Métier secrétaire
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Les secrétaires généralistes réalisent des tâches administratives et de bureau courantes, telles que la trame des correspondances, la planification des rendez-vous, l'organisation et la mise à jour de l'archivage (papier et électronique), et la transmission d'informations aux visiteurs ou par téléphone.
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Types de personnalités
- Conventionnel / Entreprenant
Tâches secrétaire
- Répond, filtre et oriente les appels téléphoniques, prend les messages et traite les demandes ou questions.
- Accueille les visiteurs et les oriente vers les interlocuteurs appropriés.
- Ouvre, trie et distribue les courriers arrivants, dont les fax et e-mail, et prépare les réponses aux sollicitations courantes.
- Prépare les courriers, rapports, présentations et autres documents à partir de brouillons, notes ou dictaphone, en utilisant divers logiciels informatiques.
- Classe et extrait des documents, courriers, enregistrements ou rapports, et met en place un système d'archivage.
- Fixe les rendez-vous et actualise les agendas.
- Organise les déplacements, les itinéraires, les conférences, et la participation des cadres à des événements sociaux.
- Prépare les ordres du jour et les convocations aux réunions, y participe et en établit les comptes rendus.
- Commande et gère les fournitures administratives.
- Actualise ses connaissances sur l'utilisation des logiciels et équipements de bureau (fax, photocopieurs, imprimantes, scanners, téléphone), et signale d'éventuels disfonctionnements.
- Sert des boissons, par exemple à sa hiérarchie et aux visiteurs.
Métiers connexes secrétariat
- Assistant de direction
- Assistante de direction
- Autres secrétaires
- Chef de secrétariat
- Secrétaire d'équipe ou de service
- Secrétaire de projet
- Secrétaire juridique
- Secrétaire médicale
- Sténotypiste
Connaissances
- Politiques d'entreprise
Aptitudes
- Diffuser des communications internes
- Tenir des registres de travaux
- Remplir des formulaires
- Contrôler les absences de salariés
- Classer des documents commerciaux
- Gérer le courrier
- Utiliser Microsoft Office
- Communiquer des messages aux gens
- Gérer des agendas
- Entretenir des systèmes de communication interne
- Rédiger des courriers électroniques professionnels
- Communiquer par téléphone
- Classer des documents
- Communiquer des plannings aux personnes concernées
- Organiser des installations pour le personnel de bureau
- Exécuter des instructions commandées
- Assurer des activités administratives de routine