Yrke chefssekreterare

Chefssekreterare utför olika typer av arbetsuppgifter, oftast under allmän tillsyn. De utför administrativa uppgifter och ger stöd till ledningen för att se till att hela avdelningen fungerar väl.

Personlighetstyp

• Konventionella / Företagsamma

Kunskap

• Företagspolicyer

  Den uppsättning regler som reglerar ett företags verksamhet.

Färdigheter

• Skriva arbetsrelaterade rapporter

  Sammanställa arbetsrelaterade rapporter som stöder en effektiv relationshantering och en hög standard när det gäller dokumentation och registerföring. Skriva och presentera resultat och slutsatser på ett klart och begripligt sätt så att de kan förstås av en icke-expert.

• Redigera e-postmeddelanden för företag

  Förbereda, sammanställa och skriva e-postmeddelanden med adekvat information och ett lämpligt språkbruk för att kunna kommunicera internt eller externt.

• Sprida interna meddelanden

  Sprida interna meddelanden via de olika kommunikationskanaler som ett företag har till sitt förfogande.

• Underhålla interna kommunikationssystem

  Upprätthålla ett effektivt internt kommunikationssystem för anställda och avdelningschefer.

• Boka möten

  Boka och planera yrkesutnämningar eller möten för kunder eller överordnade.

• Skapa affärsrelationer

  Skapa ett positivt, långsiktigt förhållande mellan organisationer och utomstående intressenter, till exempel leverantörer, distributörer, aktieägare och andra intressenter, i syfte att informera dem om organisationen och dess mål.

• Använda kontorssystem

  Göra lämpligt bruk i rätt tid av de kontorssystem som används i företag, beroende på syftet, oavsett om det gäller insamling av meddelanden, kundinformation eller planering av dagordningen. Det omfattar förvaltning av system såsom kundrelationshantering, hantering av leverantörer, lagring och röstmeddelanden.

• Använda olika kommunikationskanaler

  Använda olika typer av kommunikationskanaler, t.ex. muntlig, handskriven, digital och telefonkommunikation, i syfte att formulera och dela idéer eller information.

• Hantera relationer med chefer

  Hantera relationer med chefer inom andra avdelningar för att säkerställa effektiv service och kommunikation, dvs. försäljning, planering, inköp, handel, distribution och teknik.

• Genomföra företagsundersökningar

  Söka och samla in information som är relevant för utvecklingen av företag på olika områden från juridik, redovisning och ekonomi till affärsområdet.

• Sköta samarbetet med styrelsemedlemmar

  Rapportera till ledningen, styrelsen och kommittéerna inom en organisation.

• Koordinera evenemang

  Ansvara för evenemang genom att hantera budget och logistik samt tillse stöd, säkerhet, krisplaner och uppföljning för evenemanget.

• Stödja chefer

  Tillhandahålla stöd och lösningar till chefer och direktörer i fråga om deras verksamhetsbehov och önskemål om att driva ett företag eller en affärsenhets dagliga verksamhet.

• Sprida meddelanden till personer

  Ta emot, bearbeta och vidarebefordra meddelanden från telefonsamtal, fax, post och e-post till personer.

• Behandla åtgärdsinstruktioner

  Behandla instruktioner, vanligtvis muntliga, som tillhandahålls av chefer och direktiv om åtgärder som ska vidtas. Notera, utreda och vidta åtgärder avseende de beställda förfrågningarna.

• Utföra sekreteraruppgifter

  Utföra administrativa uppgifter som arkivering, rapportskrivning och sköta postkorrespondens.

Source: Sisyphus ODB