Profesión asistente de organización de eventos

Los asistentes de organización de eventos aplican y siguen planes detallados por los organizadores de conferencias y eventos. Están especializados en una parte de la planificación o bien en la coordinación de los servicios de catering, el transporte o las instalaciones.

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Tipos de personalidades

• Emprendedor / Convencional

Capacidades

• Organizar servicios e instalaciones para visitantes

  Asegurarse de que los servicios e instalaciones diarios para visitantes, vendedores, expositores y el público en general se presten y funcionan correctamente. Garantizar la prestación de servicios de recepción, aparcamiento, aseos, restauración y alojamiento.

• Obtener permisos para la organización de eventos

  Obtener todos los permisos legalmente necesarios para organizar un evento o una exposición, p. ej., poniéndose en contacto con el departamento de bomberos o de sanidad. Asegurarse de que los alimentos se puedan servir de manera segura y de acuerdo con todos los requisitos legales.

• Seguir las instrucciones de los gestores y directivos

  Procesar las instrucciones, normalmente orales, proporcionadas por los gestores y directivos sobre las actuaciones que deben llevarse a cabo. Tomar nota, preguntar y adoptar medidas sobre las solicitudes encargadas.

• Cumplir plazos

  Asegurar que los procesos operativos finalicen en un momento previamente acordado.

• Organizar el registro de participantes en un evento

  Organizar el registro oficial de los participantes en eventos.

• Realizar el seguimiento de actividades relacionadas con eventos

  Realizar el seguimiento de actividades relacionadas con eventos para asegurarse de que se cumplan las normas y las leyes, velar por la satisfacción de los participantes y resolver cualquier problema que surja.

• Organizar el servicio de comida preparada

  Contactar con empresas de servicios de comida preparada y comprar a diferentes proveedores para encontrar al proveedor más adecuado para el evento. Organizar y acordar contratos con proveedores de servicios de comida preparada para la prestación del servicio.

• Consultar con el personal de eventos

  Comunicarse con los miembros del personal en el sitio del evento seleccionado para coordinar los detalles.

• Elegir a proveedores de eventos

  Evaluar y seleccionar a los proveedores adecuados de los servicios adecuados, de acuerdo con los requisitos específicos del cliente.

• Promover eventos

  Generar interés por un evento mediante acciones de promoción, como la colocación de anuncios o la distribución de folletos.

• Organizar eventos especiales

  Organizar los preparativos necesarios en cuanto a servicios de restauración en eventos especiales como conferencias, fiestas multitudinarias o banquetes.

• Gestionar la instalación de estructuras para eventos

  Planificar y supervisar el montaje de estructuras como escenarios, conexión a la red eléctrica, iluminación y equipos de proyección. Asegurarse de que los empleados trabajen de conformidad con los requisitos y las normas de seguridad del cliente.

• Mantener registros de eventos

  Mantener registros de todos los aspectos administrativos de un evento que se celebrará próximamente, incluidos los datos financieros.

• Revisar facturas de eventos

  Comprobar las facturas del evento y realizar los pagos.

• Solicitar publicidad para eventos

  Diseñar publicidad y campañas publicitarias para próximos eventos o exposiciones; atraer a patrocinadores.

• Negociar contratos con organizadores de eventos

  Negociar contratos con proveedores de servicios en relación con un evento que vaya a celebrarse próximamente, como hoteles, centros de convenciones y ponentes.

Conocimientos y capacidades optativas

Source: Sisyphus ODB