Yrke sekreterare

sekreterare
Credits: Shutterstock.com

Sekreterare utför en rad administrativa arbetsuppgifter som gör det möjligt för en organisation att fungera väl. De svarar i telefon, författar och skickar e-post, sköter journaler, anordnar möten, tar emot och vidarebefordrar meddelanden, lämnar in handlingar, organiserar och bidrar till möten och sköter databaser.

Personlighetstyp

Kostnadsfria Karriärprovet

Vilka yrken gillar du? Välj en karriär som stämmer med dina preferenser. Gör karriärprovet.

Till testet

Relaterade yrken sekreterare

  • Administrativ sekreterare
  • Advokatsekreterare
  • Chefssekreterare
  • Grupp- eller avdelningssekreterare
  • Kontorschef
  • Läkarsekreterare eller receptionist
  • Personlig assistent
  • Projektsekreterare
  • Protokollförare
  • Sekreterare, övrigt

Kunskap

  • Företagspolicyer

    Den uppsättning regler som reglerar ett företags verksamhet.

Färdigheter

  • Arkivera dokument

    Skapa ett arkiveringssystem. Skriva en dokumentkatalog. Märka dokument osv.

  • Ordna affärshandlingar

    Sammanställa dokument som kommer från en kopieringsapparat, via post eller företags dagliga verksamhet.

  • övervaka personalens frånvaro

    Hålla uppsikt över de anställdas semestrar, sjukskrivningar och frånvaro, registrera dem och arkivera de handlingar och intyg som krävs.

  • Använda Microsoft Office

    Ha kunskap om hur standardprogrammen i Microsoft Office används. Skapa ett dokument och utföra grundläggande formatering, infoga sidbrytningar, skapa sidhuvuden eller sidfötter, infoga bilder, skapa automatiskt genererade tabeller och överföra formulärbrev från en adressdatabas (vanligtvis i Excel). Skapa kalkylblad med automatisk beräkning, skapa bilder samt sortera och filtrera datatabeller.

  • Hantera personalens program

    Planera och bekräfta möten med externa parter för kontorspersonalen, främst chefer och anställda på ledande befattningar.

  • Organisera bokningar för kontorspersonal

    Sköta bokningsschemat för konferenser och möten av intern eller extern karaktär. Sköta bokning av resor och lokaler åt kontorspersonal.

  • Hantera post

    Hantera post med beaktande av dataskyddsfrågor, hälso- och säkerhetskrav samt specifikationer för olika typer av post.

  • Utföra rutinmässiga kontorsuppgifter

    Planera, förbereda och genomföra dagliga aktiviteter på kontor såsom utskick, mottagande av leveranser, informering av chefer och anställda samt säkerställande av smidigt arbete.

  • Föra bok över arbetsuppgifter

    Organisera och klassificera register över sammanställda rapporter och korrespondens i samband med utfört arbete och förloppsregister över arbetsuppgifter.

  • Redigera e-postmeddelanden för företag

    Förbereda, sammanställa och skriva e-postmeddelanden med adekvat information och ett lämpligt språkbruk för att kunna kommunicera internt eller externt.

  • Kommunicera via telefon

    Kommunicera över telefon genom att ringa och svara på samtal punktligt, professionellt och artigt.

  • Underhålla interna kommunikationssystem

    Upprätthålla ett effektivt internt kommunikationssystem för anställda och avdelningschefer.

  • Kommunicera tidsplaner till berörda personer

    Förmedla relevant information om tidsplanering. Lägga fram planen för de berörda personerna och informera dem om eventuella ändringar i tidsplanen. Godkänna tidsplanerna och kontrollera att alla har förstått den information de fått.

  • Sprida interna meddelanden

    Sprida interna meddelanden via de olika kommunikationskanaler som ett företag har till sitt förfogande.

  • Fylla i formulär

    Fylla i formulär av annat slag med korrekt information, läsbar kalligrafi och inom rimlig tid.

  • Sprida meddelanden till personer

    Ta emot, bearbeta och vidarebefordra meddelanden från telefonsamtal, fax, post och e-post till personer.

  • Behandla åtgärdsinstruktioner

    Behandla instruktioner, vanligtvis muntliga, som tillhandahålls av chefer och direktiv om åtgärder som ska vidtas. Notera, utreda och vidta åtgärder avseende de beställda förfrågningarna.

Source: Sisyphus ODB