Zawód sekretarka

Sekretarka wykonuje rutynowe funkcje administracyjne i urzędnicze, co obejmuje dostarczanie niezbędnych informacji, wykonywanie zadań biurowych takich jak: przygotowywanie korespondencji, organizowanie spotkań, przyjmowanie gości oraz ustalanie terminów.

Chcesz dowiedzieć się, jaki rodzaj kariery i jakie zawody najbardziej Ci odpowiadają? Skorzystaj z naszego bezpłatnego testu kariery w oparciu o kod Hollanda i przekonaj się.

Typ osobowości

• Konwencjonalny / Przedsiębiorczy

Zadania sekretarka

• Odpowiada, rejestruje i przekierowuje rozmowy telefoniczne, przyjmuje wiadomości a także odpowiada na prośby i pytania.
• Wita gości i prowadzi ich do odpowiednich osób.
• Otwiera, sortuje i dystrybuuje przychodząca korespondencję, w tym również faxy oraz emaile; przygotowuje odpowiedzi na korespondencje zawierającą rutynowe pytania.
• Przygotowuje korespondencję, memo, raporty, prezentacje i inne dokumenty ze szkiców, ręcznie sporządzonych kopii, zapisków itp. używając do tego na przykład komputera z odpowiednim oprogramowaniem.
• Robi kopie korespondencji, dokumentów i innych materiałów drukowanych.
• Organizuje i umawia spotkania.
• Organizuje podróże, spotkania biznesowe, konferencje oraz inne zajęcia.
• Przygotowuje porządek spotkań i je organizuje uczestniczy w spotkaniach i je protokółuje.
• Przygotowuje zamówienia na dostawy urządzeń i materiałów biurowych.
• Zdobywa wiedzę na tema używania urządzeń biurowych takich jak komputery, fax, kopiarki, drukarki, skanery i systemy telefoniczne; a także informuje o wadliwie działających urządzeniach.
• Przygotowuje i podaje napoje np. menedżerom lub gościom.

Powiązane zawody sekretariat

• Asystent osobisty
• Inny pracownik sekretariatu
• Office manager / kierownik biura
• Protokolant
• Recepcja lub sekretariat w placówce medycznej
• Sekretariat administracyjny
• Sekretariat prawny
• Sekretariat wykonawczy
• Sekretariat zespołu lub działu
• Sekretarz projektu

Wiedza

• Polityki obowiązujące w przedsiębiorstwach

  Zbiór reguł rządzących działalnością firmy.

Umiejętności

• Zarządzać agendą pracowników

  Planować i potwierdzać spotkania pracowników urzędu, głównie przedstawicieli kadry kierowniczej i pracowników pełniących funkcje kierownicze, z zewnętrznymi podmiotami.

• Katalogować dokumenty

  Utworzyć system archiwizacji. Sporządzić katalog dokumentów. Dokumenty na etykiecie itp.

• Przekazywać osobom zainteresowanym harmonogramy

  Przekazywanie odpowiednich informacji dotyczących harmonogramów. Przedstawianie harmonogramów osobom, których dotyczą oraz informowanie ich o zmianach w harmonogramie. Zatwierdzanie harmonogramu i sprawdzenie, czy wszyscy zapoznali się z przekazanymi im informacjami.

• Obsługiwać pocztę

  Obsługiwać pocztę, biorąc pod uwagę kwestie ochrony danych, wymogi w zakresie ochrony zdrowia i bezpieczeństwa oraz specyfikacje różnych rodzajów poczty.

• Przetwarzać przekazane instrukcje

  Przetwarzać instrukcje, zwykle przekazane ustnie, dostarczone przez kierowników i wytyczne dotyczące działań, które należy podjąć. Odnotowywać, wypytywać i podejmować działania na zlecenie.

• Wypełniać formularze

  Wypełniać formularze o innym charakterze, zawierające dokładne informacje, w sposób czytelny i w odpowiednim czasie.

• Rozpowszechniać wiadomości

  Odbierać, przetwarzać i przekazywać innym osobom komunikaty pochodzące z rozmów telefonicznych, faksów oraz poczty tradycyjnej i elektronicznej.

• Monitorować nieobecności pracowników

  Prowadzić przegląd urlopów pracownika, zwolnień lekarskich i nieobecności, rejestrując je w porządku obrad i składać niezbędne dokumenty oraz zaświadczenia.

• Organizować pomieszczenia dla pracowników biurowych

  Zarządzać harmonogramem rezerwacji konferencji i spotkań o charakterze wewnętrznym lub zewnętrznym. Robić zakupy i rezerwacje na podróż lub zakwaterowanie dla pracowników biurowych.

• Korzystać z programu Microsoft Office

  Posiadać zdolność do pracy ze standardowymi programami Microsoft Office na odpowiednim poziomie. Tworzyć dokument i realizować podstawowe formatowanie, umieszczać podziały stron, tworzyć nagłówki lub stopki oraz wprowadzić elementy graficzne, tworzyć automatycznie generowane spisy treści i łączyć pisma w bazie danych adresowych (zwykle w formacie Excel). Tworzyć automatyczne arkusze kalkulacyjne, tworzyć obrazy i sortować i filtrować tabele danych.

• Prowadzić rejestr wykonywanych zadań

  Organizować i klasyfikować zapisy przygotowanych raportów i korespondencji związane z wykonaną pracą i ewidencją postępów zadań.

• Przygotowywać firmowe wiadomości e-mail

  Przygotowywanie, kompilowanie i wysyłanie wiadomości e-mail zawierających odpowiednie informacje oraz język właściwy dla komunikacji wewnętrznej lub zewnętrznej.

• Porządkować dokumenty handlowe

  Zbierać dokumenty wychodzące z kserokopiarki, poczty lub codziennych operacji firm.

• Utrzymywać systemy komunikacji wewnętrznej

  Utrzymywać skuteczny system komunikacji wewnętrznej między pracownikami i kierownikami działów.

• Porozumiewać się przez telefon

  Kontaktowanie się przez telefon poprzez wykonywanie i odbieranie połączeń w sposób terminowy, profesjonalny i uprzejmy.

• Rozpowszechniać komunikaty wewnętrzne

  Rozpowszechniać komunikaty wewnętrzne z wykorzystaniem różnych kanałów komunikacji dostępnych w firmie.

Source: Sisyphus ODB