Yrke kontorschef

Kontorschefer övervakar det administrativa arbete som tjänstemän får i uppdrag i olika typer av organisationer eller föreningar. De utför mikroförvaltning och håller noggrann uppsikt över administrativa processer som till exempel kontroll av brevväxling, utformning av registersystem, översyn och godkännande av krav på förvärv, tilldelning och övervakning av kontorsfunktioner. De rapporterar till chefer inom samma avdelning eller till företagschefer beroende på företagets storlek.

Vill du veta vilken typ av karriär och yrken som passar dig bäst? Ta vårt kostnadsfriakod karriärstest Holland och ta reda på det.

Personlighetstyp

• Företagsamma / Konventionella

Relaterade yrken sekreterare

• Administrativ sekreterare
• Advokatsekreterare
• Chefssekreterare
• Grupp- eller avdelningssekreterare
• Läkarsekreterare eller receptionist
• Personlig assistent
• Projektsekreterare
• Protokollförare
• Sekreterare (allmän)
• Sekreterare, övrigt

Kunskap

• Kontorsprogramvara

  Programmens egenskaper och funktion, som t.ex. ordbehandling, kalkylblad, presentation, e-post och databas.

• Kostnadshantering

  Planering, övervakning och justering av kostnader och intäkter för ett företag i syfte att uppnå kostnadseffektivitet och tillräcklig kapacitet.

Färdigheter

• Delegera uppgifter

  Delegera aktiviteter och uppgifter till andra beroende på deras förmåga, förberedelsenivå, behörighet och rättsligt fastställda arbetsområde. Se till att människor förstår vad de ska göra och när de ska göra det.

• Använda kontorssystem

  Göra lämpligt bruk i rätt tid av de kontorssystem som används i företag, beroende på syftet, oavsett om det gäller insamling av meddelanden, kundinformation eller planering av dagordningen. Det omfattar förvaltning av system såsom kundrelationshantering, hantering av leverantörer, lagring och röstmeddelanden.

• Utföra sekreteraruppgifter

  Utföra administrativa uppgifter som arkivering, rapportskrivning och sköta postkorrespondens.

• Ansvara för administrativa system

  Se till att de administrativa systemen, processerna och databaserna är effektiva och välhanterade samt ger en god grund för arbetet tillsammans med den administrativa tjänstemannen/personalen/yrkesutövaren.

• Skapa en arbetsmiljö präglad av kontinuerlig förbättring

  Tillämpa förvaltningsmetoder med inriktning mot kontinuerlig förbättring och förebyggande underhåll. Fokusera på problemlösning och principer för lagarbete.

• Använda olika kommunikationskanaler

  Använda olika typer av kommunikationskanaler, t.ex. muntlig, handskriven, digital och telefonkommunikation, i syfte att formulera och dela idéer eller information.

• Tillgodose behovet av kontorsutrustning

  Övervaka, analysera och tillhandahålla de anordningar som krävs på kontor och i affärsverksamhet för att driften ska kunna fungera på ett smidigt sätt. Förbereda utrustning såsom kommunikationsutrustning, datorer, faxmaskiner och kopieringsapparater.

• Leda anställda

  Hantera anställda och underordnade, som arbetar i grupp eller enskilt, för att maximera deras resultat och insatser. Planera deras arbete och verksamhet, ge instruktioner, motivera och leda arbetstagarna så att de når företagets mål. Övervaka och mäta hur en anställd tar sitt ansvar och hur väl detta utförs. Identifiera områden som kan förbättras och lägga fram förslag för att uppnå detta. Leda en grupp människor att uppnå målen och upprätthålla en effektiv arbetsrelation bland personalen.

• Sköta kontorssystem

  Sköta förvaltningen och funktionsdugligheten hos de olika kontorssystem som behövs för att kontorslokaler ska fungera smidigt och dagligen, såsom interna kommunikationssystem, programvara för gemensamt utnyttjande inom företaget och kontorsnät.

• Analysera personalsituationen

  Utvärdera och identifiera personalbrist i fråga om kvantitet, kompetens, prestationsintäkter och överskott.

• Förbättra arbetsuppgifterna

  Lägga fram rekommendationer till förbättring av arbetsuppgifterna.

• Instruera personal

  Instruera underordnad personal genom att använda olika kommunikationsmedel. Anpassa kommunikationen till målgruppen i syfte att förmedla instruktioner på rätt sätt.

• Tillgodose behovet av kontorsförnödenheter

  Övervaka, analysera och tillhandahålla tillräckliga och nödvändiga kontorsförnödenheter för att verksamheten ska kunna drivas på ett smidigt sätt.

• Implementera bolagsstyrning

  Tillämpa en rad principer och mekanismer utifrån vilka en organisation förvaltas och styrs, fastställa informationsrutiner, kontrollera arbetsflöden och beslutsprocesser, fördela rättigheter och ansvarsområden mellan avdelningar och enskilda personer, fastställa företagsmål samt övervaka och utvärdera åtgärder och resultat.

• Skriva arbetsrelaterade rapporter

  Sammanställa arbetsrelaterade rapporter som stöder en effektiv relationshantering och en hög standard när det gäller dokumentation och registerföring. Skriva och presentera resultat och slutsatser på ett klart och begripligt sätt så att de kan förstås av en icke-expert.

Source: Sisyphus ODB