Beroep administratief medewerker secretariaat

Administratief medewerkers secretariaat voeren een verscheidenheid aan administratieve taken uit om de goede werking van een organisatie te waarborgen. Ze beantwoorden telefoongesprekken, stellen en versturen e-mails, houden dagboeken bij, regelen afspraken, nemen berichten, archiveren documenten, organiseren en onderhouden vergaderingen en beheren databases.

Persoonlijkheidstypen

• Conventioneel / Ondernemend

Taken administratief medewerker secretariaat

• Beantwoordt telefoon, screent en verbindt door, neemt berichten aan en handelt vragen en informatieverzoeken af.
• Begroet bezoekers en stuurt hen door naar de juiste personen.
• Opent, sorteert en verdeelt inkomende correspondentie, inclusief fax en email, en bereidt antwoorden voor met betrekking tot correspondentie over veel voorkomende informatieaanvragen.
• Verzorgt correspondentie, memo's, rapporten, presentaties en andere documenten op basis van concepten, handgescheven exemplaren, ingesproken berichten, etc., bijvoorbeeld door het gebruik van computers met meerdere softwarepakketten.
• Archiveert en achterhaalt documenten, correspondentie, gegevens en rapporten en zet archiefsystemen op.
• Maakt afspraken en houdt agenda's bij.
• Organiseert zakenreizen, conferenties en informele bijeenkomsten.
• Stelt agenda's op en organiseert bijeenkomsten, woont bijeenkomsten bij en maakt notulen.
• Bestelt en onderhoudt kantoorartikelen.
• Blijft geïnfomeerd over het gebruik van kantoorapparatuur zoals computers, faxapparaten, kopieerapparaten, printers, scanners, telefoonsystemen, en rapporteert over defecte apparatuur.
• Serveert drankjes, bijvoorbeeld aan managers of bezoekers.

Gerelateerde beroepen secretariaat

• Bestuurssecretaresse
• Directiesecretaris
• Juridisch secretaresse
• Medische secretaresse of receptioniste
• Notulist
• Office manager
• Project-secretaresse
• Secretaresse - PA
• Secretaresse, anders
• Team- of afdelingssecretaresse

Kennis

• Ondernemingsbeleid

  De regels die van toepassing zijn op de activiteiten van een bedrijf.

Vaardigheden

• Post afhandelen

  Het afhandelen van post waarbij rekening wordt gehouden met kwesties op het gebied van gegevensbescherming, gezondheids- en veiligheidsvoorschriften en specificaties van verschillende soorten post.

• Interne communicatiesystemen onderhouden

  Een doeltreffend intern communicatiesysteem tussen de werknemers en de leidinggevende functies in stand houden.

• Planningen meedelen aan betrokken personen

  Relevante planningsinformatie overbrengen. De planning aan de betrokken personen voorleggen en hen informeren over eventuele wijzigingen in de planning. De planningen goedkeuren en controleren of iedereen de naar hen verzonden informatie heeft begrepen.

• Instructies voor opdrachten verwerken

  Instructies voor het proces, meestal mondeling, die worden verstrekt door de beheerders en de richtlijnen inzake de te verrichten handelingen. Nota nemen, onderzoek doen en actie ondernemen op basis van de gevraagde verzoeken.

• Interne mededelingen verspreiden

  Interne mededelingen verspreiden met behulp van de verschillende communicatiekanalen die een bedrijf tot zijn beschikking heeft.

• Routineactiviteiten op kantoor uitvoeren

  De werkzaamheden programmeren, voorbereiden en uitvoeren die nodig zijn voor de dagelijkse uitvoering van de activiteiten, zoals de verzending van post, het ontvangen van benodigdheden, de managers en werknemers op de hoogte houden, en ervoor zorgen dat de werking vlot verloopt.

• Documenten archiveren

  Een bestandssysteem opmaken. Een documentcatalogus schrijven. Documenten enz., labelen

• Taakgegevens bijhouden

  Organiseren en classificeren van de verslagen van de voorbereide rapporten en correspondentie in verband met de uitgevoerde werkzaamheden en de stand van zaken met betrekking tot de taken.

• Berichten aan mensen doorgeven

  Ontvangen, verwerken en doorgeven van berichten aan mensen die afkomstig zijn van telefoongesprekken, faxberichten, post en e-mails.

• Zakelijke documenten ordenen

  Documenten samenvoegen die afkomstig zijn van het fotokopieerapparaat, de post of de dagelijkse activiteiten van de bedrijven.

• Faciliteiten voor kantoorpersoneel organiseren

  Beheren van het reserveringsschema voor conferenties en vergaderingen van interne of externe aard. Oriënteren en reserveringen boeken voor reizen of hosting voor kantoorpersoneel.

• Afwezigheid van personeel volgen

  Een overzicht bijhouden van de vakanties, ziekteverzuim en afwezigheden van werknemers, deze in de agenda noteren en de nodige documenten en certificaten bijhouden.

• Formulieren invullen

  Formulieren invullen van een andere aard met juiste informatie, duidelijk handschrift en binnen een korte termijn.

• Telefonisch communiceren

  Telefonisch contact verzorgen door tijdig, professioneel en beleefd oproepen uit te voeren en te beantwoorden.

• Personeelsagenda beheren

  Plannen en bevestigen van afspraken voor het personeel van het kantoor, voornamelijk managers en leidinggevende werknemers, met externe partijen.

• Microsoft Office gebruiken

  Beschikken over het vermogen om met de standaardprogramma's in Microsoft Office te werken op een adequaat niveau. Een document aanmaken en de basisopmaak toepassen, paginascheidingen invoegen, kop- of voetteksten maken, afbeeldingen invoegen, automatisch gegenereerde inhoudsopgaven maken en brieven samenvoegen uit een database van adressen (meestal in Excel). Aanmaken van automatisch berekende rekenbladen, afbeeldingen aanmaken en gegevenstabellen sorteren en filteren.

• Zakelijke e-mails opstellen

  E-mails voorbereiden, opstellen en schrijven met de juiste informatie en een geschikt taalgebruik om interne en externe mededelingen te doen.

Optionele kennis en vaardigheden

Source: Sisyphus ODB