise les agendas.
  • Organise les déplacements, les itinéraires, les conférences, et la participation des cadres à des événements sociaux.
  • Prépare les ordres du jour et les convocations aux réunions, y participe et en établit les comptes rendus.
  • Commande et gère les fournitures administratives.
  • Actualise ses connaissances sur l'utilisation des logiciels et équipements de bureau (fax, photocopieurs, imprimantes, scanners, téléphone), et signale d'éventuels disfonctionnements.
  • Sert des boissons, par exemple à sa hiérarchie et aux visiteurs.

Métiers connexes secrétariat

Connaissances

  • Politiques d'entreprise

Aptitudes

  • Diffuser des communications internes
  • Tenir des registres de travaux
  • Remplir des formulaires
  • Contrôler les absences de salariés
  • Classer des documents commerciaux
  • Gérer le courrier
  • Utiliser Microsoft Office
  • Communiquer des messages aux gens
  • Gérer des agendas
  • Entretenir des systèmes de communication interne
  • Rédiger des courriers électroniques professionnels
  • Communiquer par téléphone
  • Classer des documents
  • Communiquer des plannings aux personnes concernées
  • Organiser des installations pour le personnel de bureau
  • Exécuter des instructions commandées
  • Assurer des activités administratives de routine

Connaissances et aptitudes facultatives

émettre des factures de vente gérer les transactions financières techniques comptables gérer des besoins en articles de papeterie préparer des supports de présentation administration éducative gérer une petite caisse gérer du contenu en ligne droit des relations collectives de travail organiser les déplacements du personnel gérer des budgets distribuer le courrier droit scolaire rédiger des comptes rendus de réunion faire preuve d'une attitude professionnelle vis-à-vis de clients utiliser des systèmes bureautiques commander des produits en papier imprimé gérer des comptes établir la documentation conformément aux exigences légales