Yrke direktionssekreterare

Direktionssekreterare är avancerade administrativa specialister som arbetar med högsta chefer eller i internationella sammanhang inom olika branscher. De anordnar möten, organiserar och upprätthåller pärmar, ordnar resor, utbildar personal, kommunicerar på andra språk och sköter den löpande verksamheten.

Vill du veta vilken typ av karriär och yrken som passar dig bäst? Ta vårt kostnadsfriakod karriärstest Holland och ta reda på det.

Personlighetstyp

• Konventionella / Sociala

Relaterade yrken sekreterare

• Administrativ sekreterare
• Advokatsekreterare
• Grupp- eller avdelningssekreterare
• Kontorschef
• Läkarsekreterare eller receptionist
• Personlig assistent
• Projektsekreterare
• Protokollförare
• Sekreterare (allmän)
• Sekreterare, övrigt

Kunskap

• Företagspolicyer

  Den uppsättning regler som reglerar ett företags verksamhet.

Färdigheter

• Skapa affärsrelationer

  Skapa ett positivt, långsiktigt förhållande mellan organisationer och utomstående intressenter, till exempel leverantörer, distributörer, aktieägare och andra intressenter, i syfte att informera dem om organisationen och dess mål.

• Sprida meddelanden till personer

  Ta emot, bearbeta och vidarebefordra meddelanden från telefonsamtal, fax, post och e-post till personer.

• Använda olika kommunikationskanaler

  Använda olika typer av kommunikationskanaler, t.ex. muntlig, handskriven, digital och telefonkommunikation, i syfte att formulera och dela idéer eller information.

• Utarbeta fullständiga texter utifrån nyckelord

  Upprätta utkast till e-postmeddelanden, brev och andra skriftliga dokument på grundval av nyckelord eller nyckelkoncept för innehållet. Välja lämpligt format och språk enligt dokumenttyp.

• Sköta kontorssystem

  Sköta förvaltningen och funktionsdugligheten hos de olika kontorssystem som behövs för att kontorslokaler ska fungera smidigt och dagligen, såsom interna kommunikationssystem, programvara för gemensamt utnyttjande inom företaget och kontorsnät.

• Iaktta tystnadsplikt

  Följa de regler som fastställer att information inte får lämnas ut utom till en annan behörig person.

• Genomföra företagsundersökningar

  Söka och samla in information som är relevant för utvecklingen av företag på olika områden från juridik, redovisning och ekonomi till affärsområdet.

• Organisera resor för personalen

  Planera alla former av affärsresor, inklusive planering och bokning av transporter, middagar och logi.

• Föra register över aktieägare

  Föra ett korrekt register över aktieägare och övervaka förändringar i aktieinnehavet i företaget.

• Kommunicera tidsplaner till berörda personer

  Förmedla relevant information om tidsplanering. Lägga fram planen för de berörda personerna och informera dem om eventuella ändringar i tidsplanen. Godkänna tidsplanerna och kontrollera att alla har förstått den information de fått.

• Tillämpa informationsäkerhetsprinciper

  Implementera policyer, metoder och regler för data- och informationssäkerhet för att efterleva principerna om sekretess, integritet och tillgänglighet.

• Hantera personalens program

  Planera och bekräfta möten med externa parter för kontorspersonalen, främst chefer och anställda på ledande befattningar.

• Använda kontorssystem

  Göra lämpligt bruk i rätt tid av de kontorssystem som används i företag, beroende på syftet, oavsett om det gäller insamling av meddelanden, kundinformation eller planering av dagordningen. Det omfattar förvaltning av system såsom kundrelationshantering, hantering av leverantörer, lagring och röstmeddelanden.

• Hantera relationer med chefer

  Hantera relationer med chefer inom andra avdelningar för att säkerställa effektiv service och kommunikation, dvs. försäljning, planering, inköp, handel, distribution och teknik.

• Behandla åtgärdsinstruktioner

  Behandla instruktioner, vanligtvis muntliga, som tillhandahålls av chefer och direktiv om åtgärder som ska vidtas. Notera, utreda och vidta åtgärder avseende de beställda förfrågningarna.

• Utföra sekreteraruppgifter

  Utföra administrativa uppgifter som arkivering, rapportskrivning och sköta postkorrespondens.

• Boka möten

  Boka och planera yrkesutnämningar eller möten för kunder eller överordnade.

• Koordinera evenemang

  Ansvara för evenemang genom att hantera budget och logistik samt tillse stöd, säkerhet, krisplaner och uppföljning för evenemanget.

• Redigera e-postmeddelanden för företag

  Förbereda, sammanställa och skriva e-postmeddelanden med adekvat information och ett lämpligt språkbruk för att kunna kommunicera internt eller externt.

Source: Sisyphus ODB