Profesión Secretario ejecutivo

Los secretarios ejecutivos prestan apoyo administrativo de alto nivel a los ejecutivos ocupándose de las peticiones de información y llevando a cabo funciones de oficina como preparar la correspondencia, recibir a los visitantes, organizar las reuniones y gestionar los programas. También pueden supervisar al personal de oficina de nivel inferior.
Secretario ejecutivo: Puestos vacantes
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Puestos vacantes: talent.comTipos de personalidades
Tareas secretario ejecutivo
- Responder, filtrar y pasar llamadas telefónicas, tomar mensajes y ocuparse de las solicitudes de información y de peticiones.
- Recibir a los visitantes y guiarlos hacia las personas correspondientes.
- Abrir, clasificar y repartir la correspondencia entrante, incluyendo los faxes y el correo electrónico, y preparar respuestas a la correspondencia que contenga preguntas rutinarias.
- Leer y analizar los memorandos entrantes, las presentaciones y los informes para determinar su importancia y planificar su reparto.
- Escribir la correspondencia, memorandos, informes, presentaciones y otros documentos a partir de borradores, copias manuscritas, dictados a máquina, etc, por ejemplo, por medio de ordenadores con una serie de paquetes de software.
- Archivar y recuperar documentos, correspondencia, registros e informes y establecer sistemas de archivado.
- Gestionar y mantener los programas de los ejecutivos.
- Organizar los preparativos de viajes, los itinerarios de los viajes, las conferencias y las funciones sociales para los ejecutivos.
- Preparar el orden del día y hacen preparativos para las reuniones (por ejemplo, reuniones de comités y de la junta), asistir a las reuniones y redactar las actas.
- Realizar búsquedas de información y recopilarla para los ejecutivos.
- Llevar a cabo tareas generales de oficina como los pedidos de suministros, servir refrescos e informar sobre equipos de oficina que no funcionen.
- Supervisar a otros trabajadores de la oficina y delegar trabajo en ellos.
Ocupaciones afines secretaría
- Asistente personal
- Jefe de oficina
- Otros secretarios
- Secretario
- Secretario administrativo
- Secretario de actas
- Secretario de equipo o departamento
- Secretario de proyectos
- Secretario legal
- Secretario o recepcionista médico
Source: Sisyphus ODB