Profesión Secretario ejecutivo

Los secretarios ejecutivos prestan apoyo administrativo de alto nivel a los ejecutivos ocupándose de las peticiones de información y llevando a cabo funciones de oficina como preparar la correspondencia, recibir a los visitantes, organizar las reuniones y gestionar los programas. También pueden supervisar al personal de oficina de nivel inferior.

Tipos de personalidades

• Convencional / Emprendedor

Tareas secretario ejecutivo

• Responder, filtrar y pasar llamadas telefónicas, tomar mensajes y ocuparse de las solicitudes de información y de peticiones.
• Recibir a los visitantes y guiarlos hacia las personas correspondientes.
• Abrir, clasificar y repartir la correspondencia entrante, incluyendo los faxes y el correo electrónico, y preparar respuestas a la correspondencia que contenga preguntas rutinarias.
• Leer y analizar los memorandos entrantes, las presentaciones y los informes para determinar su importancia y planificar su reparto.
• Escribir la correspondencia, memorandos, informes, presentaciones y otros documentos a partir de borradores, copias manuscritas, dictados a máquina, etc, por ejemplo, por medio de ordenadores con una serie de paquetes de software.
• Archivar y recuperar documentos, correspondencia, registros e informes y establecer sistemas de archivado.
• Gestionar y mantener los programas de los ejecutivos.
• Organizar los preparativos de viajes, los itinerarios de los viajes, las conferencias y las funciones sociales para los ejecutivos.
• Preparar el orden del día y hacen preparativos para las reuniones (por ejemplo, reuniones de comités y de la junta), asistir a las reuniones y redactar las actas.
• Realizar búsquedas de información y recopilarla para los ejecutivos.
• Llevar a cabo tareas generales de oficina como los pedidos de suministros, servir refrescos e informar sobre equipos de oficina que no funcionen.
• Supervisar a otros trabajadores de la oficina y delegar trabajo en ellos.

Ocupaciones afines secretaría

• Asistente personal
• Jefe de oficina
• Otros secretarios
• Secretario
• Secretario administrativo
• Secretario de actas
• Secretario de equipo o departamento
• Secretario de proyectos
• Secretario legal
• Secretario o recepcionista médico

Source: Sisyphus ODB