Profesión secretario / secretaria

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    secretario/secretaria

Los secretarios (generales) llevan a cabo funciones de oficina y administrativas rutinarias como elaborar borradores de la correspondencia, programar citas, organizar y mantener archivos en papel y electrónicos o facilitar información a quienes llamen o a los visitantes.

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Tipos de personalidades

  • Convencional / Emprendedor

Tareas secretario/secretaria

  • Responder, filtrar y pasar llamadas telefónicas, tomar mensajes y ocuparse de las solicitudes de información y de peticiones.
  • Recibir a los visitantes y guiarlos hacia las personas correspondientes.
  • Abrir, clasificar y repartir la correspondencia entrante, incluyendo los faxes y el correo electrónico, y preparar respuestas a la correspondencia que contenga preguntas rutinarias.
  • Redactar la correspondencia, memorandos, informes, presentaciones y otros documentos a partir de borradores, copias manuscritas, dictados a máquina, etc, por ejemplo, por medio de ordenadores con una serie de paquetes de software.
  • Archivar y recuperar documentos, correspondencia, registros e informes y establecer sistemas de archivado.
  • Concertar citas y mantener las agendas.
  • Organizar los preparativos de viajes, los itinerarios de los viajes, las conferencias y las funciones sociales.
  • Preparar el orden del día y hacer preparativos para las reuniones (por ejemplo, reuniones de comités y de la junta), asistir a las reuniones y redactar las actas.
  • Pedir y mantener los suministros de la oficina.
  • Mantenerse informados sobre la forma de utilización del equipo de oficina como los ordenadores, los aparatos de fax, las fotocopiadoras, las impresoras, los escáneres y los sistemas telefónicos e informar sobre los equipos de oficina que no funcionen.
  • Servir refrescos, por ejemplo, a los directores y a los visitantes.

Ocupaciones afines secretaría

  • Asistente personal
  • Jefe de oficina
  • Otros secretarios
  • Secretario administrativo
  • Secretario de actas
  • Secretario de equipo o departamento
  • Secretario de proyectos
  • Secretario ejecutivo
  • Secretario legal
  • Secretario o recepcionista médico

Conocimientos

  • Normas y directrices de gestión de empresas

Capacidades

  • Ocuparse del correo
  • Gestionar la agenda personal
  • Organizar las instalaciones para el personal de la oficina
  • Llevar registros de tareas
  • Seguir las instrucciones de los gestores y directivos
  • Redactar correos electrónicos profesionales
  • Mantener sistemas de comunicación interna
  • Realizar actividades corrientes de oficina
  • Comunicarse por teléfono
  • Difundir comunicaciones internas
  • Efectuar el seguimiento del absentismo del personal
  • Transmitir los mensajes
  • Organizar los documentos de la empresa
  • Archivar documentos
  • Utilizar Microsoft Office
  • Comunicar el empleo del tiempo a los interesados
  • Rellenar formularios

Conocimientos y capacidades optativas

gestionar contenido online gestión de la educación mostrar una actitud profesional con los clientes derecho laboral preparar materiales para una presentación ocuparse de la caja para gastos menores preparar informes de reuniones gestionar la demanda de artículos de papelería elaborar documentación de conformidad con los requisitos legales preparar una factura técnicas contables utilizar sistemas administrativos gestionar operaciones financieras entregar correspondencia coordinar preparativos de viaje para personal gestionar las cuentas ley de educación hacer pedidos de productos de papelería y librería administrar presupuestos