Beroep Secretaresse

Administratief medewerkers secretariaat voeren een verscheidenheid aan administratieve taken uit om de goede werking van een organisatie te waarborgen. Ze beantwoorden telefoongesprekken, stellen en versturen e-mails, houden dagboeken bij, regelen afspraken, nemen berichten, archiveren documenten, organiseren en onderhouden vergaderingen en beheren databases.

Persoonlijkheidstypen

• Conventioneel / Ondernemend

Taken secretaresse

• Beantwoordt telefoon, screent en verbindt door, neemt berichten aan en handelt vragen en informatieverzoeken af.
• Begroet bezoekers en stuurt hen door naar de juiste personen.
• Opent, sorteert en verdeelt inkomende correspondentie, inclusief fax en email, en bereidt antwoorden voor met betrekking tot correspondentie over veel voorkomende informatieaanvragen.
• Verzorgt correspondentie, memo's, rapporten, presentaties en andere documenten op basis van concepten, handgescheven exemplaren, ingesproken berichten, etc., bijvoorbeeld door het gebruik van computers met meerdere softwarepakketten.
• Archiveert en achterhaalt documenten, correspondentie, gegevens en rapporten en zet archiefsystemen op.
• Maakt afspraken en houdt agenda's bij.
• Organiseert zakenreizen, conferenties en informele bijeenkomsten.
• Stelt agenda's op en organiseert bijeenkomsten, woont bijeenkomsten bij en maakt notulen.
• Bestelt en onderhoudt kantoorartikelen.
• Blijft geïnfomeerd over het gebruik van kantoorapparatuur zoals computers, faxapparaten, kopieerapparaten, printers, scanners, telefoonsystemen, en rapporteert over defecte apparatuur.
• Serveert drankjes, bijvoorbeeld aan managers of bezoekers.

Gerelateerde beroepen secretariaat

• Bestuurssecretaresse
• Directiesecretaris
• Juridisch secretaresse
• Medische secretaresse of receptioniste
• Notulist
• Office manager
• Project-secretaresse
• Secretaresse - PA
• Secretaresse, anders
• Team- of afdelingssecretaresse

Source: Sisyphus ODB