Profesión asistente de gestión

Los asistentes de gestión realizan diversos tipos de puestos de trabajo, generalmente bajo supervisión general. Llevan a cabo tareas administrativas y llevan a los gestores a garantizar el buen funcionamiento de todo el departamento.

Tipos de personalidades

• Convencional / Emprendedor

Conocimientos

• Normas y directrices de gestión de empresas

  El conjunto de normas que rigen la actividad de una empresa.

Capacidades

• Mantener sistemas de comunicación interna

  Mantener un sistema de comunicación interna eficaz entre empleados y gerentes de departamentos.

• Actuar de enlace con los miembros del consejo

  Informar a la administración, los consejos de administración y comités de una organización.

• Seguir las instrucciones de los gestores y directivos

  Procesar las instrucciones, normalmente orales, proporcionadas por los gestores y directivos sobre las actuaciones que deben llevarse a cabo. Tomar nota, preguntar y adoptar medidas sobre las solicitudes encargadas.

• Utilizar sistemas administrativos

  Realizar un uso adecuado y oportuno de los sistemas ofimáticos utilizados en las instalaciones empresariales, en función del objetivo, ya sea para la recopilación de mensajes, el almacenamiento de información de los clientes o la programación de las agendas. Ello incluye la administración de sistemas como la gestión de relaciones con los clientes, la gestión de proveedores, el almacenamiento y los sistemas de correo de voz.

• Utilizar distintos métodos de comunicación

  Hacer uso de varios tipos de canales de comunicación, como la comunicación verbal, escrita, digital y telefónica, con el fin de construir y compartir ideas o información.

• Desarrollar relaciones comerciales

  Establecer una relación positiva y a largo plazo entre las organizaciones y los terceros interesados, como proveedores, distribuidores, accionistas y otros actores principales, con el fin de informarles de la organización y sus objetivos.

• Coordinar eventos

  Dirigir eventos mediante la gestión del presupuesto, la logística, el apoyo al evento, la seguridad, los planes de emergencia y el seguimiento.

• Transmitir los mensajes

  Recibir, procesar y transmitir mensajes a personas procedentes de llamadas telefónicas, faxes, cartas y correos electrónicos.

• Comunicarse con los jefes y directivos

  Actuar de enlace con los gerentes de otros departamentos para garantizar un servicio y una comunicación eficaces: ventas, planificación, compras, comercio, distribución y asistencia técnica.

• Difundir comunicaciones internas

  Difundir las comunicaciones internas a través de los diferentes canales de comunicación que una empresa tiene a su disposición.

• Realizar investigación empresarial

  Buscar y recopilar información pertinente para el desarrollo de empresas en distintos ámbitos, desde cuestiones jurídicas, contables o financieras hasta aspectos comerciales.

• Realizar tareas administrativas

  Realizar tareas administrativas como archivar, redactar informes y mantener correspondencia por correo.

• Organizar reuniones

  Establecer y programar citas o reuniones profesionales para clientes o superiores.

• Preparar informes sobre asuntos relacionados con el trabajo

  Elaborar informes relacionados con el trabajo que respalden la gestión efectiva de las relaciones y un elevado nivel de documentación y mantenimiento de registros. Redactar y presentar resultados y conclusiones de manera clara e inteligible, de modo que resulten comprensibles para un público no especializado.

• Redactar correos electrónicos corporativos

  Preparar, recopilar y enviar mensajes de correo electrónico con la información adecuada y un lenguaje adecuado para efectuar comunicaciones internas o externas.

• Apoyar a los gestores y directivos

  Proporcionar apoyo y soluciones a gestores y directivos por lo que respecta a sus necesidades empresariales y solicitudes de gestión de una empresa o de las operaciones diarias de una unidad de negocio.

Conocimientos y capacidades optativas

Source: Sisyphus ODB