Profesión empleado administrativo / empleada administrativa

Los empleados administrativos llevan a cabo tareas de apoyo administrativo y de oficina para los supervisores. Realizan una serie de tareas, como responder a llamadas telefónicas, recibir y dirigir a los visitantes, suministrar material de oficina, mantener las instalaciones de oficina y el buen funcionamiento de los equipos y aparatos.

Tipos de personalidades

• Convencional / Emprendedor

Conocimientos

• Normas y directrices de gestión de empresas

  El conjunto de normas que rigen la actividad de una empresa.

Capacidades

• Mantener los libros reglamentarios

  Mantener los libros reglamentarios de la empresa actualizados con la información pertinente sobre los consejeros y secretarios, los intereses de los consejeros y el registro de accionistas.

• Organizar las instalaciones para el personal de la oficina

  Gestionar el calendario de reservas en relación con las conferencias y reuniones de naturaleza interna o externa. Comparar precios y reservar viajes de desplazamiento o alojamiento para el personal de la oficina.

• Realizar investigación empresarial

  Buscar y recopilar información pertinente para el desarrollo de empresas en distintos ámbitos, desde cuestiones jurídicas, contables o financieras hasta aspectos comerciales.

• Redactar correos electrónicos corporativos

  Preparar, recopilar y enviar mensajes de correo electrónico con la información adecuada y un lenguaje adecuado para efectuar comunicaciones internas o externas.

• Divulgar información general sobre una empresa

  Responder a preguntas, resolver dudas y solucionar consultas con respecto a información institucional y corporativa general, como las normas, reglamentos y procedimientos del programa. Asistir con información tanto para empleados como para el público en general.

• Organizar los documentos de la empresa

  Agrupar los documentos procedentes de la fotocopiadora, el correo o las operaciones empresariales diarias.

• Utilizar sistemas administrativos

  Realizar un uso adecuado y oportuno de los sistemas ofimáticos utilizados en las instalaciones empresariales, en función del objetivo, ya sea para la recopilación de mensajes, el almacenamiento de información de los clientes o la programación de las agendas. Ello incluye la administración de sistemas como la gestión de relaciones con los clientes, la gestión de proveedores, el almacenamiento y los sistemas de correo de voz.

• Asegurar la correcta gestión de documentos

  Garantizar que se sigan los estándares de seguimiento y registro y las normas de gestión documental, por ejemplo, garantizando la identificación de los cambios, que los documentos sigan siendo legibles y que no se utilicen documentos obsoletos.

• Utilizar Microsoft Office

  Poseer la habilidad para trabajar con los programas estándar contenidos en Microsoft Office a un nivel capaz. Crear un documento y realice un formateo básico, inserte saltos de página, crear encabezados o pies de página e inserte gráficos, crear índices generados automáticamente y combinar formularios de una base de datos de direcciones (generalmente en Excel). Crear hojas de cálculo autocalculadas, crear imágenes y ordenar y filtrar cuadros de datos.

• Rellenar formularios

  Cumplimentar formularios de naturaleza diferente con información precisa, caligrafía legible y de manera oportuna.

• Difundir comunicaciones internas

  Difundir las comunicaciones internas a través de los diferentes canales de comunicación que una empresa tiene a su disposición.

• Ocuparse del correo

  Ocuparse del correo teniendo en cuenta las cuestiones de protección de datos, los requisitos de salud y seguridad y las especificaciones de los distintos tipos de correo.

• Archivar documentos

  Crear un sistema de archivo. Redactar un catálogo de documentos. Etiquetar documentos, etc.

• Realizar actividades corrientes de oficina

  Programar, preparar y realizar las actividades cotidianas necesarias en las oficinas como el envío de correo, la recepción de suministros, la actualización de directivos y empleados y el buen funcionamiento de las operaciones.

• Llevar registros de tareas

  Organizar y clasifique registros de informes preparados y correspondencia relacionada con el trabajo realizado y registros de progresos de tareas.

• Transmitir los mensajes

  Recibir, procesar y transmitir mensajes a personas procedentes de llamadas telefónicas, faxes, cartas y correos electrónicos.

Conocimientos y capacidades optativas

Source: Sisyphus ODB