Beroep receptionist

De receptionisten zijn verantwoordelijk voor de ontvangstruimte van een bedrijf. Ze beantwoorden de telefoon, begroeten gasten, geven informatie door, beantwoorden vragen en instrueren bezoekers. Zij zijn het eerste aanspreekpunt voor klanten.

Persoonlijkheidstypen

• Conventioneel / Ondernemend

Taken receptionist

• Begroet bezoekers, bepaalt de aard en het doel van het bezoek, en stuurt hen door naar de juiste personen of bestemmingen.
• Legt gegegevens vast van de bezoekers en geeft indien nodig bezoekerspassen uit.
• Beantwoordt de telefoon, screent en verbindt door en neemt berichten aan.
• Handelt informatieverzoeken af, bijvoorbeeld door eenvoudige informatie of een brochure te geven over de vestiging en legt gegevens vast over het informatieverzoek.
• Hoort klachten aan en behandelt deze, bijvoorbeeld van klanten.
• Maakt reserveringen, plant afspraken en onderhoudt afsprakenkalenders.
• Ontvangt betalingen en registreert ontvangstbewijzen.
• Onderhoudt de receptieomgeving, verzorgt drankjes en zorgt ervoor dat de procedures omtrent veiligheid en beveiliging van de werknemers te allen tijden worden gevolgd.
• Voert administratieve taken uit, zoals proeflezen, tekstverwerking, postbehandeling, bankzaken, registreren en onderhouden van betalingsgegevens, facturen, financiële overzichten en andere documenten.
• Communiceert met andere personen in de vestiging, bijvoorbeeld voor het uitwisselen van relevante informatie.

Gerelateerde beroepen receptie, telefoon

• Medewerker telefooncentrale
• Telefonist

Kennis

• Ondernemingsbeleid

  De regels die van toepassing zijn op de activiteiten van een bedrijf.

• Klantendiensten

  Processen en beginselen die betrekking hebben op de klant, opdrachtgever, gebruiker en op persoonlijke diensten; daartoe kunnen procedures behoren voor het evalueren van de tevredenheid van klanten of gebruikers.

Vaardigheden

• Berichten aan mensen doorgeven

  Ontvangen, verwerken en doorgeven van berichten aan mensen die afkomstig zijn van telefoongesprekken, faxberichten, post en e-mails.

• Interne mededelingen verspreiden

  Interne mededelingen verspreiden met behulp van de verschillende communicatiekanalen die een bedrijf tot zijn beschikking heeft.

• Mondelinge instructies overbrengen

  Transparante instructies verstrekken. Ervoor zorgen dat berichten correct worden begrepen en opgevolgd.

• Afspraken beheren

  Afspraken maken, plannen en annuleren.

• Beleidslijnen van de organisatie naleven

  Beleidslijnen van de organisatie of afdelingsspecifieke normen en richtlijnen naleven. De motieven van de organisatie en de gemeenschappelijke afspraken begrijpen en daarnaar handelen.

• Logboeken bijhouden

  De vereiste logboeken volgens de praktijk en in de vastgestelde formaten bijhouden.

• Ontvangstruimte onderhouden

  Zorg dragen voor de organisatie en het onderhoud van de ontvangstruimte om het aantrekkelijk eruit te laten zien voor gasten en bezoekers.

• Gasten begroeten

  Welkom op een vriendelijke manier verwelkomen op een bepaalde plaats.

• Microsoft Office gebruiken

  Beschikken over het vermogen om met de standaardprogramma's in Microsoft Office te werken op een adequaat niveau. Een document aanmaken en de basisopmaak toepassen, paginascheidingen invoegen, kop- of voetteksten maken, afbeeldingen invoegen, automatisch gegenereerde inhoudsopgaven maken en brieven samenvoegen uit een database van adressen (meestal in Excel). Aanmaken van automatisch berekende rekenbladen, afbeeldingen aanmaken en gegevenstabellen sorteren en filteren.

• Telefonisch communiceren

  Telefonisch contact verzorgen door tijdig, professioneel en beleefd oproepen uit te voeren en te beantwoorden.

• Communiceren met klanten

  Reageren op en communiceren met klanten op de meest efficiënte en geschikte manier om hen in staat te stellen toegang te krijgen tot de gewenste producten of diensten, of andere hulp die zij nodig kunnen hebben.

Optionele kennis en vaardigheden

Source: Sisyphus ODB