Yrke eventassistent

Eventassistenter genomför och följer planer angivna av eventproducenter och -koordinatorer. De är specialiserade på en viss del av planeringen, dvs. samordning av antingen catering, transporter eller lokaler.

Personlighetstyp

• Företagsamma / Konventionella

Färdigheter

• Skaffa tillstånd till evenemang

  Skaffa alla tillstånd som krävs enligt lag för att anordna ett evenemang eller en utställning, t.ex. genom att kontakta räddningstjänsten eller hälso- och sjukvården. Se till att livsmedel kan serveras på ett säkert sätt och i enlighet med alla lagstadgade krav.

• Diskutera med evenemangspersonal

  Kommunicera med personalen på en vald evenemangsplats för att samordna detaljerna.

• Välja leverantörer till evenemang

  Utvärdera och välja ut rätt leverantörer av rätt tjänster i enlighet med kundens specifika krav.

• Hålla tidsfrister

  Säkerställa att operativa processer avslutas vid en tidigare överenskommen tid.

• Granska evenemangsfakturor

  Kontrollera evenemangsfakturorna och genomför betalningarna.

• Förhandla om kontrakt med tjänsteleverantörer till evenemang

  Förhandla om kontrakt med tjänsteleverantörer till ett kommande evenemang, t.ex. hotell, konferenscenter och föreläsare.

• Organisera faciliteter på plats

  Se till att de dagliga faciliteter som behövs för besökare, försäljare, utställare och publik i allmänhet tillhandahålls och fungerar korrekt. Sörja för mottagande, parkering, toaletter, catering och logifaciliteter.

• Upprätthålla evenemangsförteckning

  Föra register över alla administrativa aspekter av ett kommande evenemang, inklusive finansiella uppgifter.

• Organisera registrering av evenemangsdeltagare

  Organisera den officiella registreringen av evenemangsdeltagare.

• Samordna catering

  Kontakta cateringföretag och undersöka olika leverantörer för att hitta det lämpligaste cateringföretaget för evenemanget. Ordna och ingå avtal med cateringföretag om tillhandahållande av tjänsten.

• Leda installationen av infrastruktur för evenemang

  Planera och övervaka montering av konstruktioner såsom scener, anslutning till elnätet, belysning och projektorutrustning. Se till att arbetstagarna arbetar i enlighet med kundens behov och säkerhetsbestämmelserna.

• Marknadsföra evenemang

  Skapa intresse för ett evenemang genom kampanjer, till exempel annonsering eller utdelning av flygblad.

• Behandla åtgärdsinstruktioner

  Behandla instruktioner, vanligtvis muntliga, som tillhandahålls av chefer och direktiv om åtgärder som ska vidtas. Notera, utreda och vidta åtgärder avseende de beställda förfrågningarna.

• Arrangera specialevenemang

  Organisera de förberedelser som behövs för catering vid specialevenemang, t.ex. konferenser, stora fester eller banketter.

• övervaka aktiviteter vid evenemang

  Övervaka aktiviteter vid evenemang för att se till att lagar och andra förordningar följs, tillse deltagarnas tillfredsställelse och lösa eventuella problem.

• Skapa uppmärksamhet kring ett evenemang

  Utforma reklam och kampanjer för kommande evenemang eller utställningar; fånga sponsorers uppmärksamhet.

Source: Sisyphus ODB