Profesión empleado administrativo / empleada administrativa
Los empleados administrativos llevan a cabo tareas de apoyo administrativo y de oficina para los supervisores. Realizan una serie de tareas, como responder a llamadas telefónicas, recibir y dirigir a los visitantes, suministrar material de oficina, mantener las instalaciones de oficina y el buen funcionamiento de los equipos y aparatos.
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Empleado administrativo/empleada administrativa: Puestos vacantes
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Tipos de personalidades
Conocimientos
- Normas y directrices de gestión de empresas
El conjunto de normas que rigen la actividad de una empresa.
Capacidades
- Mantener los libros reglamentarios
Mantener los libros reglamentarios de la empresa actualizados con la información pertinente sobre los consejeros y secretarios, los intereses de los consejeros y el registro de accionistas.
- Organizar las instalaciones para el personal de la oficina
Gestionar el calendario de reservas en relación con las conferencias y reuniones de naturaleza interna o externa. Comparar precios y reservar viajes de desplazamiento o alojamiento para el personal de la oficina.
- Realizar investigación empresarial
Buscar y recopilar información pertinente para el desarrollo de empresas en distintos ámbitos, desde cuestiones jurídicas, contables o financieras hasta aspectos comerciales.
- Redactar correos electrónicos corporativos
Preparar, recopilar y enviar mensajes de correo electrónico con la información adecuada y un lenguaje adecuado para efectuar comunicaciones internas o externas.
- Divulgar información general sobre una empresa
Responder a preguntas, resolver dudas y solucionar consultas con respecto a información institucional y corporativa general, como las normas, reglamentos y procedimientos del programa. Asistir con información tanto para empleados como para el público en general.
- Organizar los documentos de la empresa
Agrupar los documentos procedentes de la fotocopiadora, el correo o las operaciones empresariales diarias.
- Utilizar sistemas administrativos
Realizar un uso adecuado y oportuno de los sistemas ofimáticos utilizados en las instalaciones empresariales, en función del objetivo, ya sea para la recopilación de mensajes, el almacenamiento de información de los clientes o la programación de las agendas. Ello incluye la administración de sistemas como la gestión de relaciones con los clientes, la gestión de proveedores, el almacenamiento y los sistemas de correo de voz.
- Asegurar la correcta gestión de documentos
Garantizar que se sigan los estándares de seguimiento y registro y las normas de gestión documental, por ejemplo, garantizando la identificación de los cambios, que los documentos sigan siendo legibles y que no se utilicen documentos obsoletos.
- Utilizar Microsoft Office
Poseer la habilidad para trabajar con los programas estándar contenidos en Microsoft Office a un nivel capaz. Crear un documento y realice un formateo básico, inserte saltos de página, crear encabezados o pies de página e inserte gráficos, crear índices generados automáticamente y combinar formularios de una base de datos de direcciones (generalmente en Excel). Crear hojas de cálculo autocalculadas, crear imágenes y ordenar y filtrar cuadros de datos.
- Rellenar formularios
Cumplimentar formularios de naturaleza diferente con información precisa, caligrafía legible y de manera oportuna.
- Difundir comunicaciones internas
Difundir las comunicaciones internas a través de los diferentes canales de comunicación que una empresa tiene a su disposición.
- Ocuparse del correo
Ocuparse del correo teniendo en cuenta las cuestiones de protección de datos, los requisitos de salud y seguridad y las especificaciones de los distintos tipos de correo.
- Archivar documentos
Crear un sistema de archivo. Redactar un catálogo de documentos. Etiquetar documentos, etc.
- Realizar actividades corrientes de oficina
Programar, preparar y realizar las actividades cotidianas necesarias en las oficinas como el envío de correo, la recepción de suministros, la actualización de directivos y empleados y el buen funcionamiento de las operaciones.
- Llevar registros de tareas
Organizar y clasifique registros de informes preparados y correspondencia relacionada con el trabajo realizado y registros de progresos de tareas.
- Transmitir los mensajes
Recibir, procesar y transmitir mensajes a personas procedentes de llamadas telefónicas, faxes, cartas y correos electrónicos.