Profesión empleado administrativo / empleada administrativa

Los empleados administrativos llevan a cabo tareas de apoyo administrativo y de oficina para los supervisores. Realizan una serie de tareas, como responder a llamadas telefónicas, recibir y dirigir a los visitantes, suministrar material de oficina, mantener las instalaciones de oficina y el buen funcionamiento de los equipos y aparatos.

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Tipos de personalidades

Conocimientos

  • Normas y directrices de gestión de empresas

    El conjunto de normas que rigen la actividad de una empresa.

Capacidades

  • Mantener los libros reglamentarios

    Mantener los libros reglamentarios de la empresa actualizados con la información pertinente sobre los consejeros y secretarios, los intereses de los consejeros y el registro de accionistas.

  • Organizar las instalaciones para el personal de la oficina

    Gestionar el calendario de reservas en relación con las conferencias y reuniones de naturaleza interna o externa. Comparar precios y reservar viajes de desplazamiento o alojamiento para el personal de la oficina.

  • Realizar investigación empresarial

    Buscar y recopilar información pertinente para el desarrollo de empresas en distintos ámbitos, desde cuestiones jurídicas, contables o financieras hasta aspectos comerciales.

  • Redactar correos electrónicos corporativos

    Preparar, recopilar y enviar mensajes de correo electrónico con la información adecuada y un lenguaje adecuado para efectuar comunicaciones internas o externas.

  • Divulgar información general sobre una empresa

    Responder a preguntas, resolver dudas y solucionar consultas con respecto a información institucional y corporativa general, como las normas, reglamentos y procedimientos del programa. Asistir con información tanto para empleados como para el público en general.

  • Organizar los documentos de la empresa

    Agrupar los documentos procedentes de la fotocopiadora, el correo o las operaciones empresariales diarias.

  • Utilizar sistemas administrativos

    Realizar un uso adecuado y oportuno de los sistemas ofimáticos utilizados en las instalaciones empresariales, en función del objetivo, ya sea para la recopilación de mensajes, el almacenamiento de información de los clientes o la programación de las agendas. Ello incluye la administración de sistemas como la gestión de relaciones con los clientes, la gestión de proveedores, el almacenamiento y los sistemas de correo de voz.

  • Asegurar la correcta gestión de documentos

    Garantizar que se sigan los estándares de seguimiento y registro y las normas de gestión documental, por ejemplo, garantizando la identificación de los cambios, que los documentos sigan siendo legibles y que no se utilicen documentos obsoletos.

  • Utilizar Microsoft Office

    Poseer la habilidad para trabajar con los programas estándar contenidos en Microsoft Office a un nivel capaz. Crear un documento y realice un formateo básico, inserte saltos de página, crear encabezados o pies de página e inserte gráficos, crear índices generados automáticamente y combinar formularios de una base de datos de direcciones (generalmente en Excel). Crear hojas de cálculo autocalculadas, crear imágenes y ordenar y filtrar cuadros de datos.

  • Rellenar formularios

    Cumplimentar formularios de naturaleza diferente con información precisa, caligrafía legible y de manera oportuna.

  • Difundir comunicaciones internas

    Difundir las comunicaciones internas a través de los diferentes canales de comunicación que una empresa tiene a su disposición.

  • Ocuparse del correo

    Ocuparse del correo teniendo en cuenta las cuestiones de protección de datos, los requisitos de salud y seguridad y las especificaciones de los distintos tipos de correo.

  • Archivar documentos

    Crear un sistema de archivo. Redactar un catálogo de documentos. Etiquetar documentos, etc.

  • Realizar actividades corrientes de oficina

    Programar, preparar y realizar las actividades cotidianas necesarias en las oficinas como el envío de correo, la recepción de suministros, la actualización de directivos y empleados y el buen funcionamiento de las operaciones.

  • Llevar registros de tareas

    Organizar y clasifique registros de informes preparados y correspondencia relacionada con el trabajo realizado y registros de progresos de tareas.

  • Transmitir los mensajes

    Recibir, procesar y transmitir mensajes a personas procedentes de llamadas telefónicas, faxes, cartas y correos electrónicos.

Conocimientos y capacidades optativas

comunicarse con los jefes y directivos llevar el inventario de los materiales de oficina métodos de transcripción preparar una factura ofrecer a los clientes servicios de seguimiento coordinar preparativos de viaje para personal respetar los principios de protección de datos efectuar el seguimiento del absentismo del personal entregar correspondencia gestionar la agenda personal coordinar eventos preparar materiales para una presentación mantener sistemas de comunicación interna técnicas contables seguir las instrucciones de los gestores y directivos preparar la documentación comercial para las exportaciones e importaciones ocuparse de la caja para gastos menores organizar reuniones hablar idiomas