Profesión asistente de organización de eventos

Los asistentes de organización de eventos aplican y siguen planes detallados por los organizadores de conferencias y eventos. Están especializados en una parte de la planificación o bien en la coordinación de los servicios de catering, el transporte o las instalaciones.

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Tipos de personalidades

Capacidades

  • Organizar servicios e instalaciones para visitantes

    Asegurarse de que los servicios e instalaciones diarios para visitantes, vendedores, expositores y el público en general se presten y funcionan correctamente. Garantizar la prestación de servicios de recepción, aparcamiento, aseos, restauración y alojamiento.

  • Obtener permisos para la organización de eventos

    Obtener todos los permisos legalmente necesarios para organizar un evento o una exposición, p. ej., poniéndose en contacto con el departamento de bomberos o de sanidad. Asegurarse de que los alimentos se puedan servir de manera segura y de acuerdo con todos los requisitos legales.

  • Seguir las instrucciones de los gestores y directivos

    Procesar las instrucciones, normalmente orales, proporcionadas por los gestores y directivos sobre las actuaciones que deben llevarse a cabo. Tomar nota, preguntar y adoptar medidas sobre las solicitudes encargadas.

  • Cumplir plazos

    Asegurar que los procesos operativos finalicen en un momento previamente acordado.

  • Organizar el registro de participantes en un evento

    Organizar el registro oficial de los participantes en eventos.

  • Realizar el seguimiento de actividades relacionadas con eventos

    Realizar el seguimiento de actividades relacionadas con eventos para asegurarse de que se cumplan las normas y las leyes, velar por la satisfacción de los participantes y resolver cualquier problema que surja.

  • Organizar el servicio de comida preparada

    Contactar con empresas de servicios de comida preparada y comprar a diferentes proveedores para encontrar al proveedor más adecuado para el evento. Organizar y acordar contratos con proveedores de servicios de comida preparada para la prestación del servicio.

  • Consultar con el personal de eventos

    Comunicarse con los miembros del personal en el sitio del evento seleccionado para coordinar los detalles.

  • Elegir a proveedores de eventos

    Evaluar y seleccionar a los proveedores adecuados de los servicios adecuados, de acuerdo con los requisitos específicos del cliente.

  • Promover eventos

    Generar interés por un evento mediante acciones de promoción, como la colocación de anuncios o la distribución de folletos.

  • Organizar eventos especiales

    Organizar los preparativos necesarios en cuanto a servicios de restauración en eventos especiales como conferencias, fiestas multitudinarias o banquetes.

  • Gestionar la instalación de estructuras para eventos

    Planificar y supervisar el montaje de estructuras como escenarios, conexión a la red eléctrica, iluminación y equipos de proyección. Asegurarse de que los empleados trabajen de conformidad con los requisitos y las normas de seguridad del cliente.

  • Mantener registros de eventos

    Mantener registros de todos los aspectos administrativos de un evento que se celebrará próximamente, incluidos los datos financieros.

  • Revisar facturas de eventos

    Comprobar las facturas del evento y realizar los pagos.

  • Solicitar publicidad para eventos

    Diseñar publicidad y campañas publicitarias para próximos eventos o exposiciones; atraer a patrocinadores.

  • Negociar contratos con organizadores de eventos

    Negociar contratos con proveedores de servicios en relación con un evento que vaya a celebrarse próximamente, como hoteles, centros de convenciones y ponentes.

Conocimientos y capacidades optativas

coordinar con las compañías de transporte coordinar preparativos de viaje para personal prever el servicio de comida preparada colaborar con las autoridades comunicarse con los jefes y directivos gestión de proyectos crear menús específicos para eventos colaborar con las agencias de publicidad hacer reservas a petición de los clientes administrar presupuestos visitar a los proveedores identificar proveedores contactar con oradores para que participen en actos organizar las instalaciones para el personal de la oficina organizar alojamiento transporte y actividades negociar las condiciones de compra coordinarse con los patrocinadores de un evento comunicarse con hoteles empresas de transporte y restaurantes identificar requisitos del cliente inspeccionar las instalaciones de un evento informar sobre precios