Yrke administrativ assistent

Administrativa assistenter tillhandahåller administrativt och kontorsstöd till överordnade chefer. De utför diverse arbetsuppgifter, till exempel svarar på telefonsamtal, tar emot och vägleder besökare, beställer kontorsmateriel, upprätthåller smidig funktion av kontorsutrustningen och ser till att utrustning och apparater fungerar korrekt.

Personlighetstyp

• Konventionella / Företagsamma

Kunskap

• Företagspolicyer

  Den uppsättning regler som reglerar ett företags verksamhet.

Färdigheter

• Arkivera dokument

  Skapa ett arkiveringssystem. Skriva en dokumentkatalog. Märka dokument osv.

• Genomföra företagsundersökningar

  Söka och samla in information som är relevant för utvecklingen av företag på olika områden från juridik, redovisning och ekonomi till affärsområdet.

• Hantera post

  Hantera post med beaktande av dataskyddsfrågor, hälso- och säkerhetskrav samt specifikationer för olika typer av post.

• Sprida allmän företagsinformation

  Svara på frågor, lösa frågor och hantera förfrågningar om allmän institutionell och företagsinformation, t.ex. programregler, föreskrifter och rutiner. Bistå med information till både anställda och allmänheten.

• Säkerställa rätt dokumenthantering

  Säkerställa efterlevnad av standarder och regler för spårande och registrering inom dokumenthantering, t.ex. se till att ändringar identifieras, att dokumenten förblir läsbara och att inga föråldrade dokument används.

• Upprätta i lag föreskrivna redovisningshandlingar

  Hålla företagets föreskrivna redovisningshandlingar uppdaterade med relevant information från direktörerna och sekreterarna, ledningens intressen och registret över aktieägare.

• Sprida interna meddelanden

  Sprida interna meddelanden via de olika kommunikationskanaler som ett företag har till sitt förfogande.

• Utföra rutinmässiga kontorsuppgifter

  Planera, förbereda och genomföra dagliga aktiviteter på kontor såsom utskick, mottagande av leveranser, informering av chefer och anställda samt säkerställande av smidigt arbete.

• Använda kontorssystem

  Göra lämpligt bruk i rätt tid av de kontorssystem som används i företag, beroende på syftet, oavsett om det gäller insamling av meddelanden, kundinformation eller planering av dagordningen. Det omfattar förvaltning av system såsom kundrelationshantering, hantering av leverantörer, lagring och röstmeddelanden.

• Organisera bokningar för kontorspersonal

  Sköta bokningsschemat för konferenser och möten av intern eller extern karaktär. Sköta bokning av resor och lokaler åt kontorspersonal.

• Sprida meddelanden till personer

  Ta emot, bearbeta och vidarebefordra meddelanden från telefonsamtal, fax, post och e-post till personer.

• Ordna affärshandlingar

  Sammanställa dokument som kommer från en kopieringsapparat, via post eller företags dagliga verksamhet.

• Redigera e-postmeddelanden för företag

  Förbereda, sammanställa och skriva e-postmeddelanden med adekvat information och ett lämpligt språkbruk för att kunna kommunicera internt eller externt.

• Använda Microsoft Office

  Ha kunskap om hur standardprogrammen i Microsoft Office används. Skapa ett dokument och utföra grundläggande formatering, infoga sidbrytningar, skapa sidhuvuden eller sidfötter, infoga bilder, skapa automatiskt genererade tabeller och överföra formulärbrev från en adressdatabas (vanligtvis i Excel). Skapa kalkylblad med automatisk beräkning, skapa bilder samt sortera och filtrera datatabeller.

• Föra bok över arbetsuppgifter

  Organisera och klassificera register över sammanställda rapporter och korrespondens i samband med utfört arbete och förloppsregister över arbetsuppgifter.

• Fylla i formulär

  Fylla i formulär av annat slag med korrekt information, läsbar kalligrafi och inom rimlig tid.

Source: Sisyphus ODB