Profesión secretario / secretaria

Los secretarios (generales) llevan a cabo funciones de oficina y administrativas rutinarias como elaborar borradores de la correspondencia, programar citas, organizar y mantener archivos en papel y electrónicos o facilitar información a quienes llamen o a los visitantes.

Tipos de personalidades

• Convencional / Emprendedor

Tareas secretario/secretaria

• Responder, filtrar y pasar llamadas telefónicas, tomar mensajes y ocuparse de las solicitudes de información y de peticiones.
• Recibir a los visitantes y guiarlos hacia las personas correspondientes.
• Abrir, clasificar y repartir la correspondencia entrante, incluyendo los faxes y el correo electrónico, y preparar respuestas a la correspondencia que contenga preguntas rutinarias.
• Redactar la correspondencia, memorandos, informes, presentaciones y otros documentos a partir de borradores, copias manuscritas, dictados a máquina, etc, por ejemplo, por medio de ordenadores con una serie de paquetes de software.
• Archivar y recuperar documentos, correspondencia, registros e informes y establecer sistemas de archivado.
• Concertar citas y mantener las agendas.
• Organizar los preparativos de viajes, los itinerarios de los viajes, las conferencias y las funciones sociales.
• Preparar el orden del día y hacer preparativos para las reuniones (por ejemplo, reuniones de comités y de la junta), asistir a las reuniones y redactar las actas.
• Pedir y mantener los suministros de la oficina.
• Mantenerse informados sobre la forma de utilización del equipo de oficina como los ordenadores, los aparatos de fax, las fotocopiadoras, las impresoras, los escáneres y los sistemas telefónicos e informar sobre los equipos de oficina que no funcionen.
• Servir refrescos, por ejemplo, a los directores y a los visitantes.

Ocupaciones afines secretaría

• Asistente personal
• Jefe de oficina
• Otros secretarios
• Secretario administrativo
• Secretario de actas
• Secretario de equipo o departamento
• Secretario de proyectos
• Secretario ejecutivo
• Secretario legal
• Secretario o recepcionista médico

Conocimientos

• Normas y directrices de gestión de empresas

  El conjunto de normas que rigen la actividad de una empresa.

Capacidades

• Realizar actividades corrientes de oficina

  Programar, preparar y realizar las actividades cotidianas necesarias en las oficinas como el envío de correo, la recepción de suministros, la actualización de directivos y empleados y el buen funcionamiento de las operaciones.

• Utilizar Microsoft Office

  Poseer la habilidad para trabajar con los programas estándar contenidos en Microsoft Office a un nivel capaz. Crear un documento y realice un formateo básico, inserte saltos de página, crear encabezados o pies de página e inserte gráficos, crear índices generados automáticamente y combinar formularios de una base de datos de direcciones (generalmente en Excel). Crear hojas de cálculo autocalculadas, crear imágenes y ordenar y filtrar cuadros de datos.

• Transmitir los mensajes

  Recibir, procesar y transmitir mensajes a personas procedentes de llamadas telefónicas, faxes, cartas y correos electrónicos.

• Difundir comunicaciones internas

  Difundir las comunicaciones internas a través de los diferentes canales de comunicación que una empresa tiene a su disposición.

• Rellenar formularios

  Cumplimentar formularios de naturaleza diferente con información precisa, caligrafía legible y de manera oportuna.

• Llevar registros de tareas

  Organizar y clasifique registros de informes preparados y correspondencia relacionada con el trabajo realizado y registros de progresos de tareas.

• Organizar los documentos de la empresa

  Agrupar los documentos procedentes de la fotocopiadora, el correo o las operaciones empresariales diarias.

• Comunicarse por teléfono

  Comunicarse por teléfono haciendo y respondiendo llamadas de forma oportuna, profesional y educada.

• Efectuar el seguimiento del absentismo del personal

  Tener una visión general de las vacaciones, bajas por enfermedad y ausencias de los empleados, regístrelas en la agenda y presente los documentos y certificados necesarios.

• Mantener sistemas de comunicación interna

  Mantener un sistema de comunicación interna eficaz entre empleados y gerentes de departamentos.

• Ocuparse del correo

  Ocuparse del correo teniendo en cuenta las cuestiones de protección de datos, los requisitos de salud y seguridad y las especificaciones de los distintos tipos de correo.

• Seguir las instrucciones de los gestores y directivos

  Procesar las instrucciones, normalmente orales, proporcionadas por los gestores y directivos sobre las actuaciones que deben llevarse a cabo. Tomar nota, preguntar y adoptar medidas sobre las solicitudes encargadas.

• Redactar correos electrónicos corporativos

  Preparar, recopilar y enviar mensajes de correo electrónico con la información adecuada y un lenguaje adecuado para efectuar comunicaciones internas o externas.

• Archivar documentos

  Crear un sistema de archivo. Redactar un catálogo de documentos. Etiquetar documentos, etc.

• Organizar las instalaciones para el personal de la oficina

  Gestionar el calendario de reservas en relación con las conferencias y reuniones de naturaleza interna o externa. Comparar precios y reservar viajes de desplazamiento o alojamiento para el personal de la oficina.

• Comunicar la programación a los interesados

  Transmitir la información pertinente en materia de programación. Presentar la programación a los interesados e infórmeles de cualquier cambio en la programación. Aprobar las programaciones y verificar que todas las personas han comprendido la información que les ha sido enviada.

• Gestionar la agenda personal

  Programar y confirmar citas para el personal de la oficina, en su mayoría gestores y directivos, con partes externas.

Conocimientos y capacidades optativas

Source: Sisyphus ODB