Profesión empleado administrativo de archivos / empleada administrativa de archivos

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    empleado administrativo de archivos/empleada administrativa de archivos

Los administrativos de archivado archivan correspondencia, fichas, facturas, recibos y otros registros en orden alfabético o numérico o según el sistema de archivado que se emplee. Localizan y retiran material de los archivos cuando se solicita.

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Tipos de personalidades

  • Convencional / Realista

Tareas empleado administrativo de archivos/empleada administrativa de archivos

  • Mantener registros de los materiales (documentos, correspondencia, registros médicos o de otro tipo) que se archivan mediante, por ejemplo, ordenadores o libros de registros.
  • Agregar nuevos materiales a los registros de archivos y crear nuevos registros según sea necesario.
  • Recopilar los materiales relevantes que se hayan de archivar, por ejemplo de departamentos y empleados.
  • Estudiar los materiales entrantes con el fin de determinar cómo y dónde se deben clasificar o archivar.
  • Ordenar o clasificar la información según directrices como el contenido, la finalidad, los criterios del usuario o el orden cronológico, alfabético o numérico.
  • Asignar y registrar o imprimir números o códigos de identificación con el fin de indexar los materiales para archivar.
  • Encontrar y recuperar información de archivos en respuesta a solicitudes de usuarios autorizados y prestan, copiar o duplicar documentos u otros registros si es necesario.
  • Rastrear los materiales retirados de los archivos con el fin de asegurar que se devuelvan los archivos pedidos en préstamo.
  • Organizar el almacenaje de materiales (por ejemplo en archivadores, cajas y medios de almacenamiento) según la información sobre la clasificación e identificación.
  • Retirar el material antiguo de los registros de los archivos que se ajusten a periodos legales de mantenimiento de archivos.
  • Llevar a cabo tareas generales de oficina como transcribir, manejar aparatos de oficina y clasificar el correo.

Ocupaciones afines administrativos

  • Administrativa secretaria
  • Administrativo de adquisiciones o compras
  • Administrativo de codificación
  • Administrativo de contabilidad
  • Administrativo de corretaje
  • Administrativo de créditos
  • Administrativo de estadística
  • Administrativo de existencias
  • Administrativo de facturación
  • Administrativo de fletes
  • Administrativo de formularios
  • Administrativo de hipotecas
  • Administrativo de marketing
  • Administrativo de nóminas
  • Administrativo de pedidos
  • Administrativo de personal
  • Administrativo de pesaje
  • Administrativo de planificación de la producción
  • Administrativo de programación de materiales
  • Administrativo de programacion de pedidos
  • Administrativo de seguros
  • Administrativo de ventas
  • Administrativos de apertura de cuentas
  • Empleado de cuentas
  • Gerente del departamento de servicios administrativos
  • Otros administrativos de oficina
  • Supervisor directo de personal administrativo de oficina

Conocimientos

  • Confidencialidad de la información

Capacidades

  • Realizar tareas administrativas
  • Asegurar la correcta gestión de documentos
  • Facilitar el acceso a la información
  • Organizar los documentos de la empresa
  • Garantizar la transparencia de la información
  • Rellenar formularios
  • Llevar registros de tareas
  • Respetar los principios de protección de datos
  • Archivar documentos
  • Utilizar sistemas administrativos
  • Gestionar registros

Conocimientos y capacidades optativas

llevar un registro de las promociones gestión de historias clínicas llevar un registro de las existencias llevar un registro de las comunicaciones con el cliente gestionar archivos digitales mantener los registros de un museo utilizar software para la conservación de datos llevar un libro de registro de servicio elaborar sistemas de clasificación llevar un registro de las ventas llevar un registro del mantenimiento convertir documentos en formato analógico a formato digital