Yrke kontormedarbeider

Kontormedarbeidere er ansvarlig for å utføre sekretæroppgaver og administrative oppgaver på et kontor og støtte forretningsdrift i en avdeling. De hjelper administrativt personale, sekretærer og assistenter ved å sortere post, arkivere skjemaer og dokumenter, svare på telefoner, hilse på klienter, planlegge møter og servere drikke.

Ønsker du å vite hva slags karriere og yrker som passer deg best? Ta vår gratis karrieretest for Holland-kode og finn ut.

Personlighetstype

• Konvensjonell / Sosial

Kunnskap

• Informasjonskonfidensialitet

  Mekanismene og regelverket som gjør det mulig med selektiv tilgangskontroll og garanti for at bare autoriserte parter (personer, prosesser, systemer og enheter) har tilgang til data, måten konfidensiell informasjon overholdes på og risikoen ved manglende overholdelse.

• Selskapsretningslinjer

  Reglr som gjelder for selskapets virksomhet.

Ferdigheter

• Forberede korrespondanse for kunder

  Kladde, forberede og utstede korrespondanse til kunder for å informere dem om ubetalte regninger, for markedsføringsformål, for å be om unnskyldning og som en hilsen.

• Organisere fasiliteter for kontorpersonell

  Administrere bestilling av konferanser og møter av intern eller ekstern art. Undersøke priser og bestille reiser eller overnatting for kontorpersonell.

• Justere innhold i forhold til form

  Tilpasse form og innhold for å sikre at de passer sammen.

• Fylle ut skjemaer

  Fylle ut skjemaer av forskjellige typer med riktige opplysninger, leselig håndskrift og til avtalt tid.

• Bruke ulike kommunikasjonskanaler

  Benytte ulike typer kommunikasjonskanaler, for eksempel muntlig, håndskrevet, digital og telefonisk kommunikasjon, med det formål å utarbeide og dele ideer eller informasjon.

• Bruke kontorsystemer

  Bruke kontorsystemer som brukes i virksomhetens anlegg, på en passende og betimelig måte, avhengig av mål, enten det er for innsamling av beskjeder, lagring av kundeinformasjon eller agendaplanlegging. Inkluderer administrasjon av systemer som for eksempel CRM-systemer, leverandørstyring, lagring og telefonsvarersystemer.

• Forenkle tilgang til informasjon

  Forberede dokumenter for arkivering; sørge for at informasjonen lett kan nås til enhver tid.

• Behandle data

  Legge informasjon inn i et datalagrings- og datainnhentingssystem via prosesser som skanning, manuell inntasting eller elektronisk dataoverføring, for behandling av store datamengder.

• Organisere forretningsdokumenter

  Sette sammen dokumenter fra kopimaskinen, posten eller den daglige driften til virksomheter.

• Formidle intern kommunikasjon

  Formidle intern kommunikasjon ved hjelp av de ulike kommunikasjonskanalene som et selskap har til rådighet.

• Levere korrespondanse

  Distribuere postkorrespondanse, aviser, pakker og private meldinger til kunder.

• Formidle meldinger til folk

  Motta, behandle, og videresende meldinger til personer fra telefon, faks, post og e-post.

• Behandle instruksjoner for bestilte oppdrag

  Behandle instruksjoner, som regel muntlige, fra ledere og direktiver om handlinger som bes om å bli gjennomført. Merke seg, undersøke nærmere og gjennomføre de forespurte handlingene.

• Arkivere dokumenter

  Lage et arkiveringssystem. Skrive en dokumentkatalog. Merke dokumenter osv.

• Føre korrespondanseregistre

  Sortere korrespondanse og legge ved tidligere registreringer eller korrespondanse med innkommende meldinger.

• Håndtere leverte pakker

  Administrere leverte pakker og sørge for at alle når sin destinasjon i tide.

• Sende korrespondanse til avdelinger

  Klassifisere innkommende korrespondanse, velge ut prioriterte brev og pakker, og fordele dem i selskapets ulike avdelinger.

• Utføre rutinemessige kontoraktiviteter

  Programmere, forberede og utføre aktiviteter som er pålagt utført på daglig basis ved kontorer, som post, motta forsyninger, oppdatere ledere og arbeidstakere og sørge for at driften fungerer som den skal.

• Håndtere post

  Håndtere post i tråd med krav til personvern, HMS-krav og spesifikasjoner for forskjellige typer post.

• Anvende grammatikk og staveregler

  Bruke reglene for staving og grammatikk, og sikre konsekvent kvalitet gjennom tekstene.

• Kommunisere med kunder

  Svare på og kommunisere med kundene på en mest mulig effektiv og passende måte slik at de får tilgang til produktene eller tjenestene de er ute etter, eller gi dem annen hjelp som de måtte trenge.

• Kommunisere via telefon

  Etablere kontakt via telefon ved å utføre og svare på anrop på en betimelig, profesjonell og høflig måte.

Source: Sisyphus ODB