Profesión director de departamento de administración / directora de departamento de administración

Los directores de departamento de administración supervisan el trabajo administrativo que se encarga a los empleados en diversos tipos de organizaciones o asociaciones. Llevan a cabo una microgestión y mantienen una visión estrecha de los procesos administrativos, como el control de la correspondencia, el diseño de sistemas de archivo, la revisión y la aprobación de las requisiciones, la asignación y el control de las funciones administrativas. Informan a los gestores de un mismo departamento o a directivos de empresas en función de su tamaño.

Director de departamento de administración/directora de departamento de administración: Puestos vacantes

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Tipos de personalidades

Ocupaciones afines secretaría

  • Asistente personal
  • Otros secretarios
  • Secretario
  • Secretario administrativo
  • Secretario de actas
  • Secretario de equipo o departamento
  • Secretario de proyectos
  • Secretario ejecutivo
  • Secretario legal
  • Secretario o recepcionista médico

Conocimientos

  • Programas de ofimática

    Las características y el funcionamiento de programas de software para tareas de oficina, como tratamiento de textos, hojas de cálculo, presentación, correo electrónico y bases de datos.

  • Gestión de costes

    El proceso de planificación, seguimiento y ajuste de los gastos e ingresos de una empresa para lograr una mayor rentabilidad y capacidad para asumir costes.

Capacidades

  • Preparar informes sobre asuntos relacionados con el trabajo

    Elaborar informes relacionados con el trabajo que respalden la gestión efectiva de las relaciones y un elevado nivel de documentación y mantenimiento de registros. Redactar y presentar resultados y conclusiones de manera clara e inteligible, de modo que resulten comprensibles para un público no especializado.

  • Gestionar sistemas administrativos

    Mantener la gestión y la capacidad de servicio de los diversos sistemas administrativos necesarios para el funcionamiento fluido y diario de las instalaciones administrativas, como sistemas de comunicación interna, software de uso común en la empresa y redes de la oficina.

  • Aplicar gobernanza empresarial

    Aplicar un conjunto de principios y mecanismos mediante los cuales se gestiona y dirige una organización, establecer procedimientos de información, controle el flujo y la toma de decisiones, distribuir derechos y responsabilidades entre departamentos y personas, establecer objetivos empresariales y supervisar y evaluar las acciones y los resultados.

  • Crear un ambiente laboral que favorezca una continua mejora

    Trabajar con prácticas de gestión como la continua mejora y el mantenimiento preventivo. Prestar atención a los principios de resolución de problemas y al trabajo en equipo.

  • Dar instrucciones al personal

    Dar instrucciones a los subordinados utilizando diversas técnicas de comunicación. Ajustar el estilo de comunicación al público destinatario para transmitir las instrucciones según lo previsto.

  • Delegar actividades

    Delegar actividades y tareas a otras personas en función de la capacidad, el nivel de preparación, la competencia y el ámbito jurídico de la práctica. Asegurarse de que las personas entienden lo que deben hacer y cuándo deben hacerlo.

  • Realizar tareas administrativas

    Realizar tareas administrativas como archivar, redactar informes y mantener correspondencia por correo.

  • Gestionar la demanda de artículos de papelería

    Observar, analizar y proporcionar artículos de papelería suficientes y necesarios para que las instalaciones comerciales funcionen sin problemas.

  • Gestionar sistemas administrativos

    Garantizar que los sistemas, procesos y bases de datos administrativos son eficientes, están bien gestionados y proporcionan una base sólida para trabajar con el responsable/personal/profesional administrativo.

  • Gestionar recursos humanos

    Gestionar empleados y subordinados, que trabajen en equipo o individualmente, para maximizar su rendimiento y su contribución. Programar su trabajo y actividades, dé instrucciones, motive y dirija a los trabajadores para que cumplan los objetivos de la empresa. Supervisar y cuantificar la manera en que el empleado asume sus responsabilidades y la manera en que se ejecutan estas actividades. Identificar los ámbitos susceptibles de mejora y haga sugerencias para lograrlo. Dirigir un grupo de personas para ayudarles a alcanzar los objetivos y mantenga una relación de trabajo eficaz entre el personal.

  • Utilizar sistemas administrativos

    Realizar un uso adecuado y oportuno de los sistemas ofimáticos utilizados en las instalaciones empresariales, en función del objetivo, ya sea para la recopilación de mensajes, el almacenamiento de información de los clientes o la programación de las agendas. Ello incluye la administración de sistemas como la gestión de relaciones con los clientes, la gestión de proveedores, el almacenamiento y los sistemas de correo de voz.

  • Analizar la capacidad del personal

    Evaluar e identificar las carencias de personal en cuanto a cantidad, competencias, ingresos por rendimiento y excedentes.

  • Gestionar la demanda de equipos para oficina

    Observar, analizar y proporcionar los dispositivos necesarios en las oficinas e instalaciones empresariales para un funcionamiento fluido de las operaciones. Preparar aparatos tales como dispositivos de comunicación, ordenadores, faxes y fotocopiadoras.

  • Utilizar distintos métodos de comunicación

    Hacer uso de varios tipos de canales de comunicación, como la comunicación verbal, escrita, digital y telefónica, con el fin de construir y compartir ideas o información.

  • Realizar mejoras en actividades laborales

    Formular recomendaciones para mejorar las actividades laborales.

Conocimientos y capacidades optativas

administrar presupuestos capacitar a empleados legislación fiscal preparar estados financieros normas sindicales revisar borradores realizados por los gestores gestionar las cuentas conocer la legislación contractual evaluar niveles de capacidad de los empleados técnicas contables capacidad financiera mantener un sistema administrativo de los contratos gestión de proyectos elaborar sistemas de clasificación derecho laboral contratar personal planificar turnos de trabajo comunicarse con los clientes utilizar programas informáticos de gestión de relaciones con los clientes

Source: Sisyphus ODB