Profesión empleado de oficina / empleada de oficina

Los empleados de oficina son responsables de ejecutar tareas de oficina y administrativas en un contexto de oficinas, y prestar apoyo a las operaciones comerciales dentro de un departamento. Prestan asistencia a todo el personal administrativo, secretarios y a asistentes mediante la clasificación del correo, la cumplimentación de formularios y documentos, responder al teléfono, saludar a los clientes, programar reuniones y servir bebidas.

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Tipos de personalidades

Ocupaciones afines administrativos

  • Administrativa secretaria
  • Administrativo de adquisiciones o compras
  • Administrativo de archivado
  • Administrativo de codificación
  • Administrativo de contabilidad
  • Administrativo de corretaje
  • Administrativo de créditos
  • Administrativo de estadística
  • Administrativo de existencias
  • Administrativo de facturación
  • Administrativo de fletes
  • Administrativo de formularios
  • Administrativo de hipotecas
  • Administrativo de marketing
  • Administrativo de nóminas
  • Administrativo de pedidos
  • Administrativo de personal
  • Administrativo de pesaje
  • Administrativo de planificación de la producción
  • Administrativo de programación de materiales
  • Administrativo de programacion de pedidos
  • Administrativo de seguros
  • Administrativo de ventas
  • Administrativos de apertura de cuentas
  • Empleado de cuentas
  • Gerente del departamento de servicios administrativos
  • Otros administrativos de oficina
  • Supervisor directo de personal administrativo de oficina

Conocimientos

  • Confidencialidad de la información

    Los mecanismos y reglamentos que permiten un control de acceso selectivo y garantizan que solo las partes autorizadas (personas, procesos, sistemas y dispositivos) tengan acceso a los datos, así como el modo de cumplir con la obligación de mantener la información confidencial y los riesgos de incumplimiento.

  • Normas y directrices de gestión de empresas

    El conjunto de normas que rigen la actividad de una empresa.

Capacidades

  • Ajustar la forma al contenido

    Ajustar la forma al contenido a fin de garantizar su encaje.

  • Gestionar paquetes entregados

    Administrar paquetes enviados y garantizar que todos lleguen a su destino a tiempo.

  • Procesar datos

    Introducir información en un sistema de almacenamiento y recuperación de datos a través de procesos como el escaneado, la codificación manual o transferencia electrónica de datos con el fin de procesar grandes cantidades de datos.

  • Preparar correspondencia para clientes

    Redactar, preparar y emitir correspondencia a los clientes para informarles sobre facturas pendientes, comunicaciones de artículos promocionales, cartas de disculpa o correos de felicitación.

  • Comunicarse con los clientes

    Responder a los clientes y comunicarse con ellos de la manera más eficaz y adecuada para que puedan acceder a los productos o servicios deseados, o para ofrecerles cualquier otra ayuda que puedan necesitar.

  • Seguir las instrucciones de los gestores y directivos

    Procesar las instrucciones, normalmente orales, proporcionadas por los gestores y directivos sobre las actuaciones que deben llevarse a cabo. Tomar nota, preguntar y adoptar medidas sobre las solicitudes encargadas.

  • Difundir comunicaciones internas

    Difundir las comunicaciones internas a través de los diferentes canales de comunicación que una empresa tiene a su disposición.

  • Rellenar formularios

    Cumplimentar formularios de naturaleza diferente con información precisa, caligrafía legible y de manera oportuna.

  • Aplicar reglas gramaticales y ortográficas

    Aplicar las reglas ortográficas y gramaticales y garantizar la coherencia en los textos.

  • Utilizar distintos métodos de comunicación

    Hacer uso de varios tipos de canales de comunicación, como la comunicación verbal, escrita, digital y telefónica, con el fin de construir y compartir ideas o información.

  • Facilitar el acceso a la información

    Preparar documentos para su archivo; asegurarse de que se pueda acceder fácilmente a la información en todo momento.

  • Ocuparse del correo

    Ocuparse del correo teniendo en cuenta las cuestiones de protección de datos, los requisitos de salud y seguridad y las especificaciones de los distintos tipos de correo.

  • Realizar actividades corrientes de oficina

    Programar, preparar y realizar las actividades cotidianas necesarias en las oficinas como el envío de correo, la recepción de suministros, la actualización de directivos y empleados y el buen funcionamiento de las operaciones.

  • Organizar las instalaciones para el personal de la oficina

    Gestionar el calendario de reservas en relación con las conferencias y reuniones de naturaleza interna o externa. Comparar precios y reservar viajes de desplazamiento o alojamiento para el personal de la oficina.

  • Distribuir la correspondencia a los departamentos de la empresa

    Clasificar la correspondencia entrante, seleccionar cartas y paquetes prioritarios y distribuirlos a los distintos departamentos de la empresa.

  • Llevar un registro de la correspondencia

    Clasificar la correspondencia y adjuntar registros o archivos anteriores de correspondencia con los correos entrantes.

  • Entregar correspondencia

    Distribuir correspondencia, periódicos, paquetes y mensajes privados a los clientes.

  • Archivar documentos

    Crear un sistema de archivo. Redactar un catálogo de documentos. Etiquetar documentos, etc.

  • Utilizar sistemas administrativos

    Realizar un uso adecuado y oportuno de los sistemas ofimáticos utilizados en las instalaciones empresariales, en función del objetivo, ya sea para la recopilación de mensajes, el almacenamiento de información de los clientes o la programación de las agendas. Ello incluye la administración de sistemas como la gestión de relaciones con los clientes, la gestión de proveedores, el almacenamiento y los sistemas de correo de voz.

  • Comunicarse por teléfono

    Comunicarse por teléfono haciendo y respondiendo llamadas de forma oportuna, profesional y educada.

  • Organizar los documentos de la empresa

    Agrupar los documentos procedentes de la fotocopiadora, el correo o las operaciones empresariales diarias.

  • Transmitir los mensajes

    Recibir, procesar y transmitir mensajes a personas procedentes de llamadas telefónicas, faxes, cartas y correos electrónicos.

Conocimientos y capacidades optativas

utilizar microsoft office convertir palabras clave en un texto completo mantener sistemas de comunicación interna utilizar software para la conservación de datos asegurar la correcta gestión de documentos mecanografiar al tacto gestionar archivos digitales comunicarse con el departamento de atención al cliente realizar operaciones de limpieza procesar pedidos de clientes llevar un registro de las comunicaciones con el cliente técnicas contables redactar correos electrónicos profesionales servir bebidas métodos de transcripción efectuar el seguimiento del absentismo del personal preparar una factura convertir documentos en formato analógico a formato digital respetar los principios de protección de datos llevar el inventario de los materiales de oficina realizar búsquedas en internet