Profesión Secretario
Los secretarios (generales) llevan a cabo funciones de oficina y administrativas rutinarias como elaborar borradores de la correspondencia, programar citas, organizar y mantener archivos en papel y electrónicos o facilitar información a quienes llamen o a los visitantes.
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Tipos de personalidades
Tareas secretario
- Responder, filtrar y pasar llamadas telefónicas, tomar mensajes y ocuparse de las solicitudes de información y de peticiones.
- Recibir a los visitantes y guiarlos hacia las personas correspondientes.
- Abrir, clasificar y repartir la correspondencia entrante, incluyendo los faxes y el correo electrónico, y preparar respuestas a la correspondencia que contenga preguntas rutinarias.
- Redactar la correspondencia, memorandos, informes, presentaciones y otros documentos a partir de borradores, copias manuscritas, dictados a máquina, etc, por ejemplo, por medio de ordenadores con una serie de paquetes de software.
- Archivar y recuperar documentos, correspondencia, registros e informes y establecer sistemas de archivado.
- Concertar citas y mantener las agendas.
- Organizar los preparativos de viajes, los itinerarios de los viajes, las conferencias y las funciones sociales.
- Preparar el orden del día y hacer preparativos para las reuniones (por ejemplo, reuniones de comités y de la junta), asistir a las reuniones y redactar las actas.
- Pedir y mantener los suministros de la oficina.
- Mantenerse informados sobre la forma de utilización del equipo de oficina como los ordenadores, los aparatos de fax, las fotocopiadoras, las impresoras, los escáneres y los sistemas telefónicos e informar sobre los equipos de oficina que no funcionen.
- Servir refrescos, por ejemplo, a los directores y a los visitantes.
Ocupaciones afines secretaría
- Asistente personal
- Jefe de oficina
- Otros secretarios
- Secretario administrativo
- Secretario de actas
- Secretario de equipo o departamento
- Secretario de proyectos
- Secretario ejecutivo
- Secretario legal
- Secretario o recepcionista médico
Source: Sisyphus ODB