Yrke sekreterare

Sekreterare utför en rad administrativa arbetsuppgifter som gör det möjligt för en organisation att fungera väl. De svarar i telefon, författar och skickar e-post, sköter journaler, anordnar möten, tar emot och vidarebefordrar meddelanden, lämnar in handlingar, organiserar och bidrar till möten och sköter databaser.

Vill du veta vilken typ av karriär och yrken som passar dig bäst? Ta vårt kostnadsfriakod karriärstest Holland och ta reda på det.

Personlighetstyp

• Konventionella / Företagsamma

Relaterade yrken sekreterare

• Administrativ sekreterare
• Advokatsekreterare
• Chefssekreterare
• Grupp- eller avdelningssekreterare
• Kontorschef
• Läkarsekreterare eller receptionist
• Personlig assistent
• Projektsekreterare
• Protokollförare
• Sekreterare, övrigt

Kunskap

• Företagspolicyer

  Den uppsättning regler som reglerar ett företags verksamhet.

Färdigheter

• Arkivera dokument

  Skapa ett arkiveringssystem. Skriva en dokumentkatalog. Märka dokument osv.

• Ordna affärshandlingar

  Sammanställa dokument som kommer från en kopieringsapparat, via post eller företags dagliga verksamhet.

• övervaka personalens frånvaro

  Hålla uppsikt över de anställdas semestrar, sjukskrivningar och frånvaro, registrera dem och arkivera de handlingar och intyg som krävs.

• Använda Microsoft Office

  Ha kunskap om hur standardprogrammen i Microsoft Office används. Skapa ett dokument och utföra grundläggande formatering, infoga sidbrytningar, skapa sidhuvuden eller sidfötter, infoga bilder, skapa automatiskt genererade tabeller och överföra formulärbrev från en adressdatabas (vanligtvis i Excel). Skapa kalkylblad med automatisk beräkning, skapa bilder samt sortera och filtrera datatabeller.

• Hantera personalens program

  Planera och bekräfta möten med externa parter för kontorspersonalen, främst chefer och anställda på ledande befattningar.

• Organisera bokningar för kontorspersonal

  Sköta bokningsschemat för konferenser och möten av intern eller extern karaktär. Sköta bokning av resor och lokaler åt kontorspersonal.

• Hantera post

  Hantera post med beaktande av dataskyddsfrågor, hälso- och säkerhetskrav samt specifikationer för olika typer av post.

• Utföra rutinmässiga kontorsuppgifter

  Planera, förbereda och genomföra dagliga aktiviteter på kontor såsom utskick, mottagande av leveranser, informering av chefer och anställda samt säkerställande av smidigt arbete.

• Föra bok över arbetsuppgifter

  Organisera och klassificera register över sammanställda rapporter och korrespondens i samband med utfört arbete och förloppsregister över arbetsuppgifter.

• Redigera e-postmeddelanden för företag

  Förbereda, sammanställa och skriva e-postmeddelanden med adekvat information och ett lämpligt språkbruk för att kunna kommunicera internt eller externt.

• Kommunicera via telefon

  Kommunicera över telefon genom att ringa och svara på samtal punktligt, professionellt och artigt.

• Underhålla interna kommunikationssystem

  Upprätthålla ett effektivt internt kommunikationssystem för anställda och avdelningschefer.

• Kommunicera tidsplaner till berörda personer

  Förmedla relevant information om tidsplanering. Lägga fram planen för de berörda personerna och informera dem om eventuella ändringar i tidsplanen. Godkänna tidsplanerna och kontrollera att alla har förstått den information de fått.

• Sprida interna meddelanden

  Sprida interna meddelanden via de olika kommunikationskanaler som ett företag har till sitt förfogande.

• Fylla i formulär

  Fylla i formulär av annat slag med korrekt information, läsbar kalligrafi och inom rimlig tid.

• Sprida meddelanden till personer

  Ta emot, bearbeta och vidarebefordra meddelanden från telefonsamtal, fax, post och e-post till personer.

• Behandla åtgärdsinstruktioner

  Behandla instruktioner, vanligtvis muntliga, som tillhandahålls av chefer och direktiv om åtgärder som ska vidtas. Notera, utreda och vidta åtgärder avseende de beställda förfrågningarna.

Source: Sisyphus ODB