Profesión secretario / secretaria

secretario/secretaria
Credits: Shutterstock.com

Los secretarios (generales) llevan a cabo funciones de oficina y administrativas rutinarias como elaborar borradores de la correspondencia, programar citas, organizar y mantener archivos en papel y electrónicos o facilitar información a quienes llamen o a los visitantes.

¿Le gustaría saber qué tipo de carrera y profesiones le conviene mejor? ¡Haga esta test de orientación profesional gratuito y recibirá los resultados de inmediato!

Secretario/secretaria: Puestos vacantes

Encuentra el trabajo de tus sueños en talent.com, uno de los mayores portales de empleo del mundo.

Puestos vacantes: talent.com

Tipos de personalidades

Tareas secretario/secretaria

  • Responder, filtrar y pasar llamadas telefónicas, tomar mensajes y ocuparse de las solicitudes de información y de peticiones.
  • Recibir a los visitantes y guiarlos hacia las personas correspondientes.
  • Abrir, clasificar y repartir la correspondencia entrante, incluyendo los faxes y el correo electrónico, y preparar respuestas a la correspondencia que contenga preguntas rutinarias.
  • Redactar la correspondencia, memorandos, informes, presentaciones y otros documentos a partir de borradores, copias manuscritas, dictados a máquina, etc, por ejemplo, por medio de ordenadores con una serie de paquetes de software.
  • Archivar y recuperar documentos, correspondencia, registros e informes y establecer sistemas de archivado.
  • Concertar citas y mantener las agendas.
  • Organizar los preparativos de viajes, los itinerarios de los viajes, las conferencias y las funciones sociales.
  • Preparar el orden del día y hacer preparativos para las reuniones (por ejemplo, reuniones de comités y de la junta), asistir a las reuniones y redactar las actas.
  • Pedir y mantener los suministros de la oficina.
  • Mantenerse informados sobre la forma de utilización del equipo de oficina como los ordenadores, los aparatos de fax, las fotocopiadoras, las impresoras, los escáneres y los sistemas telefónicos e informar sobre los equipos de oficina que no funcionen.
  • Servir refrescos, por ejemplo, a los directores y a los visitantes.

Ocupaciones afines secretaría

  • Asistente personal
  • Jefe de oficina
  • Otros secretarios
  • Secretario administrativo
  • Secretario de actas
  • Secretario de equipo o departamento
  • Secretario de proyectos
  • Secretario ejecutivo
  • Secretario legal
  • Secretario o recepcionista médico

Conocimientos

  • Normas y directrices de gestión de empresas

    El conjunto de normas que rigen la actividad de una empresa.

Capacidades

  • Realizar actividades corrientes de oficina

    Programar, preparar y realizar las actividades cotidianas necesarias en las oficinas como el envío de correo, la recepción de suministros, la actualización de directivos y empleados y el buen funcionamiento de las operaciones.

  • Utilizar Microsoft Office

    Poseer la habilidad para trabajar con los programas estándar contenidos en Microsoft Office a un nivel capaz. Crear un documento y realice un formateo básico, inserte saltos de página, crear encabezados o pies de página e inserte gráficos, crear índices generados automáticamente y combinar formularios de una base de datos de direcciones (generalmente en Excel). Crear hojas de cálculo autocalculadas, crear imágenes y ordenar y filtrar cuadros de datos.

  • Transmitir los mensajes

    Recibir, procesar y transmitir mensajes a personas procedentes de llamadas telefónicas, faxes, cartas y correos electrónicos.

  • Difundir comunicaciones internas

    Difundir las comunicaciones internas a través de los diferentes canales de comunicación que una empresa tiene a su disposición.

  • Rellenar formularios

    Cumplimentar formularios de naturaleza diferente con información precisa, caligrafía legible y de manera oportuna.

  • Llevar registros de tareas

    Organizar y clasifique registros de informes preparados y correspondencia relacionada con el trabajo realizado y registros de progresos de tareas.

  • Organizar los documentos de la empresa

    Agrupar los documentos procedentes de la fotocopiadora, el correo o las operaciones empresariales diarias.

  • Comunicarse por teléfono

    Comunicarse por teléfono haciendo y respondiendo llamadas de forma oportuna, profesional y educada.

  • Efectuar el seguimiento del absentismo del personal

    Tener una visión general de las vacaciones, bajas por enfermedad y ausencias de los empleados, regístrelas en la agenda y presente los documentos y certificados necesarios.

  • Mantener sistemas de comunicación interna

    Mantener un sistema de comunicación interna eficaz entre empleados y gerentes de departamentos.

  • Ocuparse del correo

    Ocuparse del correo teniendo en cuenta las cuestiones de protección de datos, los requisitos de salud y seguridad y las especificaciones de los distintos tipos de correo.

  • Seguir las instrucciones de los gestores y directivos

    Procesar las instrucciones, normalmente orales, proporcionadas por los gestores y directivos sobre las actuaciones que deben llevarse a cabo. Tomar nota, preguntar y adoptar medidas sobre las solicitudes encargadas.

  • Redactar correos electrónicos corporativos

    Preparar, recopilar y enviar mensajes de correo electrónico con la información adecuada y un lenguaje adecuado para efectuar comunicaciones internas o externas.

  • Archivar documentos

    Crear un sistema de archivo. Redactar un catálogo de documentos. Etiquetar documentos, etc.

  • Organizar las instalaciones para el personal de la oficina

    Gestionar el calendario de reservas en relación con las conferencias y reuniones de naturaleza interna o externa. Comparar precios y reservar viajes de desplazamiento o alojamiento para el personal de la oficina.

  • Comunicar la programación a los interesados

    Transmitir la información pertinente en materia de programación. Presentar la programación a los interesados e infórmeles de cualquier cambio en la programación. Aprobar las programaciones y verificar que todas las personas han comprendido la información que les ha sido enviada.

  • Gestionar la agenda personal

    Programar y confirmar citas para el personal de la oficina, en su mayoría gestores y directivos, con partes externas.

Conocimientos y capacidades optativas

administrar presupuestos gestión de la educación elaborar documentación de conformidad con los requisitos legales utilizar sistemas administrativos preparar una factura entregar correspondencia gestionar operaciones financieras ley de educación derecho laboral gestionar contenido online hacer pedidos de productos de papelería y librería mostrar una actitud profesional con los clientes técnicas contables preparar informes de reuniones preparar materiales para una presentación gestionar la demanda de artículos de papelería ocuparse de la caja para gastos menores coordinar preparativos de viaje para personal gestionar las cuentas

Source: Sisyphus ODB